淺談地質(zhì)調(diào)查院檔案資料信息管理研究與實(shí)踐

趙曉英

摘 要：檔案管理作為現(xiàn)代管理中的重要部分，影響到一個(gè)工程，一個(gè)企業(yè)甚至一個(gè)國家的運(yùn)行，無規(guī)矩不成方圓，因此，它的規(guī)范化管理顯得至關(guān)重要。而在如今現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)普及到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的背景下，信息資源作為檔案管理工作的載體，它的規(guī)范化管理顯得更為迫切，在此，從地質(zhì)部門檔案信息資源的規(guī)范化管理角度引發(fā)思考，并提出一些規(guī)范化管理措施。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；規(guī)范化；管理；措施

進(jìn)入信息時(shí)代后，我國檔案數(shù)量與日俱增，其中，地質(zhì)行業(yè)資料有以地球系統(tǒng)科學(xué)為核心的基礎(chǔ)地質(zhì)研究成果，研究方法，以及圖文地質(zhì)資料，實(shí)物地質(zhì)資料，圖書文獻(xiàn)等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數(shù)據(jù)庫、圖集、應(yīng)用系統(tǒng)、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)、科普等方式展示。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息資源的價(jià)值最大化和利用便捷化。要充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，基礎(chǔ)和前提是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的。

1更新觀念，提高檔案信息資源服務(wù)的主動(dòng)性

要充分做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就必須樹立社會(huì)服務(wù)觀念和市場經(jīng)濟(jì)觀念。一是要確立主動(dòng)服務(wù)的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動(dòng)服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動(dòng)。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動(dòng)融入社會(huì)，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強(qiáng)憂患意識，從而產(chǎn)生開發(fā)檔案信息資源的強(qiáng)大動(dòng)力。四是要確立市場觀念。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，所有工作都必須以市場需求為導(dǎo)向，并與市場經(jīng)濟(jì)競爭相適應(yīng)。

2豐富館藏，深層次開發(fā)檔案信息資源

要按照《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經(jīng)濟(jì)和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質(zhì)量。要逐步擴(kuò)大檔案信息的開發(fā)規(guī)模，系統(tǒng)地開發(fā)和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的檔案資料，根據(jù)研究成果寫成論文或報(bào)告，提供給有關(guān)方面作為參考。要針對社會(huì)熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源，把現(xiàn)實(shí)信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關(guān)部門作為解決熱點(diǎn)問題的參考，為推動(dòng)本地區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

3擴(kuò)大科技檔案的利用范圍

檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案法》的規(guī)定及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)情況適當(dāng)放寬對部分檔案的限制。特別是科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、文化、技術(shù)等類檔案，要擴(kuò)大向社會(huì)開放的范圍，進(jìn)行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實(shí)現(xiàn)知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉(zhuǎn)讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進(jìn)行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進(jìn)科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

3.1加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

加快檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。建立檔案管理部門網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用等相關(guān)服務(wù)。積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫化和數(shù)字化。在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。

開展在線服務(wù)，方便利用者在網(wǎng)上與檔案管理部門進(jìn)行信息交流，并提供查詢和資信服務(wù)。

3.2加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

在這個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨(dú)一個(gè)文獻(xiàn)部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)的所有文獻(xiàn)部門應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

3.3規(guī)范新老檔案員的工作交接手續(xù)

過去有的單位老檔案員在調(diào)換工作時(shí)，幾乎不清點(diǎn)收藏檔案數(shù)量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規(guī)定，最終在整理檔案時(shí)無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業(yè)務(wù)工作的正常開展。為避免今后再發(fā)生這類情況，《認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》要求新老檔案員在交接工作時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清收藏檔案的數(shù)量和門類，登記臺(tái)賬必須與實(shí)物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續(xù)，以分清責(zé)任（認(rèn)證時(shí)，查近10年的交接手續(xù)）。

4提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，搞好檔案編研

要實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業(yè)務(wù)知識，可以通過參觀學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式逐步提高。檔案工作者學(xué)習(xí)掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項(xiàng)新任務(wù)，因?yàn)殡S著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些外事檔案，如果管理人員不會(huì)外語，也就不認(rèn)識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。

檔案工作者要努力學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)知識，逐步學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)管理檔案。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)入了檔案館（室），這些設(shè)備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會(huì)使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學(xué)習(xí)使用各類現(xiàn)代化設(shè)備，也是檔案工作人員必須學(xué)習(xí)的知識。

5結(jié)束語

為社會(huì)發(fā)展提供地學(xué)信息和檔案查詢等專項(xiàng)服務(wù)，是新時(shí)期國家賦予地質(zhì)調(diào)查檔案管理工作的重要職責(zé)和使命。作為地質(zhì)調(diào)查機(jī)構(gòu)的專門處室，應(yīng)該站在的季度上，加強(qiáng)，積極推進(jìn)，充分挖掘、整合和展示中國地質(zhì)調(diào)查工作的信息資源，為提高地質(zhì)調(diào)查工作服務(wù)，提升地質(zhì)檔案管理和開發(fā)利用工作做好支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]張福玲.淺談檔案規(guī)范化管理與信息資源開發(fā)利用[J].當(dāng)代礦工，2008（10）.

[2]謝劍波.關(guān)于理解把握《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》的幾個(gè)具體問題[J].檔案管理，2007（3）.

[3]榮增鵬.檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)淺議[J].檔案，2008（4）.

（作者單位：河北省承德市興隆縣霧靈山鎮(zhèn)人民政府）