關(guān)于干部人事檔案管理工作方法的探討

趙翰楠

檔案管理工作看似瑣碎、不起眼，但它的重要性和嚴(yán)肅性是顯而易見的，它記載著每位干部成長(zhǎng)和進(jìn)步的足跡，不僅是個(gè)人業(yè)績(jī)的記載，也是事業(yè)發(fā)展的標(biāo)志。檔案管理工作者，不僅要在思想上高度重視，堅(jiān)持大局意識(shí)、政治意識(shí)，核心意識(shí)、看齊意識(shí)，更要在工作中不斷創(chuàng)新工作方法和方式，遵守各項(xiàng)法律法規(guī)，切實(shí)履行“為黨管檔，為民服務(wù)”崗位職責(zé)。

一、干部人事檔案管理的范圍及制度要求

1.加強(qiáng)庫房管理，嚴(yán)格遵守管理要求

檔案的保管工作是十分重要的，檔案材料的保管工作要堅(jiān)持以防為主，切實(shí)做好檔案的“十防”工作。逐步改善庫房管理?xiàng)l件，檔案室內(nèi)應(yīng)配備溫、濕度計(jì)，除濕以及消防器材等設(shè)備。要定期打掃檔案室內(nèi)衛(wèi)生，保持室內(nèi)干凈整潔，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體的污染。室內(nèi)要嚴(yán)禁攜帶飲料，碳素筆、手機(jī)等進(jìn)入，防止材料的篡改及外泄，非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案室。凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審批，檔案員提供，任何人不得直接動(dòng)用。對(duì)接收的檔案材料檔案員要進(jìn)行定期的整理檢查，反復(fù)核對(duì)檔案室內(nèi)檔案數(shù)量，發(fā)現(xiàn)有問題的檔案及時(shí)報(bào)告修復(fù)處理、并做好相關(guān)記錄，確保檔案材料的完整與安全。

2.收集材料范圍，整理材料的要求

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部培訓(xùn)、聘任、學(xué)歷等入檔材料也在不斷的增多，給干部人事檔案的收集工作帶來了新的高標(biāo)準(zhǔn)要求。干部人事檔案材料收集歸檔工作要遵循事實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反應(yīng)干部自然情況和德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料，并及時(shí)歸檔，不斷充實(shí)完善干部人事檔案的內(nèi)容。收集的檔案材料，管檔人員必須經(jīng)過仔細(xì)認(rèn)真的鑒別，且材料一般應(yīng)當(dāng)為原件，必須真實(shí)有效，填寫規(guī)范、文字清楚、完整齊全、對(duì)象明確，手續(xù)完備。對(duì)于無法鑒別的，需本人提供專業(yè)機(jī)構(gòu)開具的此材料證明。符合要求的按照材料的專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行有序的分類、整理、排序和編碼，編碼必須使用鉛筆，字跡要工整清晰，材料要干凈整潔。對(duì)密不可分的文件材料要依序排列在一起，即正本材料在前，附件及佐證材料在后。

3.關(guān)于轉(zhuǎn)遞借閱檔案的管理

干部檔案材料在查閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)，要嚴(yán)格把關(guān)，履行手續(xù)、遵守紀(jì)律、不留死角。嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，凡是查閱、復(fù)印材料的單位或個(gè)人必須出具，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批并簽字同意的《查閱干部人事檔案審批單》及工作證，才可查閱復(fù)印檔案材料，并填寫《查閱干部人事檔案登記表》。

隨著人員流動(dòng)頻繁，人事檔案也隨著人員流動(dòng)，在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中并按規(guī)定認(rèn)真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞單》和《轉(zhuǎn)出干部人事檔案登記薄》進(jìn)行詳細(xì)登記，注明轉(zhuǎn)出時(shí)間、干部職工姓名及職務(wù)、轉(zhuǎn)往單位、轉(zhuǎn)遞方式及轉(zhuǎn)遞單編號(hào)等，并進(jìn)行嚴(yán)密包封，轉(zhuǎn)遞不準(zhǔn)郵寄或本人自帶，對(duì)方單位收到檔案核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章后立即返回。

4.健全檔案管理制度要求，提升工作質(zhì)量

一切工作離不開制度的保障，制度是檔案管理工作的生命，制度高于一切。檔案本身也具有機(jī)要性質(zhì)，因此，管檔人員，必須嚴(yán)格遵守保密制度，切實(shí)履行保密手續(xù)，不允許將機(jī)密文件私帶回家或借取他人隨意翻閱，嚴(yán)禁攜帶檔案資料出入公共場(chǎng)所，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，不徇私情，確保檔案工作的嚴(yán)肅性。管檔人員要定期總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堵塞漏洞，嚴(yán)防失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。形成了檔案管理的制度化，規(guī)范化，現(xiàn)在也已經(jīng)逐步健全了材料《歸檔制度》，《崗位保密制度》，《工作程序》和《資料查借閱制度》等檔案管理機(jī)制。為了防止文件傳閱過程中遺失或損毀，當(dāng)每份文件轉(zhuǎn)遞過程中，轉(zhuǎn)出人、接收人都必須簽字并確認(rèn)數(shù)量，個(gè)人查閱、復(fù)印材料需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記，填寫用途、數(shù)量等詳細(xì)內(nèi)容。對(duì)散落在個(gè)人手頭上的資料，及時(shí)追繳并確保檔案的完整性。完善檔案管理工作管理目標(biāo)制度，狠抓薄弱環(huán)節(jié)，檔案逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，制度化，實(shí)現(xiàn)了在規(guī)范中發(fā)展，在發(fā)展中提高理念。

二、目前存在問題原因及解決辦法

人事檔案工作是單位人員信息的載體，為人員信息的主要來源，是一個(gè)單位先賢舉能，知人善任的重要依據(jù)，對(duì)單位的發(fā)展建設(shè)有著重要的作用。但是目前有些干部對(duì)檔案的意識(shí)較淡薄，個(gè)別的干部根本沒有檔案意識(shí)，導(dǎo)致檔案收集的材料不夠全面，一些重要的材料不上交組織存檔，仍然散落在個(gè)人手中。由于過去歷史的原因，也造成了部分材料丟失情況，給檔案管理工作造成不便，組織也需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去查證，一定的程度上影響了人事檔案管理工作的開展，造成了檔案收集完整率低、歸檔率低。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案管理具有科學(xué)性，有自身內(nèi)在的規(guī)律特點(diǎn)，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，會(huì)出現(xiàn)很多新的問題需要我們?nèi)パ芯亢吞剿?，管檔人員必須不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新工作方法，把檔案管理工作推向一個(gè)嶄新的臺(tái)階。

（作者單位：黑龍江省政法管理干部學(xué)院）