抓住評(píng)估機(jī)遇推進(jìn)高校檔案工作

姜麗

【摘要】目前高校正在進(jìn)行評(píng)估活動(dòng)，這對(duì)高校工作既是一次全面檢查，又是一次有力地促進(jìn)，檔案工作抓住此機(jī)遇，更能進(jìn)一步推進(jìn)其走上健康良性發(fā)展的軌道。

【關(guān)鍵詞】高校；評(píng)估；檔案工作

檔案工作對(duì)于高校來說雖然不像教學(xué)科研工作那樣提到議事日程，但也是一項(xiàng)不可忽略的工作。作為保存原始記錄、記載學(xué)校歷史的檔案來說，其作用不可低估。所以，我們一定要重視檔案工作。

一、充分認(rèn)識(shí)高校檔案工作的重要性和必要性

檔案指得是高校在其教學(xué)、教研、管理以及其他活動(dòng)中逐漸積累而成的，對(duì)于學(xué)校未來的發(fā)展具有較大價(jià)值的，各類文字、圖表、影像等文件記錄。高校檔案一般是在學(xué)校建立之初就已經(jīng)形成，在學(xué)校發(fā)展過程中得以逐漸豐富和完善，屬于學(xué)校發(fā)展歷程的客觀真實(shí)記錄，也是學(xué)校未來發(fā)展的重要參考資料。另外，檔案材料還能夠作為高校升格評(píng)估的有力材料，教育主管部門的評(píng)估委員會(huì)要對(duì)高校的具體情況有深入的掌控，對(duì)高校的教學(xué)水平以及辦學(xué)能力作出客觀公正的評(píng)價(jià)，就需要對(duì)高校的檔案予以系統(tǒng)化、全面化的查閱?，F(xiàn)階段進(jìn)行評(píng)估工作是國家對(duì)高校實(shí)施宏觀管理的有效途徑，評(píng)估的最終結(jié)果必然會(huì)對(duì)高校的地位與社會(huì)聲譽(yù)造成影響。檔案材料作為學(xué)校評(píng)估升級(jí)、改革發(fā)展的重要材料，同時(shí)也是高校珍貴的財(cái)富，唯有努力開展好檔案工作才能夠確保高校的持續(xù)健康發(fā)展，所以檔案工作絕不能忽視。

二、找準(zhǔn)存在的問題，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化

面對(duì)此次機(jī)遇，對(duì)于檔案工作來說既是一次很好的提升機(jī)會(huì)，同時(shí)也是一次嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。從我校的具體情況而言，檔案工作存在下面幾點(diǎn)問題：第一是廣大師生和管理者對(duì)于檔案工作不重視，阻礙了檔案工作的有效開展。第二是檔案工作相對(duì)薄弱，很多有價(jià)值的資料沒有及時(shí)歸檔，造成珍貴資料的丟失。第三是檔案工作投入較少，軟硬件配置有待加強(qiáng)。第四是檔案管理人員專業(yè)水平有待提升，部分檔案人員不具備基本的檔案管理技能，導(dǎo)致檔案材料不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)如此多的問題，我們要尋找出路，找準(zhǔn)解決的方法。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面作為突破口：

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，完善檔案工作體系。高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入到學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中來，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的監(jiān)管，這也即是“三納入”“四同步”的工作要求，即納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、納入管理規(guī)章制度、納入相關(guān)工作人員的職責(zé)范圍。高校必須結(jié)合檔案工作實(shí)際需求來設(shè)置檔案管理人員崗位，以便于負(fù)責(zé)檔案管理日常工作。各個(gè)系部也應(yīng)當(dāng)委派一名兼職人員，主要是對(duì)本系部的檔案材料進(jìn)行日常的收集、整理與歸檔，讓高校在日常教學(xué)教研工作中形成的檔案材料可以第一時(shí)間歸檔，進(jìn)一步完善高校檔案工作體系。

（二）鼓勵(lì)全員參與，提高群體檔案意識(shí)。在日常的工作過程中，檔案管理人員往往會(huì)存在一些問題，比如說檔案材料無法全面收集、案卷材料不完整等。這些問題出現(xiàn)的主要原因還是群體檔案意識(shí)有待加強(qiáng)。高校檔案管理工作的開展必須要求各方人員共同參與。全員參與能夠在很大程度上推進(jìn)檔案工作的認(rèn)識(shí)深化，我們可以借助于教育教學(xué)評(píng)估，讓高校廣大職工可以更加深入地理解檔案工作的重要性，同時(shí)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。在對(duì)高校進(jìn)行評(píng)估時(shí)，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地為評(píng)估委員會(huì)以及相關(guān)教職工提供服務(wù)，唯有如此才可以真正地培養(yǎng)檔案工作人員的實(shí)際能力，強(qiáng)化廣大教職員工的服務(wù)意識(shí)，讓他們理解到應(yīng)當(dāng)通過不斷調(diào)整自身定位來服務(wù)于檔案工作，才能夠有效提升高校檔案工作質(zhì)量。

（三）做好檔案法規(guī)宣傳，健全管理制度。應(yīng)當(dāng)對(duì)高校檔案管理工作人員強(qiáng)化相關(guān)政策法規(guī)的宣傳，讓其能夠深入學(xué)習(xí)理解《檔案法》《檔案工作條例》，借助于一切可用機(jī)會(huì)來提升檔案宣傳力度，如此才可以讓檔案人員從思想認(rèn)識(shí)上和實(shí)際行動(dòng)上真正配合高校檔案工作的開展。另外還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步健全高校檔案管理工作機(jī)制，如不同類型檔案的歸檔制度，檔案人員考核評(píng)價(jià)制度，檔案保管借閱制度以及檔案歸檔整理規(guī)范等，盡可能地確保所有檔案材料都可以被及時(shí)收集和整理。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。我校的檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，檔案管理知識(shí)也相對(duì)貧乏。因此，建立專職檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高從業(yè)人員素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急，我們學(xué)校的檔案室在辦公室下設(shè)，配備2名檔案員，從業(yè)人員年齡老化、文化程度偏低，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力弱，檔案管理人員不穩(wěn)定、流動(dòng)性大，部分新晉檔案人員對(duì)于檔案工作業(yè)務(wù)的規(guī)范流程不熟悉，同時(shí)缺少實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，在一定程度上影響到檔案工作質(zhì)量，無法符合高校評(píng)估對(duì)于檔案工作的需求。因此應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度，讓其能夠掌握更加豐富和牢固的專業(yè)知識(shí)技能，落實(shí)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案工作的正常開展。所以只有抓住評(píng)估的機(jī)會(huì)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好學(xué)校檔案工作的前提。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)檔案管理工作的要求越來越高，不但要有文字檔案還要有電子檔案，這就要求我們要積極實(shí)施檔案信息化建設(shè)，從服務(wù)方面不斷創(chuàng)新，將為廣大師生服務(wù)當(dāng)成是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和著力點(diǎn)?？傊咝Ｔu(píng)估的開展為高校檔案工作提供了良好的發(fā)展契機(jī)，學(xué)校檔案部門應(yīng)當(dāng)利用此次機(jī)會(huì)，廣泛宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，從而借機(jī)把檔案工作推向正規(guī)，使檔案從此工作走向健康發(fā)展的快車道。

【參考文獻(xiàn)】

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