基于SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范建議

王明吉

摘要：隨著信息社會(huì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理越來(lái)越倚重于信息管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化集成的企業(yè)資源管理系統(tǒng)也逐漸成為大型企業(yè)集團(tuán)管理的標(biāo)配，本文基于大型企業(yè)集團(tuán)較為認(rèn)可的SAP信息管理的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的影響，和傳統(tǒng)做法下存在的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的修改和完善建議。

關(guān)鍵詞：SAP 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 建議

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2016）07-0058-02

一、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

隨著信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算，形成了用單個(gè)計(jì)算機(jī)核算的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)；隨著局域網(wǎng)的快速發(fā)展，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展到客戶端/服務(wù)器版；廣域網(wǎng)技術(shù)發(fā)展到一定階段后，又形成了瀏覽器/服務(wù)器版本，進(jìn)而發(fā)展到現(xiàn)在的以財(cái)務(wù)為核心的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)。這是企業(yè)集團(tuán)集中管理需求的推動(dòng)，可以將企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中于總部進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)和管理，便于總部對(duì)下屬企業(yè)財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)督，將會(huì)計(jì)的事后監(jiān)督前移，為形成事前監(jiān)督、集中管理企業(yè)的財(cái)權(quán)而提供基礎(chǔ)保障和信息支持。而會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是各單位會(huì)計(jì)工作和經(jīng)營(yíng)管理工作的基本內(nèi)容，是對(duì)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理服務(wù)的基礎(chǔ)性工作的統(tǒng)稱?；A(chǔ)乃根底，離開(kāi)根底，任何事物將成為無(wú)本之木、無(wú)源之水。而目前用于規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的主要范本是財(cái)政部于 1996年頒布并實(shí)施的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，該規(guī)范普遍適用于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)環(huán)境下的手工會(huì)計(jì)工作，而在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)環(huán)境下卻逐漸暴露出很多不適用的問(wèn)題，如不加以修整，不僅可能會(huì)限制、影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展，同時(shí)也會(huì)影響企業(yè)這一核心系統(tǒng)模塊功能的發(fā)揮。

二、基于SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的建議

（一） 會(huì)計(jì)崗位設(shè)置和職責(zé)分工

SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作同樣需要崗位設(shè)置和職責(zé)分工，根據(jù)現(xiàn)行《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求：所有從事會(huì)計(jì)工作、辦理會(huì)計(jì)事項(xiàng)、完成會(huì)計(jì)任務(wù)的會(huì)計(jì)人員均納入會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)管理，同時(shí)明確了會(huì)計(jì)崗位的設(shè)置。企業(yè)應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、出納、財(cái)產(chǎn)物資核算、工資核算、成本核算、財(cái)務(wù)成果核算、資金核算、往來(lái)結(jié)算、總賬報(bào)表、稽核和檔案管理等會(huì)計(jì)工作崗位的規(guī)定并不完全適合 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境和管理需要。一方面，上述分工多數(shù)是基于工作過(guò)程的性質(zhì)相似性和方便人工處理和監(jiān)督來(lái)設(shè)計(jì)的，是根據(jù)業(yè)務(wù)核算性質(zhì)來(lái)分工的，嚴(yán)格說(shuō)就是業(yè)務(wù)核算崗位，而在 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)環(huán)境下的工作思路是業(yè)務(wù)流程固化后的完整執(zhí)行，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員的外延得到擴(kuò)展，SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的實(shí)施，有效整合了企業(yè)的資金流、物質(zhì)流、信息流，實(shí)現(xiàn)了“產(chǎn)品統(tǒng)一銷售、物資統(tǒng)一采購(gòu)、資金統(tǒng)一管理”的三統(tǒng)一，SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)支持企業(yè)一級(jí)核算，使得原有會(huì)計(jì)工作打破了部門的界限。另一方面，系統(tǒng)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的采集和處理由財(cái)會(huì)部門和涉及價(jià)值活動(dòng)的業(yè)務(wù)部門共同完成，如采購(gòu)活動(dòng)不僅涉及到財(cái)務(wù)，同時(shí)會(huì)涉及到供應(yīng)商、倉(cāng)管等多個(gè)部門數(shù)據(jù)的錄入；系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的維護(hù)與電子檔案的備份與保存由支持中心完成，因此SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)條件下辦理會(huì)計(jì)事務(wù)的職能機(jī)構(gòu)不僅包括財(cái)務(wù)部門，也包括業(yè)務(wù)部門和支持中心。會(huì)計(jì)崗位的設(shè)置不單純以核算來(lái)分類，更多是以業(yè)務(wù)流程來(lái)劃分，在采購(gòu)、倉(cāng)管、銷售等環(huán)節(jié)上通過(guò)權(quán)限控制來(lái)構(gòu)造管理者所需要的崗位，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置和會(huì)計(jì)人員配備較從前更為科學(xué)合理。為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整、可信及安全，應(yīng)允許企業(yè)根據(jù)會(huì)計(jì)部門的管理需要增設(shè)其他崗位和職責(zé)。

因此，建議SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)核算的企業(yè)按照會(huì)計(jì)信息資源管理的流程設(shè)置崗位和職責(zé)，包括會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理員崗（負(fù)責(zé)分配財(cái)務(wù)人員對(duì)應(yīng)的SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的權(quán)限）、應(yīng)用系統(tǒng)管理員崗（負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中增加科目及對(duì)應(yīng)規(guī)則等財(cái)務(wù)核算基礎(chǔ)信息的設(shè)置）、數(shù)據(jù)輸入崗、數(shù)據(jù)輸出崗、總賬報(bào)表分析崗、系統(tǒng)內(nèi)部審核崗等，每一崗位根據(jù)權(quán)責(zé)分離和內(nèi)部控制原則設(shè)置相應(yīng)人員和權(quán)限，使得系統(tǒng)模塊與崗位職責(zé)完整一致。

（二）會(huì)計(jì)工作交接

根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求，目前會(huì)計(jì)人員所遵守的會(huì)計(jì)工作交接制度，主要還是關(guān)注實(shí)物形態(tài)資料保管和交接便于工作責(zé)任劃分，例如要求負(fù)責(zé)人在場(chǎng)、賬簿、報(bào)表、印章等現(xiàn)場(chǎng)交接，交接人、被交接人和監(jiān)交人簽字等。在基于SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)環(huán)境下各個(gè)會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)和權(quán)限已經(jīng)設(shè)定，要保證會(huì)計(jì)工作的順利過(guò)渡，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)資料、名章、實(shí)物資產(chǎn)等工作對(duì)象的交接外，更重要的是信息資源和系統(tǒng)職責(zé)的切換、更替和轉(zhuǎn)移，包括職責(zé)權(quán)限、電子文件及存儲(chǔ)方式、系統(tǒng)控制要點(diǎn)等。因此筆者建議在完善常規(guī)交接手續(xù)的基礎(chǔ)上增設(shè)如下交接程序：

1.流程完整性交接。針對(duì)系統(tǒng)管理員或應(yīng)用系統(tǒng)管理員進(jìn)行交接時(shí)，應(yīng)將完整的流程資料、流程控制點(diǎn)、流程管理信息及相關(guān)資料一并完整交接。

2.賬戶權(quán)限交接。SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)下各操作崗位的賬戶、密碼和權(quán)限應(yīng)單獨(dú)交接并明確限制性過(guò)渡期，即對(duì)交接人員交接前后的賬戶權(quán)限等進(jìn)行過(guò)渡期約束，避免新的密碼權(quán)限生效之前，有人利用時(shí)間差進(jìn)行越權(quán)操作或非法使用。

3.網(wǎng)上銀行鑰匙的交接。隨著電子簽章技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，網(wǎng)上銀行越來(lái)越多的應(yīng)用于企業(yè)的日常銀行付款業(yè)務(wù)之中，對(duì)于保障企業(yè)正常的資金調(diào)度、保證企業(yè)的資金安全來(lái)說(shuō)，網(wǎng)上銀行付款鑰匙的交接尤為重要，建議先由相關(guān)權(quán)限的交接人員用自己的用戶名和密碼登錄進(jìn)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)，選擇更改密碼菜單，輸入舊密碼后，由被交接人員輸入新更改后的密碼，密碼更改成功重新登錄成功后即交接成功。

4.電子數(shù)據(jù)的交接。從手工核算發(fā)展到計(jì)算機(jī)輔助核算，電子數(shù)據(jù)無(wú)可爭(zhēng)議地成為會(huì)計(jì)檔案和數(shù)據(jù)的一部分。由交接人整理完成與自己崗位相關(guān)的必需電子數(shù)據(jù)后，例如臺(tái)賬、報(bào)表等，由被交接人檢查驗(yàn)證數(shù)據(jù)記錄無(wú)誤后，同時(shí)拷貝監(jiān)交人一份后即交接成功。

（三）會(huì)計(jì)記賬憑證類型和編號(hào)

目前常規(guī)做法是將記賬憑證劃分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可以使用一種通用記賬憑證。這種做法比較符合手工會(huì)計(jì)和獨(dú)立會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)記賬憑證填制和處理的需要，也是為了分類、匯總和查詢的方便。但是，目前企業(yè)上線的大型 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)是一個(gè)集成化程度很高的綜合平臺(tái)，局部已將會(huì)計(jì)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同起來(lái)，許多會(huì)計(jì)憑證的源頭向前延伸到業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)刻，基本實(shí)現(xiàn)了“財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”，記賬憑證的應(yīng)用只是整個(gè)信息處理流程的一個(gè)環(huán)節(jié)。其除了受會(huì)計(jì)工作基本要求的規(guī)范外，更重要的是根據(jù)管理需要，將不同的業(yè)務(wù)信息記錄為不同的格式和內(nèi)容，產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證也是依據(jù)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和管理的需要而記錄的。因此，SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)記賬憑證往往有多種表現(xiàn)形式，而不是簡(jiǎn)單的“收付轉(zhuǎn)”三大類，因此，應(yīng)改變目前對(duì)會(huì)計(jì)記賬憑證的傳統(tǒng)分類，可允許用戶根據(jù)系統(tǒng)及企業(yè)管理的需要靈活設(shè)置憑證種類。

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)于一個(gè)會(huì)計(jì)核算主體的會(huì)計(jì)憑證要求用一套連續(xù)編號(hào)。SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)憑證按照憑證類型編號(hào)，獨(dú)立裝訂成冊(cè)，不再是一個(gè)會(huì)計(jì)主體只有一套編號(hào)。而SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的每一張憑證均有憑證日期和記賬日期，當(dāng)二者出現(xiàn)不一致時(shí)憑證以記賬日期記賬和顯示，而憑證編號(hào)依據(jù)憑證日期順延，裝訂中會(huì)出現(xiàn)時(shí)間順序的錯(cuò)位。

（四）會(huì)計(jì)憑證簽章

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定與填制記賬憑證有關(guān)的人員，包括制單人、稽核人、記賬人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管等應(yīng)簽名蓋章以示負(fù)責(zé)，收款和付款記賬憑證還要由出納人員簽名或蓋章。該項(xiàng)制度的作用和意義不言而喻，但在 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)環(huán)境下卻無(wú)法做到，或即使執(zhí)行了也是形式上的，而無(wú)法起到實(shí)質(zhì)性控制作用。前面已經(jīng)交代，SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的價(jià)值就在于實(shí)現(xiàn)了管理信息的高度集成，只要業(yè)務(wù)發(fā)生，會(huì)計(jì)子系統(tǒng)就會(huì)按照會(huì)計(jì)事項(xiàng)確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)和原則自動(dòng)核算會(huì)計(jì)信息，連同非財(cái)務(wù)信息提供給信息用戶，因此，自動(dòng)化是核算過(guò)程中的基本功能，目前國(guó)內(nèi)外的 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)中，近乎 80%的會(huì)計(jì)記賬憑證都是在管理過(guò)程中自動(dòng)集成，而且數(shù)量龐大，在如此情況下要做到每張憑證均要簽名和蓋章幾乎是不可能的，即使強(qiáng)制要求打印憑證和簽章，也將是一個(gè)成本昂貴而作用有限的舉動(dòng)。

筆者建議取消傳統(tǒng)的簽名蓋章等控制手段，而將精力放在完善 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系的建立和執(zhí)行上，有效利用信息技術(shù)和配套措施，保證業(yè)務(wù)發(fā)生及信息記錄流程和處理指令的正確、合法和完整。同時(shí)，保證每張憑證可以方便快捷地向上追索到其業(yè)務(wù)發(fā)生的源頭。即使沒(méi)有簽名蓋章，同樣有效地保證了職責(zé)的監(jiān)督和牽制。

（五）會(huì)計(jì)記賬憑證附件

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第 51條規(guī)定：除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。該規(guī)定在手工會(huì)計(jì)和單個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下非常必要，而在 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)環(huán)境下無(wú)法做到。原因有兩點(diǎn)：一是 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)往往用于大型企業(yè)集團(tuán)，許多企業(yè)是跨地區(qū)甚至跨國(guó)經(jīng)營(yíng)，分布在不同地域的分（子）公司和辦事機(jī)構(gòu)均通過(guò)龐大復(fù)雜的 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)連接起來(lái)，以前還是獨(dú)立核算單位的下屬企業(yè)變成了目前的數(shù)據(jù)采集點(diǎn)，所有的核算可能全部集中到總部一級(jí)，實(shí)現(xiàn)了集中核算和控制，憑證由系統(tǒng)統(tǒng)一生成并編號(hào)。此時(shí)，如果要求將每張記賬憑證的原始憑證（如領(lǐng)款單、入庫(kù)單、發(fā)票等）從相距遙遠(yuǎn)（甚至是地球的另一端）的下屬分支機(jī)構(gòu)傳遞到集團(tuán)總部，然后附在記賬憑證后面，不論從時(shí)間角度還是安全考慮都是不現(xiàn)實(shí)的。因此，筆者建議對(duì)附屬原始憑證的要求不做強(qiáng)求，允許企業(yè)根據(jù)需要自由掌握。這樣做的理由是因?yàn)橛涃~憑證與原始憑證的對(duì)應(yīng)關(guān)系永遠(yuǎn)存在，只要建立會(huì)計(jì)憑證的快速溯源機(jī)制，對(duì)每一張記賬憑證都可以迅速查找它的原始憑證，進(jìn)而確定責(zé)任主體和操作的規(guī)范性，實(shí)質(zhì)上起到了系統(tǒng)整體控制效果。

（六）會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條第（五）項(xiàng)規(guī)定：發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。本項(xiàng)中如果涉及到銀行付款憑證的更正、就會(huì)產(chǎn)生一正一負(fù)的發(fā)生額記錄，在信息系統(tǒng)環(huán)境下與銀行系統(tǒng)無(wú)法對(duì)上這兩條有發(fā)生額的記錄，容易產(chǎn)生資金舞弊風(fēng)險(xiǎn)，筆者建議，只更正對(duì)應(yīng)的分錄，在信息系統(tǒng)環(huán)境下既便于查找核對(duì)，又很清晰地知道更正的內(nèi)容。

（七）會(huì)計(jì)檔案管理

SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)內(nèi)含的精細(xì)化管理思想使得后臺(tái)信息系統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息更加明細(xì)，原來(lái)手工可以合并的憑證，實(shí)施 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)后必須提供詳盡的核算和管理信息，這要通過(guò)數(shù)量龐大的記賬憑證來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于數(shù)據(jù)的電子化，查詢起來(lái)非常方便，只要憑證、單據(jù)、賬簿不打印出來(lái)，用戶便感覺(jué)不到大量憑證的存在。但是，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求在保存電子數(shù)據(jù)檔案的同時(shí)打印記賬憑證和賬簿并裝訂保存，這就暴露了此項(xiàng)規(guī)定的弊端，因?yàn)榇蛴?shù)量相當(dāng)于手工合并單據(jù)的幾十倍甚至上百倍，打印成本和工作量相當(dāng)驚人。因此，筆者建議基于低碳經(jīng)濟(jì)的考慮，允許用戶根據(jù)自身管理的需要確定會(huì)計(jì)檔息案的格式和規(guī)模，對(duì)于跨地理區(qū)域集成生化成的憑證和賬簿可以用電子資料代替紙質(zhì)數(shù)據(jù)，對(duì)于數(shù)量龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料無(wú)需打印保存，只要有完善的電子介質(zhì)和合理的安全措施即可。

三、結(jié)論與建議

綜上所述，傳統(tǒng)條件下長(zhǎng)期形成的所謂會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，大多在表面上發(fā)揮某種形式的控制作用，當(dāng)這種常態(tài)規(guī)定無(wú)法持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)甚至阻礙會(huì)計(jì)信息化的功能和發(fā)展時(shí)，則需要建立基于運(yùn)行系統(tǒng)的內(nèi)控機(jī)制，從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能邏輯上嵌入有效的控制手段來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)制度形式。條件成熟時(shí)，比如 SAP的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與信息化環(huán)境的控制功能能有效發(fā)揮，則完全可以放棄目前一些看似合理而實(shí)際無(wú)效的“基礎(chǔ)規(guī)范”托付給系統(tǒng)本身的控制體系，真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理流程與業(yè)務(wù)控制流程的一體化和集成化。

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