淺談企業(yè)人事檔案管理的幾點思考

唐彬

摘 要 企業(yè)人事檔案管理的是企業(yè)的管理之中的重要部，做好企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)管理的重要支撐。本文首先分析了當前企業(yè)之中人事檔案管理問題，主要從管理制度、內(nèi)容、人事檔案保管以及人事檔案信息化滯后四個角度探討企業(yè)人事檔案管理之中實際出現(xiàn)的問題，然后提融了企業(yè)人事檔案動態(tài)管理的完善措施 加強檔案管理的信息化建設； 提高領導重視廢，人事部門加強管理、完善、創(chuàng)新人事檔案管理制度；實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法。

關鍵詞 企業(yè) 人事管理 思考

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-01

人事檔案是黨政軍群機關、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集 中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加

強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為我單位選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制與勞動力市場發(fā)展不相適應

現(xiàn)在企業(yè)職工檔案沒有統(tǒng)一管理，給 企業(yè)基礎 管理 工作帶來 許多麻煩，既不利于維護職工個人利益，也不利于勞動力合理有序流動，又不利于建設科學、規(guī)范的勞動力市場。部分企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠，職工檔案無人問津，甚至丟失，職工在調動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里，有的企業(yè)負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不，使職工辦不成調動手續(xù)。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個人利益 。

（二）企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應

目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采 用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應。企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事 部門根據(jù)自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。

（三）僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應

隨著市場經(jīng)濟體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀 出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”“人檔脫節(jié)”“人質檔案”“檔案克隆”“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業(yè)靈活的用人機制需要。

（四）職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差

由于部分企業(yè)沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料。致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。有些企業(yè)的領導認為職工檔案沒什么用處，不給新招職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)時增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

（五）檔案管理的軟硬件不適應形勢發(fā)展的需要

檔案管理人員素質急需提高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治思想素質和業(yè)務能力。多數(shù)檔案室設備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子，沒有充分利用檔案資源管理職工隊伍。

二、面對問題的應對策略

（一）建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整：在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”：檔案的整理歸檔要嚴謹、科學：檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。

（二）建立科學的人事檔案分類系統(tǒng)并充實檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業(yè)特點、素質要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術人員的檔案側重于服務社會、創(chuàng)新技術的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值 。

（三）建立人事檔案的網(wǎng)絡化管理模式增強人事檔案的信息服務

功能檔案管理要與時俱進，就要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化的管理開放式的人才信息服務網(wǎng)絡則為人事檔案現(xiàn)代化管理構建了堅實的實用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。

參考文獻：

[1] 劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].科技信息，2013（5）.

[2] 陸瀅.對人事檔案管理改革 的思考[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展，2O12（6）.