淺析新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理策略

陳雷

【摘要】醫(yī)院文書檔案，記錄了醫(yī)院在不同歷史時(shí)期的重大事件、重要工作以及重要人物，它見證了每個(gè)醫(yī)院發(fā)展的歷史進(jìn)程。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體質(zhì)改革的深化和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院文書檔案在醫(yī)院管理方面起著至關(guān)重要的作用，同時(shí)提供了有利的信息支撐，因此強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的管理工作，則更有利于推動(dòng)醫(yī)院健康有序發(fā)展。本文分析了新時(shí)期醫(yī)院文書檔案的管理特點(diǎn)，進(jìn)一步對醫(yī)院文書檔案管理策略進(jìn)行具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；文書檔案；管理；特點(diǎn)；策略

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院綜合類檔案中的一個(gè)分支，是對醫(yī)院管理工作的重要記載，這就要求我們對醫(yī)院文書檔案的管理要規(guī)范化和制度化。醫(yī)院文書檔案管理水平直接關(guān)系到醫(yī)院檔案資料的完整性和檔案工作的整體質(zhì)量，因此在當(dāng)前新形勢下，加強(qiáng)對醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理，也是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。

一、新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重要事件及公文活動(dòng)資料的匯總，詳細(xì)的記載著醫(yī)院的發(fā)展史，是新時(shí)期醫(yī)院良性發(fā)展及現(xiàn)代化建設(shè)的重要依據(jù)。在新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理工作中，大致體現(xiàn)出以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

（一）規(guī)范性 醫(yī)院文書檔案多數(shù)以公文資料為主，因此在醫(yī)院文書檔案管理工作中也就是對這類公文進(jìn)行管理，嚴(yán)格對公文的收集、整理、建立歸檔資料目錄、保存、利用等工作進(jìn)行規(guī)范，以提高醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性。

（二）服務(wù)性 醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院及各科室出臺(tái)的各類決策及具有參考性的資料，具有較強(qiáng)的服務(wù)性特點(diǎn)，因此我們要對文書檔案的服務(wù)性給予充分重視，要有效的提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作的效率，提高醫(yī)院文書檔案的信息化管理水平，使其能夠更好為患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）保密性 在醫(yī)院文書檔案中，多是對醫(yī)院內(nèi)部重要信息的記錄，因此具有較強(qiáng)的保密性特點(diǎn)，在具體的管理工作中，需要做好文書檔案的保密工作，避免出現(xiàn)信息資料泄露而產(chǎn)生損害醫(yī)院形象及聲譽(yù)事件的發(fā)生，提高醫(yī)院文書檔案的安全性，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供重要的保障。

二、新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理的策略

（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識(shí) 醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識(shí)，才能讓檔案管理人員對文書檔案的管理形成科學(xué)的管理意識(shí)。醫(yī)院文書檔案管理服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作，在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者需要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理。同時(shí)，文書檔案管理者應(yīng)該具有高度服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真收集、整理醫(yī)院文書檔案，加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作，使醫(yī)院在發(fā)展過程中做到有章可循。

（二）作好醫(yī)院文書檔案材料的收集整理工作 醫(yī)院文書檔案管理工作中，第一步就是要做好材料的收集整理工作，檔案管理員需要參與檔案形成的全過程，掌握文件形成的規(guī)律。對檔案材料進(jìn)行及時(shí)收集，可以有效的提高檔案資料的完整性。檔案管理員在整理上級文件時(shí)，需要做好收文登記工作，然后掌握文件的內(nèi)容、要求和時(shí)間。對于領(lǐng)導(dǎo)批示的文件要及時(shí)傳閱，并做好文件的落實(shí)和回收工作，從而有效的把好醫(yī)院各類文件的收集關(guān)。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 醫(yī)院文書檔案管理水平的提高，需要具有完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，需要從硬件及軟件兩方面加強(qiáng)建設(shè)，加大投入力度，進(jìn)一步完善醫(yī)院文書檔案的工作環(huán)境。要管理好文書檔案，需要購置各種硬件設(shè)施，以加快推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理自動(dòng)化水平。同時(shí)還要加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案軟件建設(shè)，立足于醫(yī)院自身的實(shí)際情況，建設(shè)醫(yī)院文書檔案管理軟件系統(tǒng)的架構(gòu)，充分的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高文書檔案管理水平，提高文書檔案收集、整理的工作效率，為檔案管理人員快速提供信息資源，使文書檔案借閱更為方便、快捷。另外，醫(yī)院要重視電子文書檔案資料保密性管理工作，采取有效的措施避免電子文書檔案出現(xiàn)損毀及消磁等現(xiàn)象，做好電子文書檔案的備份工作，特別是對于機(jī)密性較強(qiáng)的檔案，要采取加密處理技術(shù)，提高檔案信息的安全。

（四）進(jìn)一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度 文書檔案管理工作具有長期性的特點(diǎn)，規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，對文書檔案材料的收集范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，通過正確界定收集范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以精確地反映醫(yī)院情況。加強(qiáng)文書檔案管理水平，讓文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處，強(qiáng)化對文書檔案管理工作的監(jiān)督考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

（五）提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì) 醫(yī)院文書檔案管理工作水平的高低與文書檔案管理人員整體素質(zhì)息息相關(guān)，因此醫(yī)院需要努力提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，醫(yī)院要定期開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)和操作技能講座，定期舉辦各種類型的業(yè)務(wù)交流及現(xiàn)場觀摩活動(dòng)，把所學(xué)到的心得體會(huì)在醫(yī)院各科室之間交流分享。同時(shí)，醫(yī)院各科室需要指派專人負(fù)責(zé)科室內(nèi)部資料的收集工作，有利于醫(yī)院檔案室的所存文書檔案的完整性和全面性。人員培訓(xùn)要立足實(shí)際，從基礎(chǔ)、細(xì)節(jié)、操作入手，明確檔案搜集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的細(xì)則和規(guī)范。另外，醫(yī)院還要緊抓檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，能熟練操作文書檔案管理軟件系統(tǒng)，讓檔案管理人員盡快融入到現(xiàn)代信息化管理體系中。

三、結(jié)語

文書檔案是對醫(yī)院各項(xiàng)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是醫(yī)院檔案工作中的重要組成部分，它記載著醫(yī)院發(fā)展的歷史過程?？梢哉f文書檔案是對醫(yī)院發(fā)展的重要見證。因此，強(qiáng)化文書檔案管理，能夠有效的提高醫(yī)院的整體管理水平，加快醫(yī)院管理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化，為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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