項目管理的有效溝通

朱香花

在項目管理中，信息是否正確傳達(dá)到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定困難的一個環(huán)節(jié)，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息正確的傳達(dá)了，但實際的結(jié)果卻是信息沒有傳達(dá)到或是被錯誤的理解了。大部分的人還是習(xí)慣成堆的文件或者通篇的郵件來傳遞信息，或者能利用非正式的方式或者是雙方會談的方式來聽取重要的信息，就來的又快又準(zhǔn)確更能讓人能接受。

溝通一定是雙向的，必須保證信息被接受者接到了。所有的溝通方式，必須有回復(fù)機(jī)制，保證接受者接收到。

信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但是錯誤的理解了；很多信息是傳達(dá)到了，但卻被錯誤的理解了。

通常會有一種稱之為“我以為”的錯誤：以為溝通過，別人就清楚了；以為沒有反饋，就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通，無論是口頭還是書面，更是要注意雙方是否理解一致。有時候太過主觀，認(rèn)為有些東西不說，對方也是知道自己的想法與立場，每個人想法不同，不可能完全猜到對方的心思，只有及時溝通，才能取得好的成效。

我目前在職于一家跨國的通信行業(yè)企業(yè)工作，負(fù)責(zé)SMD段的質(zhì)量管理工作。按理說，跨國企業(yè)的流程相對而言還是比較完善的，但是事實卻并非如此。工廠經(jīng)常會因為一些質(zhì)量問題安排一些試生產(chǎn)工單來驗證物料匹配的功能性問題。這些工單按照正常流程是由計劃部協(xié)調(diào)安排。但是在本年度的3月份一直發(fā)生物料發(fā)錯和使用錯誤的情況。

總結(jié)了一下主要錯料的情況有：1）工程部的工程師因為沒有了解樣品模塊的版本，在修改程序的時候，默認(rèn)修改最新版本的程序?qū)е洛e料；2）因計劃部門在郵件中描述不清楚，她在郵件里面強調(diào)了一種主要的物料，而忽視另外幾種物料，同時物料部門在接受樣品工單的郵件中沒有閱讀全部信息，從而導(dǎo)致試跑的幾種材料中物料沒有全部使用正確即有一種物料使用錯誤；3）計劃部門發(fā)出試跑工單，臨時更改內(nèi)容，由于通知時間太短，物料部門沒有收到工程部門最新的備料程序，而沒有及時準(zhǔn)備正確的物料。

單獨看這三個案例，可能你會覺得它們分別是因為不同的原因引起。但是，聯(lián)系起來不難發(fā)現(xiàn)這三個案例都是由于計劃在安排試生產(chǎn)的工單的時候，沒有建立有效的溝通機(jī)制，從而導(dǎo)致信息沒有有效的傳遞造成。首先，計劃在安排試生產(chǎn)工單的時候，沒有召開會議，只是郵件的形式通知相關(guān)人員。一般情況下，因為每天大家收到的郵件會很多，所以比較習(xí)慣性看與自己相關(guān)的信息。所以當(dāng)計劃在試生產(chǎn)的通知郵件中對整個試生產(chǎn)的描述和注意事項描述不清楚的時候，有的部門的接受到的信息就會遺漏，就會發(fā)生出錯。再次，因為工廠各個職能不能和崗位的分工比較細(xì)，工程師之間的分工也比較細(xì)，如果計劃部門沒有通知所有的人，工程部的產(chǎn)品工程師也只是口頭上將信息傳遞給程序工程師的話，因為信息傳遞不準(zhǔn)確，程序工程師講模塊版本自己默認(rèn)為最新的版本，從而導(dǎo)致程序錯誤和物料使用錯誤。再次，因為試生產(chǎn)安排需要各部門的配合和準(zhǔn)備，從程序到物料的準(zhǔn)備需要一個時間周期，如果時間不夠的話，物料部門沒有收到新程序就會導(dǎo)致再次錯料。最后，因為計劃部門通知的時候經(jīng)常會遺漏質(zhì)量部門，在沒有質(zhì)量部門核對檢測的情況下，錯料情況就不會被及時發(fā)現(xiàn)得到糾正。

針對這三次錯料時間，所有相關(guān)部門（項目部，工程部，生產(chǎn)部，物料部和質(zhì)量部）一起檢討，經(jīng)過討論后決定采取以下措施進(jìn)行改善：1）計劃部門在安排試生產(chǎn)的工單時要召開會議，在會議上詳細(xì)介紹試生產(chǎn)工單安排的目的，時間，具體安排及注意事項；2）試生產(chǎn)工單進(jìn)行時要有配有相關(guān)試生產(chǎn)跟蹤單進(jìn)行各項確認(rèn)與核對；3）質(zhì)量部門在生產(chǎn)開始前進(jìn)行各種信息的確認(rèn)。

特別是針對試生產(chǎn)流程項目部門專門設(shè)計了試生產(chǎn)工單跟蹤表。跟蹤表使得整個試生產(chǎn)從開始到結(jié)果產(chǎn)生一個閉環(huán)，確保的信息的有效傳遞與執(zhí)行。首先，計劃會在表格里登記清楚試生產(chǎn)的原因和注意事項；然后，跟蹤單會到產(chǎn)品跟蹤師手上，確保工程師修改正確的程序；再次，跟蹤單會到物料部門，物料部門會確認(rèn)分發(fā)正確的物料；最后，該跟蹤單會到質(zhì)量部和各測試部門，質(zhì)量部在確認(rèn)正確的物料信息后會在記錄表上簽字，測試部門在測試結(jié)果上也會填上相應(yīng)的結(jié)果。之后，此類錯料再也沒有發(fā)生過。

由以上案例我們可以得出結(jié)論：企業(yè)管理中，無論是計劃的制定、工作的組織、認(rèn)識的管理、部門間的協(xié)調(diào)、與外界的交流，都離不開溝通。當(dāng)今受到企業(yè)家信賴的走動管理、目標(biāo)管理、全面質(zhì)量管理、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)扁平化、供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、職業(yè)生涯規(guī)劃、人力資源開發(fā)規(guī)劃、知識員工管理等管理創(chuàng)新，不是以提高企業(yè)管理溝通效率與績效為目的，就是以加強和加速企業(yè)管理溝通為途徑?？梢哉f，管理創(chuàng)新的根本目的是提高管理的效能和效率，而管理溝通的效能和效率，也就是企業(yè)管理的效能和效率。正如美國著名未來學(xué)家奈斯比特指出的那樣，“未來競爭是管理的競爭，競爭的焦點在于每個社會組織內(nèi)部成員之間及其與外部組織的有效溝通上?！?/p>