ERP等信息管理平臺在修理費控制中的應用

趙昕

摘要：嚴格執(zhí)行檢修費用管理制度，提高修理費的使用效率，管好、用好修理費，使設備達到“該修必修、修必修好、修必節(jié)約、逐步改善”的狀態(tài)，是關(guān)系到企業(yè)生存和發(fā)展的一項重要工作。本文就企業(yè)內(nèi)如何利用現(xiàn)代化信息管理平臺實現(xiàn)對修理費的控制做了簡要闡述。

關(guān)鍵詞：修理費；ERP；EM；TBM；BOM

中圖分類號：TP391 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-000-01

修理費的使用管理過程中不僅要注重利用設備現(xiàn)場檢修過程中的信息收集和反饋，還要積極利用ERP等現(xiàn)代管理平臺實現(xiàn)管理的信息化與集成化，抓好全部各環(huán)節(jié)的管理，使修理費開支必須有計劃、有預算、有監(jiān)控，充分利用ERP物資流、資金流、信息流“三流合一”的特點，從而達到降低總成本的目的。我公司自2004年投入運行ERP以來，不僅穩(wěn)定運行了十多年，2015年8月還成功實現(xiàn)了同中石化ERP的大集中運行，經(jīng)過多年的摸索和實踐，得到了一套依托ERP等信息管理平臺有效的管控修理費的好方法。

一、利用ERP設備管理（EM）模塊檢修項目審核流程實現(xiàn)修理費切塊的有效執(zhí)行

設備管理（EM）模塊中檢修項目的立項需要具體車間、二級設備管理單位等五級審核，超過10萬元的修理項目還必須由公司機動部及公司設備經(jīng)理進行審批。同時模塊中修理費分配控制功能，是由公司機動部將年度修理費控制指標分解到各二級廠，再由各二級廠設備科將修理費指標再次按照使用裝置、結(jié)合當月生產(chǎn)及檢修實際需要逐月進行分解下達。經(jīng)過審核通過的檢修項目在EM模塊中所生成的每一張檢修工單，都占用修理費下達的額度。嚴密的檢修項目審核有利于促使設備人員有計劃、有步驟地安排現(xiàn)場檢修工作，不僅可以避免上半年檢修計劃安排拖沓、計劃占比較低，下半年時突擊使用修理費，還能避免使用裝置超進度使用修理費，臨近年底時卻發(fā)現(xiàn)修理費使用超標的情況。EM模塊檢修項目審核流程及費用指標切塊下達有效地實現(xiàn)修理費指標及其使用的階段控制，做到了修理費使用的事前控制。

二、利用EM模塊中檢修類別標識嚴控非生產(chǎn)性檢修項目支出

為提高修理費使用效率、嚴控非生產(chǎn)性支出，公司機動部專門不僅對各單位的防腐、絕熱、土建、防水等非生產(chǎn)緊急項目開展了分專業(yè)的招投標工作，并在EM模塊建立了相應的檢修類別標識，以便分類統(tǒng)計核算。在具體工作中要求各二級廠在項目立項前先落實項目交底、編制工程項目預算書，進行幾家外委承包商的詢比價招投標后，經(jīng)過公司機動部審核后再進行項目的立項。還積極利用檢修工單中的檢修類別標識在EM系統(tǒng)時時抓取有關(guān)數(shù)據(jù)進行費用核算，階段性地開展此類檢修占總體檢修計劃的項目及費用比例分析，有效地控制非生產(chǎn)性檢修項目的支出。

三、利用EM模塊設備物料清單（BOM）數(shù)據(jù)為壓減修理費提供有力支撐

EM模塊中設備的物料清單（BOM）的結(jié)構(gòu)是設備管理模塊的邏輯結(jié)構(gòu)基礎，涵蓋了主體設備的各種維修部件的組成，檢修項目中物料費用占比一般在60%左右，物料清單定義了物料流轉(zhuǎn)和變化所需的基本控制點，這些控制點也是ERP系統(tǒng)中物料數(shù)據(jù)分析的出口。物料清單的物料用量決定了物料計劃的準確性和可執(zhí)行性。檢修工單的產(chǎn)生和執(zhí)行在系統(tǒng)中將各種備件清單從物裝倉庫領出，轉(zhuǎn)變?yōu)橹圃熨M用的一部分；EM模塊中的物料數(shù)據(jù)能夠幫助物資部門在正確的物料計劃前提下制定出合理的生產(chǎn)計劃儲備，不僅有利于滿足設備檢修的物料需求，也成為財務成本分析的組成部分。中石化ERP大集中后物資部門再次清理了系統(tǒng)內(nèi)的物料數(shù)據(jù)庫，為EM模塊的BOM運維提供了堅實的基礎。設備人員通過建立完善設備的物料清單數(shù)據(jù)庫，相當于建立了準確修理成本等數(shù)據(jù)，不僅可以很有力地促進修理費的準確使用、各類檢修項目的測算，杜絕在檢修項目中申報與項目不相干的物料、壓縮項目費用，還可以為物資供應工作提供很好的數(shù)據(jù)基礎。

四、利用全面預算管理（TBM）系統(tǒng)加強修理費的實時監(jiān)控

積極利用全面預算管理系統(tǒng)對材料費和勞務費的實際使用進行進度控制。每月二級廠設備管理人員經(jīng)過對EM系統(tǒng)內(nèi)的檢修物料領用情況及對勞務的實際支付進行測算后，通過在TBM系統(tǒng)中申報來確定本單位的修理費實際使用額度，所有檢修工單發(fā)生的實際費用（勞務費和材料費）都從各裝置下達的修理費指標中扣除。為準確預估實際支付修理費用，二級廠或具體使用裝置必須要加強同物裝部門的聯(lián)系，通過了解物料訂貨及出庫周期來很好地控制檢修物料的進賬及出庫進度，實現(xiàn)了修理費在實際結(jié)算階段的事中及事后控制。公司機動部、財務部門均可以通過TBM系統(tǒng)實時監(jiān)控修理費實際結(jié)算費用進度，有效地指導了年度修理費的實際支付及使用。

五、利用修理費管理信息系統(tǒng)強化勞務費預算的準確性

因車間設備人員不是專業(yè)的結(jié)算管理人員、不能準確掌握檢修定額，在實際工作中往往會根據(jù)自己的經(jīng)驗對勞務費進行預估，或者因檢修工作量的文字描述不準確，導致無法準確確認檢修工作量的實際價值。針對這種情況，公司機動部正在積極推進的修理費管理系統(tǒng)的應用，即把現(xiàn)行的修理費概算定額子目通過接口導入到ERP系統(tǒng)EM模塊。裝置設備人員在編制檢修計劃工單時，可以直接選用概算定額中的子目，項目的計劃費用自動集成到檢修工單中，并納入修理費的預算控制。修理費管理信息系統(tǒng)的運行不僅為裝置設備人員估算每個檢修項目的成本提供了可靠的依據(jù)，還為修理費預算管理創(chuàng)造了條件。此系統(tǒng)建設預計今年上半年完成。

修理費的控制不是簡單地限制各種支出，而是運用科學、合理的管理理念，依靠有效的管理平臺，主動摸索去積極降低總成本。通過上述現(xiàn)代管理方法措施，不僅理順了各級管理關(guān)系和管理流程，避免了互相推諉和“踢皮球”的現(xiàn)象，同時又符合業(yè)務和專業(yè)管理的需求，管理責任也得到了落實。只有通過現(xiàn)代化的管理手段、掌握設備修理費控制的主動權(quán)，才能實現(xiàn)設備維修和管理的最經(jīng)濟 。