事業(yè)單位檔案管理存在問題及對策研究

易小莉

[摘 要]隨著我國科技技術(shù)不斷的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代化檔案管理工作的展開對于原有的管理形式提出了挑戰(zhàn)，那么檔案管理工作的核心目的就是為社會的實踐服務(wù)，一切的管理目標(biāo)和系統(tǒng)都是為了這個目的而設(shè)定，盡管我國檔案事業(yè)在長期的改革中發(fā)展迅速，但是在發(fā)展過程中還是有諸多問題呈現(xiàn)出來，需要解決。本文首先論述了我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了存在的主要問題，然后針對具體問題提出了相應(yīng)的改革建議。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案；管理；檢索

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作包括檔案的收集、整體、價值鑒定、保管和檔案檢索、統(tǒng)計等方面。當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，工作態(tài)度不端正；檔案管理硬件條件差，檢索效率不高；領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠等。

（一）檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，工作態(tài)度不端正

檔案管理人員的工作態(tài)度仍然非常重要，積極的工作態(tài)度會促進(jìn)事業(yè)單位能夠更好的發(fā)展。所以，可以看出，對于檔案管理工作人員的要求也是如此，需要他們要有積極的工作態(tài)度，但在事業(yè)單位檔案管理的實際過程中，很多的檔案管理人員，都是抱著應(yīng)付的工作態(tài)度，來完成相關(guān)檔案的管理工作，沒有及時的將檔案進(jìn)行更新，也沒有做好檔案室的清理工作，沒有任何的責(zé)任心，也缺乏足夠的耐心去找出檔案管理中存在的問題，所以這樣的工作態(tài)度，勢必會給事業(yè)單位的健康發(fā)展帶來負(fù)面的影響。檔案管理工作人員當(dāng)遇到突然離職，生病，出國深造等特殊原因，離開了原來的工作崗位，都會有可能給事業(yè)單位檔案管理的工作帶來影響。因為有許多檔案管理工作的人員，在離職之后，沒有做好相應(yīng)的交接工作，最終導(dǎo)致很多檔案成了棄檔或者是死檔，這樣對于相關(guān)的事業(yè)單位來講，無疑是一種很大的損失，并且，造成的這種損失，是不可能用金錢來進(jìn)行衡量的。

（二）檔案管理硬件條件差，檢索效率不高

在事業(yè)單位，檔案管理所需要的硬件根本達(dá)不到要求， 沒有實現(xiàn)規(guī)范化、 科學(xué)化。少數(shù)單位的檔案室竟然堆滿雜物，一些單位的檔案室甚至連基本的打印機(jī)和電腦都沒有，因陋就簡、因地制宜的現(xiàn)象大量存在，防火、防潮、防盜措施更是沒有。對于檔案調(diào)閱和查訪，仍然處于原始狀態(tài)，沒有現(xiàn)代化手段支撐，速度慢，效率低，甚至已經(jīng)影響到檔案的完整與安全。此外，一些單位收集歸檔工作制度不健全不完善， 執(zhí)行力也不夠， 收集歸檔工作被動、不及時、不全面、不徹底、不完整，一些歸檔材料甚至不夠真實準(zhǔn)確，這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量， 降低了檔案的利用率。檔案的檢索方式一般有手工檢索和計算機(jī)檢索，但實際上傳統(tǒng)的手工檢索占據(jù)很大比例，導(dǎo)致速度緩慢、準(zhǔn)確率低。很多檔案只記載盒編目錄，查閱檔案費時費力，大大增加了工作人員的工作量。因沒運用計算機(jī)管理的檔案， 手工收集、檢索信息量小，不利于檔案的收集。

二、事業(yè)單位檔案管理存在問題的對策分析

通過對當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的有效分析，我們需要針對檔案管理的人員和檔案管理的硬件條件來進(jìn)行有針對性的改革建議，這對于我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展具有重要作用。

（一）加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)立固定的時間周期，給檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員對專業(yè)知識的理解，使檔案管理的工作人員能夠重視這份工作，知道檔案管理的重要性，引導(dǎo)檔案管理的工作人員在實際工作中，樹立良好的工作態(tài)度。事業(yè)單位要對檔案管理的交接工作做出明確規(guī)定，只有這樣才能有效避免檔案管理出現(xiàn)較大紕漏。當(dāng)事業(yè)單位中檔案管理的工作人員因為某些原因，需要提出離職申請的時候，在這些檔案管理工作人員離開之前，必須要做好檔案管理工作的交接，同時還要留下具體的聯(lián)系方式，以便事業(yè)單位檔案管理后期的工作中出現(xiàn)問題，能夠及時的聯(lián)系到工作人員，解決有關(guān)的問題。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)和硬件建設(shè)，推進(jìn)信息化管理

檔案管理部門要積極爭取本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，做好檔案管理設(shè)施特別是關(guān)鍵設(shè)備的更新與維護(hù)，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)、OA辦公軟件等。要建立堅固的防火、防潮、防盜等專用檔案庫房，要配置鐵質(zhì)檔案柜，同時抓好密碼使用和管理；檔案庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的配套設(shè)備，如空調(diào)、 去濕、滅火、殺蟲等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查、定期維護(hù)；檔案庫房、混雜一起，以便提高管理的科學(xué)性和高效率。

隨著我國科技信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)越來越普遍， 事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)該實行信息化、科技化和現(xiàn)代化，這是適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展的客觀需求和必然要求?？梢哉f，事業(yè)單位把先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中，已是刻不容緩。首先，各個事業(yè)單位部門要準(zhǔn)確、及時、全面地傳遞和傳達(dá)信息，切實地保證檔案信息時效性， 提高檔案的實用性。其次， 要加大資金投入，配備先進(jìn)計算機(jī)管理設(shè)備和相應(yīng)控制設(shè)備，利用現(xiàn)代化科技手段，提高檔案管理水平。有條件的事業(yè)單位檔案部門，要充分利用掃描儀、計算機(jī)、打印機(jī)、監(jiān)控設(shè)備等現(xiàn)代設(shè)備，實現(xiàn)檔案資料的信息化、科學(xué)化，便于檢索、管理和應(yīng)用。要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，要利用網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確地向外界提供高效檔案信息服務(wù)，從而實現(xiàn)對檔案信息資源有效共享。

（三）端正態(tài)度，重視事業(yè)單位檔案管理工作

要提高重視程度必須要加大對檔案管理工作的宣傳和了解，要讓單位職工和領(lǐng)導(dǎo)主要的配合檔案資料搜集和整理工作，另外一面還要加大資金力度對于檔案管理工作環(huán)境的建設(shè)，確保管理工作能夠科學(xué)化、信息化和系統(tǒng)化，必須要加強(qiáng)對于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視意識，也就是說領(lǐng)導(dǎo)的重視就會對管理工作的各個方面都會加強(qiáng)完善，建議作為領(lǐng)導(dǎo)，要及時的對于管理工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，只有這樣，才能確保檔案管理工作水平全面得到提高。事業(yè)單位要想做好檔案的管理工作，還應(yīng)注意檔案的保存，提高檔案管理人員工作的積極性，對檔案進(jìn)行定期的查看，看其是否出現(xiàn)了破損，如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時的對其進(jìn)行補(bǔ)救。

事業(yè)單位的檔案管理工作是既復(fù)雜有艱巨的一項工作，需要我們在新時期下不斷的發(fā)展改變中進(jìn)行不斷的改變來應(yīng)對困難，解決困難，需要我們不斷的與時俱進(jìn)，來提高事業(yè)單位檔案管理工作的時效性，為我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的堅實后盾和保障。本文首先論述了我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了存在的主要問題，然后針對具體問題提出了相應(yīng)的改革建議。

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