如何提高基層機關檔案的管理

許艷芳

摘 要：基層檔案管理工作的好壞不僅影響單位效能的發(fā)展，也是體現(xiàn)服務民生、構(gòu)建和諧社會的標志之一。該文結(jié)合工作實際，就在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進經(jīng)濟建設及各項事業(yè)的發(fā)展提供有效服務，進行了探討。

關鍵詞：提高；基層機關；檔案管理

基層檔案管理工作是各項工作中必不可少的條件性和服務性工作，也是體現(xiàn)服務民生、構(gòu)建和諧社會的標志之一。在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進經(jīng)濟建設及各項事業(yè)的發(fā)展提供有效服務，在此，就如何做好基層檔案工作提出以下建議，僅供同行參考。

1 增強檔案意識

檔案工作社會地位比較低、基層機關工作人員檔案意識薄弱，已經(jīng)成為當前制約我國檔案管理工作發(fā)展和基層機關工作推進的重要問題，因此，增強工作人員的檔案意識就顯得非常必要。

1.1 搞好《檔案法》的宣傳教育，提高工作人員思想認識?！稒n案法》是我們做好檔案工作的根本依據(jù)，做好《檔案法》的宣傳教育，是增強機關工作人員檔案意識，自覺貫徹執(zhí)行檔案法法規(guī)的最佳途徑。

1.2 重視檔案工作基礎條件建設，大力發(fā)展檔案事業(yè)。要積極推動各級領導對檔案工作的關注和支技，把檔案工作擺在應有的位置上，在人、財、物等方面給予足夠的支持。搞好基本設施建設，購置一部分現(xiàn)代公設備，提高檔案收集、整理、保管和利用的標準化現(xiàn)代化水平，促進檔案工作的發(fā)展。

1.3 強化信法治檔觀念，增強維護檔案法規(guī)的自覺性?！稒n案法》是檔案事業(yè)管理的準繩與規(guī)范，是建設檔案事業(yè)管理的依據(jù)與標準，對于提高社會檔案意識，提高檔案資源的利用率與開發(fā)率的有力保證。所以，各個檔案管理部門以及相關工作人員應以《檔案法》為行為準則，做出表率，并嚴格遵循《檔案法》的規(guī)定與要求來進行工作。

2 檔案收集要全面

檔案收集工作的根本宗旨是完整齊全，包括時間上、空間上和地域上，具體講就是過去的和現(xiàn)在的、各種載體形式和各種門類的、各個檔案形成者的檔案。因此，要做好如下幾方面：

檔案要盡可能地收集全面。這不單單指的是收集齊全并且對檔案進行分門別類，還應包括合適對檔案進行歸檔、如何立卷以及保管時限等內(nèi)容。管理人員都要心里有數(shù)，應做到及時催辦歸檔、積極采取措施來補齊遺缺不全的檔案資料。真實性是全面性的保證，全面性又為真實性提供必要的條件。只有做到全面性與真實性統(tǒng)一，才能發(fā)揮檔案的有效性。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，人們要把檔案的質(zhì)量，收集來的檔案一定要具休保存價值，尤其是反映重大活動、重要事件、重點工程的檔案必須要全部收集，每個細節(jié)不能放過。

檔案收集要講究原則。目前我國檔案收集工作中依舊存在著側(cè)重檔案數(shù)量的追求以及按歸檔原則進行歸檔的問題，這導致了檔案出現(xiàn)多處重復的現(xiàn)象發(fā)生，這不但大大增加檔案庫房的壓力，還極大程度的增加了日后檔案鑒定工作的難度。所以相關工作人員應對此問題予以高度重視。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學規(guī)律，讓收集工作從“寧多勿缺”中解放出來，讓保管工作從繁重的負擔中解放出來。

2.1 檔案收集內(nèi)容要豐富。檔案內(nèi)容不僅是對檔案內(nèi)容完整性的要求，更是對多元化檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式的要求，對檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎上，對反映同一內(nèi)容不同形式或載體的檔案也應收集齊全。

2.2 檔案收集工作要注意方式多樣化。一是豐富收集途徑。除了以往固定的征集、接收、移交等方式，還能夠通過復制、傳真、現(xiàn)代網(wǎng)絡等手段進行搜集。二是收集設備現(xiàn)代化。除了以實物、紙質(zhì)等載體進行收集，還能夠采用現(xiàn)代科技設施設備來進行音像、電子等形式檔案的收集。三是收集工作應提前介入。指的是掌握文件材料在形成過程中的各個環(huán)節(jié)，應第一時間進行歸檔工作。加大對重大活動的灌注力度，把好收集督導關，實時監(jiān)督重大活動資料的歸檔與移交工作。

3 完善檔案管理流程，提高檔案管理科學水平

在做好檔案信息收集、資料整理、檔案歸檔工作的基礎上，一定要做好檔案的交接手續(xù)。

3.1 檔案交接工作是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，必須引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺在重要議事日程，并且嚴格按照本單位制定的檔案管理制度執(zhí)行。在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開的工作崗位。

3.2 檔案人員離崗離職之前要做好檔案交接準備工作。在正式交接之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；二是對借出的檔案要及時催還，馬上歸還不了的要問明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四是按檔案接收要求編制檔案交接文據(jù)，并要在交接文據(jù)上注明移交人、接收人、監(jiān)收人的姓名、職務，以及交接時間、地點、移交清冊、頁數(shù)等，此移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各一份，單位存檔一份。

4 加強檔案管理隊伍建設

要加強對檔案工作人員的培訓工作，提高檔案工作人員的工作能力，樹立起熱愛檔案工作、干好檔案的決心。同時，要做好檔案工作人員的穩(wěn)定工作，檔案人員的頻繁調(diào)動，無穎將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，基層機關必須抓好檔案工作人員隊伍建設工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案工作人員的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。

參考文獻

[1] 陳兆誤.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1979.

[2] 檔案工作基本知識題解[R].石家莊市檔館，2005.