數(shù)據(jù)套錄中遇到的問題及其對策

數(shù)據(jù)套錄編目主要是指編目員為一種圖書編目之前，先對從外部獲取的編目數(shù)據(jù)進行必要的編輯加工，而后轉(zhuǎn)換為本館數(shù)據(jù)庫記錄的過程。由于套錄編目不僅能節(jié)省大量的人力、物力，大大提高工作效率而且還能有效地促進和提高本館的編目質(zhì)量，使書目數(shù)據(jù)朝著標準化、規(guī)范化方向發(fā)展。因此，套錄編目這一工作方式，越來越受到各館的歡迎。我館從2003年評估以來采用書商提供CNMARC數(shù)據(jù)，充實館藏書目數(shù)據(jù)庫。本人在從事套錄數(shù)據(jù)工作中，發(fā)現(xiàn)了編目數(shù)據(jù)存在一些的問題，在此愿與各位同仁探討。

一、圖書館套錄數(shù)據(jù)的來源

（一）書商提供的書目數(shù)據(jù)。近些年來，書商為了吸引客戶，采取了隨書配送書目數(shù)據(jù)的方式推銷圖書。書商配送的數(shù)據(jù)，主要是聘請編目人員對圖書館所采購的圖書進行編目，其編目質(zhì)量與其聘請的編目人員的編目水平密切相關(guān)。由于編目人員的水平參差不齊以及人員的經(jīng)常更換，造成書目數(shù)據(jù)質(zhì)量良莠不齊。另外，書商提供的數(shù)據(jù)有的是從網(wǎng)上聯(lián)合編目中心下載的，使得所有數(shù)據(jù)能夠一次集中轉(zhuǎn)換入庫，保證了圖書和數(shù)據(jù)的及時性和統(tǒng)一，書商一般不會對這些數(shù)據(jù)進行審核，這些數(shù)據(jù)差錯率極高，所以書商提供的數(shù)據(jù)相對來講質(zhì)量不高。

（二）大型圖書館的OPAC數(shù)據(jù)。對于一些書商不能提供的書目數(shù)據(jù)，圖書館工作人員可利用大型圖書館的OPAC數(shù)據(jù)，如國家圖書館的編目數(shù)據(jù)。編目員訪問一些大型圖書館的聯(lián)機書目公共查詢系統(tǒng)即可獲取有關(guān)編目數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)主要提供了文獻的主題詞、分類號以及文獻內(nèi)容提要等，可供編目人員參考。

（三）圖書在版編目數(shù)據(jù)。在版編目工作對出版社編目人員的專業(yè)知識水平要求較高，因為涉及圖書分類、主題標引、編目知識等。而出版社的編目人員，不一定都是經(jīng)過專業(yè)培訓，因此整體素質(zhì)參差不齊，所以提供的分類、主題標引、著錄項等數(shù)據(jù)就不夠準確，因此，在版編目的數(shù)據(jù)只能作為編目人員的一種參考。

二、套錄數(shù)據(jù)存在的一些問題

由于我國各圖書館對各種套錄規(guī)則和中國機讀目錄格式的理解不同，且數(shù)據(jù)規(guī)范尚未完善，導致數(shù)據(jù)質(zhì)量上的不標準、不規(guī)范，要對套錄到的數(shù)據(jù)仔細校對，結(jié)合本館著錄規(guī)定進行完善，以提高書目數(shù)據(jù)質(zhì)量。修改書目數(shù)據(jù)的兩個重要依據(jù)是編目規(guī)則和CNMARC書目格式。以下對套錄中的一些問題做分析。

（一）數(shù)據(jù)不全。我館CALIS的數(shù)據(jù)進行套錄時，發(fā)現(xiàn)有相當一部分沒有編目數(shù)據(jù)，粗略統(tǒng)計約占35%左右，從而使編目人員要進行原始編目，這就降低了套錄編目工作的效率。比如農(nóng)、林、建筑類的圖書，套錄的數(shù)據(jù)就比較少。

（二）分類問題。面對套錄數(shù)據(jù)應(yīng)對其中分類不當，如有的書商將《中國電子工業(yè)年鑒》分入TN-54。按照《中圖法》（第五版）規(guī)定：無線電電子學、電信技術(shù)歸入TN，其實此書主要是介紹電子工業(yè)經(jīng)濟方面的內(nèi)容，正確的分類應(yīng)入F426.6-54。同一類圖書，歸入不同的類目中同類書被分到不同的類目中。書商的編目人員對文獻內(nèi)容的理解差異導致相同內(nèi)容的圖書歸入不同的類目中。如有的書商將《胡敏讀故事記單詞雅思（IELTS）詞匯》一書歸入H310.4l；有的書商將它歸入H310.4?！吨袌D法》（第四版）規(guī)定：總論英語水平考試的書入H310.4，專論英語水平考試某一方面的著作入有關(guān)各類，此書正確的分類號應(yīng)為H313。分類級次不統(tǒng)一主要表現(xiàn)在同一類書，有的數(shù)據(jù)有復分、仿分號，有的未加復分、仿分號。如《現(xiàn)代VLSI電路設(shè)計》（影印版）和《現(xiàn)代VLSI電路設(shè)計——芯片系統(tǒng)設(shè)計》（影印版）兩本書，給的分類號分別是TN47、TN470.2。同一種書前者未加仿分號，而后者有仿分號。

（三）著錄問題。本人在套錄數(shù)據(jù)的過程中發(fā)現(xiàn)，圖書的著錄存在著各種各樣的問題，主要表現(xiàn)為著錄標準不統(tǒng)一，不規(guī)范，各編目員根據(jù)自己的理解以及不同的標準，隨意性較大，為各圖書館的套錄工作無形中增加了工作量。現(xiàn)就此問題作如下一些分析。

1、正題名的著錄。對題名的理解錯誤。例：由徐仲，陸全編《線性代數(shù)（同濟.第四版）導教.導學.導考》一書，其題名頁、封面、書脊形式均為《線性代數(shù)（同濟.第四版）導教.導學.導考》記錄著錄為：

2001#@a線性代數(shù)@e同濟.第四版@e導教.導學.導考@f徐仲，陸全編，在這條記錄里，編目人員把“同濟.第四版”“導教.導學.導考”錯誤地理解為副題名，人為地分隔成若干個@e子字段進行著錄，簡單的事情復雜化。我們知道，“200”字段是識別文獻的最重要字段，正題名要遵循著錄規(guī)則中的客觀著錄原則，否則，因書目數(shù)據(jù)標準不一致，格式不規(guī)范，讀者就可能查不到所需的圖書，因此，正確的著錄應(yīng)該是：

2001#@a線性代數(shù)（同濟.第四版）導教.導學.導考@f徐仲，陸全編

2、責任者著錄。多個責任者的著錄過于簡單。著錄多個責任者時，應(yīng)根據(jù)題名頁上的信息客觀照錄。（1）兩個責任者的照錄，超過兩個的只著錄第一個，后加“等”，并列責任者超過三個，只著錄第一個，后用“#[等]#編著”表示，其余責任者在304字段作附注。如果題名頁上責任方式后已標出“等”字，則“等”不用加方括號，也不用省略號。但套錄的源數(shù)據(jù)忽略了對其他責任者在編目數(shù)據(jù)的701字段做相應(yīng)的著錄形式檢索點。套錄數(shù)據(jù)中，有一些數(shù)據(jù)有三個責任者的，往往只著錄一個著任者，也不加304這段。

例：2001#$a電子商務(wù)法$ Adian zi shang wu fadIn-troduction to E-commerce law$f楊路明……[等]編著

701#@a楊路明編著

正確的著錄應(yīng)該是：

例：2001#$a電子商務(wù)法$Adian zi shang wu fadIn-troduction to E-commerce law$f楊路明……[等] 編著$zeng

304 #$a題名頁其他責任者為：羅裕梅，吳彥艷，楊竹青，徐玲

701#@a楊路明@4編著

701#@a羅裕梅@4編著

701#@a吳彥艷@4編著

701#@a楊竹青@4編著

701#@a徐玲@4編著

3、附注項的著錄。附注項是對題名與責任說明、版本、出版發(fā)行信息、載體形態(tài)、叢編等信息內(nèi)容的附注與補充說明，在CNMARC中本信息塊有30個字段，一般情況下，各館可以根據(jù)自己的具體情況做出規(guī)定，并不要求面面俱到，各館一般選擇相對較重要的項目進行著錄，但一旦有了明確的規(guī)定就必須嚴格按規(guī)定著錄，這樣有利于不同編目人員套錄工作的統(tǒng)一，也有助于各館工作的前后一致性。而套錄的來源數(shù)據(jù)對于附注項的著錄存在的問題也較多，主要表現(xiàn)為著錄項目的不確定性，即沒有明確規(guī)定哪些項目必須著錄，哪些項目可省略不錄，造成套錄數(shù)據(jù)凌亂無章。比如許多教材封面存在“某教材”、“系列教材”等字樣，其文字描述是為了說明教材性質(zhì)以及讀者對象，對這類圖書的著錄就存在不一樣的地方，有的入300字段，有的入225字段。筆者認為，對于教材類的著錄雖五花八門，但考慮到我館教材著錄的連續(xù)性和便于讀者檢索的角度則將系列教材入300字段，將該系列叢書放在一起以方便檢索。因此入?yún)矔棥?00”字段比較合適。

4、并列題名的著錄。所謂并列題名，題名頁有兩種或多種文字的題名，未被選作正題名的其他文種題名應(yīng)作為并列題名著錄于正題名之后。200字段@a正題名@d是正題名的外文并列題名而有些數(shù)據(jù)源對并列題名的著錄理解不一致。如《一分鐘銷售員》=The One Minute Sales他們將@d正題名的外文并列題名作為@a正題名，這種著錄很不規(guī)范。

5、叢書著錄不標準。套錄數(shù)據(jù)中有的將叢書題名著錄成了正題名，而正題名著錄成了分冊題名。

類似上述這樣不規(guī)范的數(shù)據(jù)源在套錄編目中出現(xiàn)較多，給套錄編目工作帶來了很大的麻煩。

三、提高套錄書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法

（一）選購優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)源

套錄數(shù)據(jù)源質(zhì)量的好壞，不僅直接影響本館的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量，而且還影響與其他館之間的資源共享和館際互借。數(shù)據(jù)的質(zhì)量主要是從可靠性、規(guī)范化、標準化、完整性和準確性等方面加以考察，確保外部數(shù)據(jù)源的質(zhì)量。

（二）完善圖書編目規(guī)則

書目數(shù)據(jù)的規(guī)范化與標準化是文獻資源共享的前提，由于各家參照的著錄標準不同，導致數(shù)據(jù)的混亂。在套錄數(shù)據(jù)時，不能照搬照抄，應(yīng)當根據(jù)本館所制訂的分類使用本、著錄規(guī)則等適當加以修改，建立本館書目數(shù)據(jù)庫。各館在實際工作中，根據(jù)需要制訂一系列適合本館軟件系統(tǒng)的著錄細則，在數(shù)據(jù)套錄工作中，我們也應(yīng)以細則為依據(jù)修改源記錄。如并列書名中首字母的大小寫問題，我館為了著錄的統(tǒng)一，以及檢索的方便，制訂了并列書名的著錄規(guī)則應(yīng)遵循慣例，首單詞的首字母以及專用詞的首字母大寫，其余一律小精辟。著錄同一責任方式的多個責任者，如三個或三個以上，我館規(guī)定三個并列責任者照錄，三個以上責任者，只著錄第一個，其后加“#...#[等]#表示，規(guī)定在計算機著錄時，為了方便檢索和著錄的方便，題名中的數(shù)字，空格都采用半角照實錄入。題名頁如有方括號著錄為圓括號，無法照錄的圖形及符號或其他內(nèi)容，可用相應(yīng)的文字代替，置于方括號內(nèi)，同時在附注項說明。因此，加強各編目機構(gòu)聯(lián)系與協(xié)調(diào)，制訂統(tǒng)一的著錄條例和MARC格式使用手冊，不斷完善計算機編目規(guī)則，中文圖書書目數(shù)據(jù)質(zhì)量才能不斷提高。

（三）嚴格控制質(zhì)量審核

雖然套錄獲取數(shù)據(jù)容易，但并非數(shù)據(jù)套錄下都能直接利用，需對源記錄進行認真、仔細核對，保留適用的、增加必要的、剔除無用的，使之改造成適合本館編目體系、質(zhì)量規(guī)范的新記錄，才有助于資源共建共享。

（四）加強數(shù)據(jù)庫維護

盡管數(shù)據(jù)入庫前經(jīng)過嚴格的核對和復審，但數(shù)據(jù)中還會存在一些錯誤，有些錯誤可能是機器運行中產(chǎn)生的。因此，應(yīng)該采取必要的措施，對數(shù)據(jù)庫進行經(jīng)常性維護，將錯誤控制在最小的范圍內(nèi)。定期對書目數(shù)據(jù)進行檢查，把發(fā)現(xiàn)的錯誤分別記錄下來，然后逐一改正，并提醒編目人員對以后類似問題加以重視。

（五）重視文獻的查重工作

在套錄過程中不僅套錄的數(shù)據(jù)本身存在著問題，如歸類不統(tǒng)一及與本館歸類原則不統(tǒng)一等。查重就是要檢查在編圖書以前有無館藏記錄，以便在著錄文獻時能保證本館歸類前后的一致性。叢書、多卷書或成套的通俗讀物、配套出版的教材及其題解等往往不是一次到齊，各個編目員的觀點不同，就會出現(xiàn)不同的處理方法。有時會出現(xiàn)一套叢書既有分散著錄又有集中著錄；有的單獨以分卷題名著錄，有的又按總題名著錄（二者均為分卷題名有獨立意義的多卷書或叢書）。因此在查重的時候要從ISBN、題名、責任者和叢書名等多個途徑進行檢索，并遵循本館的一貫原則進行分類并著錄，避免出現(xiàn)同一類書兩個分類號的現(xiàn)象，保持數(shù)據(jù)處理的前后一致性。

（六）制定適應(yīng)各館的分編細則和著錄細則

圖書館的編目室一般應(yīng)必備的工具書有《中國圖書館分類法》，根據(jù)本館的館藏特點、服務(wù)對象，制定出本館的《圖書分編工作細則》和《圖書著錄細則》這樣，編目員可依照《細則》，對館藏書目數(shù)據(jù)著錄的詳簡級級次，分類與主題標引的深度，索書號的分配等掌握統(tǒng)一的標準，為建立高質(zhì)量的適合于本館的書目數(shù)據(jù)庫打下良好的基礎(chǔ)。過粗或過細的情況根據(jù)本館實際進行修改。關(guān)鍵是各館要制訂一本符合本館實際情況的分類使用本，保持自身分類與管理的科學性、實用性和一致性。目前我館也制定了一套中文圖書的著錄規(guī)則，同書名不同作者及計算機語言且根據(jù)專業(yè)圖書利用率的分類等都做了詳細的規(guī)定。

例：《20世紀中國民族家庭實錄》這套叢書的各個分冊放入K892.3并依中國民族表分，用叢書名關(guān)鍵詞檢索看出本館之前到的分冊已經(jīng)集中在K892.3下，因此應(yīng)按照以前的分類號集中歸類。

（七）提高編目員的素質(zhì)

編目人員的素質(zhì)（包括知識面、專業(yè)化程度以及對MARC格式和著錄規(guī)則的熟悉程度）直接影響到本館數(shù)據(jù)庫質(zhì)量。編目員要做到：掌握機編規(guī)則、標準、格式和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)，嚴格把好審核套錄數(shù)據(jù)這一關(guān)，根據(jù)本館需要決定取舍，否則盲目套錄數(shù)據(jù)將影響本館數(shù)據(jù)庫質(zhì)量。

總之，套錄工作是文獻建設(shè)中一項重要的工作、是編目工作的有力手段，是建設(shè)書目數(shù)據(jù)庫的核心內(nèi)容、也是書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的關(guān)鍵點，只有數(shù)據(jù)質(zhì)量提高了、規(guī)范了，才能達到真正的文獻資源共享。

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（作者簡介：拉烈卓瑪，青海大學圖書館采編部，副研究館員。）