多元化背景下檔案公共服務(wù)的拓展與創(chuàng)新研究

趙琳

[摘 要]隨著社會的不斷發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營的方式已逐漸呈現(xiàn)出多元化的趨勢，人們對于公共服務(wù)的創(chuàng)新要求愈發(fā)提高。本文對多元化背景下的檔案公共服務(wù)進(jìn)行了創(chuàng)新與拓展研究，以期實(shí)現(xiàn)檔案公務(wù)服務(wù)的全面發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]多元化；檔案；公共服務(wù)；創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.139

[中圖分類號]D630；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01

1 多元化背景下檔案公共服務(wù)的拓展

1.1 提高對檔案公共服務(wù)價(jià)值的認(rèn)知與了解

當(dāng)前檔案的公共服務(wù)的范圍以及廣度不能滿足社會大眾對于檔案的需求，為此，應(yīng)當(dāng)加深檔案管理人員對檔案公共服務(wù)真正價(jià)值的理解，拓展公共服務(wù)的功能以及范圍，提升檔案管理的工作效率及質(zhì)量，檔案的公共服務(wù)的功能主要有以下幾個方面：①檔案的公共服務(wù)能為企業(yè)的戰(zhàn)略服務(wù)提供最有效的歷史數(shù)據(jù)；②檔案管理可以有效規(guī)避單位、部門和個人發(fā)展過程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)；③檔案管理還可以提高檔案信息的利用效率，將各項(xiàng)工作執(zhí)行質(zhì)量有效提升，為各項(xiàng)工作提供必要的數(shù)據(jù)支持。

1.2 基于“兩個轉(zhuǎn)變”和“兩個體系”理念拓展公共服務(wù)

當(dāng)今是信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足社會大眾的需求，因此在改善當(dāng)下的公共服務(wù)過程中，應(yīng)當(dāng)基于全新的理念提升檔案公共服務(wù)能力，以此來確保所有事業(yè)單位的工作能夠順利進(jìn)行。

拓展當(dāng)前的檔案公共服務(wù)可以圍繞“兩個轉(zhuǎn)變”和“兩個體系”理念展開，其中的“兩個轉(zhuǎn)變”包括工作態(tài)度轉(zhuǎn)變和工作方法的創(chuàng)新；“兩個體系”的建設(shè)是主要圍繞著服務(wù)對象的檔案體系建設(shè)，同時完善內(nèi)部控制和日常工作檔案體系的建設(shè)。

1.3 拓展檔案公共服務(wù)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是檔案的公共服務(wù)功能拓展的必備基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能快速實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，使檔案的功能效益最大化。

在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)當(dāng)融入多種類型的百科全書，在其中加入檔案提名、索引、責(zé)任人、頁碼、來源、分類號、主題詞和摘要等，建立檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，可以按照以下幾個步驟展開。

首先，應(yīng)當(dāng)對檔案信息來源進(jìn)行歸納整理，從源頭上保證檔案信息的真實(shí)性。按照數(shù)字化的檔案庫建設(shè)的一系列重要任務(wù)，使事業(yè)單位能夠?yàn)槊恳豁?xiàng)工作及時配備必要的技術(shù)手段，為每一個部門配備計(jì)算機(jī)和信息錄入人員，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源共享，匯總檔案管理中的信息，為每一個部門配置一個專門的信息來源窗口，歸納責(zé)任者、文件號、題名、日期和頁碼等詳細(xì)的信息，從而提升檔案信息利用效率及管理效能。

其次，對所有的檔案進(jìn)行定期的歸檔，在實(shí)際的工作過程中，所有的檔案信息需要劃分為3個類別：一個是臨時的檔案庫，該檔案主要是用來存儲經(jīng)過立卷處理的工程檔案信息；另一個檔案庫是歸集所有索引和關(guān)鍵詞查詢功能的主要檔案庫，這個檔案庫主要儲存各項(xiàng)經(jīng)過審計(jì)核實(shí)的檔案信息；最后一個檔案庫是通用檔案庫，該檔案庫主要提供查詢服務(wù)。通過這3個檔案庫將所有的信息進(jìn)行歸檔處理，使檔案管理人員能對敏感信息及重要信息進(jìn)行篩選和剔除處理，以此來避免檔案信息應(yīng)用過程中可能出現(xiàn)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

第三，對檔案庫中的信息依照產(chǎn)品管理的方式，建立質(zhì)量控制體系，并實(shí)現(xiàn)完善的監(jiān)管，組建一個檔案內(nèi)容管理體系。然后通過單獨(dú)項(xiàng)目的管理，建立有效的檔案管理評價(jià)機(jī)制，采用模擬檢索形式審查檔案庫，以此來判斷所有的設(shè)計(jì)是否科學(xué)，數(shù)據(jù)檢索是否完整、準(zhǔn)確等，并在評價(jià)的過程中執(zhí)行數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等操作，以此來提升工作的效率。

2 多元化背景下創(chuàng)新檔案公共服務(wù)的功能

為了使檔案的公共服務(wù)更加適應(yīng)當(dāng)下的多元化背景，應(yīng)當(dāng)對檔案的公共服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新和改革，使所有的檔案管理工作處在高效率的運(yùn)行狀態(tài)之中。

首先，應(yīng)當(dāng)在檔案公共服務(wù)管理中創(chuàng)新工作理念。當(dāng)下的計(jì)算機(jī)功能不斷完善，高效的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作帶來了非常科學(xué)的管理及處理的手段，并提供了非常科學(xué)的檢索方法。因此，工作人員在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸納和維護(hù)，做好計(jì)算機(jī)時代的文書檔案管理工作。此外，還應(yīng)在實(shí)際的工作過程中創(chuàng)新工作理念，建立檔案管理體系，從多種渠道全方位提高檔案信息管理水平，解決處理其中出現(xiàn)的對檔案認(rèn)識不足以及能力不足的問題，使所有的檔案管理人員能對檔案信息有充分利用的意識，提升檔案的利用效率。

不僅如此，還可以在檔案庫的基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理的制度，確保檔案的管理有章可循。為了確保檔案管理制度的有效執(zhí)行，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化監(jiān)督力度，使所有的檔案處理工作都科學(xué)有效，各項(xiàng)工作按照一定的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)開展，執(zhí)行者的權(quán)利和責(zé)任完全明確、清晰，使與檔案有關(guān)的工作能按照實(shí)際的情況有效開展，促使檔案的管理制度的可操作性更強(qiáng)，能夠完整地落實(shí)到各項(xiàng)檔案的管理工作中。

3 結(jié) 語

在多元化背景下，只有重視檔案公共服務(wù)的管理意義和檔案資料的價(jià)值，有效提高信息資料的使用，才能確保檔案資料服務(wù)更加完善、高效，才能有效提升各大事業(yè)單位的工作效率，促進(jìn)社會的和諧發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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