探究高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

許卓

【摘要】服務(wù)意識可以被視為檔案管理體系中重要的組成部分，也是推動高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的內(nèi)驅(qū)動力之一。本文作者在分析目前高校檔案管理服務(wù)存在的不足，在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)優(yōu)化對策，旨在全面提升高校檔案管理工作的服務(wù)意識與服務(wù)水平，使高校檔案管理工作平穩(wěn)、有效的發(fā)展與運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 服務(wù)創(chuàng)新 探究

檔案管理是我國檔案事業(yè)運(yùn)行過程中的重要環(huán)節(jié)之一，相關(guān)人員對檔案資料進(jìn)行安全有效的管理，并為有需求的人提供切實(shí)的服務(wù)。而目前我國高校檔案管理工作開展的現(xiàn)狀并不樂觀，服務(wù)意識的缺乏、服務(wù)內(nèi)容的匱乏，勢必降低高校檔案管理工作的質(zhì)量，正因如此積極對高校檔案管理工作的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，是檔案管理者首要落實(shí)的工作任務(wù)，也是檔案事業(yè)工作中急需探究的問題。

一、分析高校檔案管理服務(wù)的實(shí)際情況

1.對檔案管理工作缺乏重視

一直以來，高校管理者都將本校檔案管理工作視為對檔案資料的儲藏和保管，只有達(dá)到資料不遺失、內(nèi)容不外泄、信息能夠查詢到以及可以外調(diào)的效果就可以了，這是對檔案管理工作現(xiàn)實(shí)價(jià)值的埋沒，此時(shí)很多高校檔案管理工作形成了“重在說，檔案資料的排列、管理以及應(yīng)用流于形式化”的格局；

2.管理方式與手段滯后，管理力度不足

目前，我國大部分高校檔案管理者都不是專業(yè)人員，也沒有被定期的去組織參加專業(yè)技能培訓(xùn)活動，此時(shí)他們對檔案資料管理的方法缺乏科學(xué)性與先進(jìn)性也是必然的，再加上對檔案管理工作重要性認(rèn)識得不夠充分，因此，在對檔案資料進(jìn)行采集、鑒別、整理、歸檔等工序之時(shí)漏洞百出，有的管理員可能會因?yàn)殄e過最佳的資料采集時(shí)間而沒有將關(guān)鍵性的檔案資料收集到檔案館內(nèi)，這對高校檔案事業(yè)的發(fā)展與運(yùn)行造成阻礙；

3.高校對檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)不夠

這主要表現(xiàn)在高校檔案館內(nèi)硬件設(shè)施不足，難以滿足檔案管理者的工作需求，最終造成檔案管理工作效率低下的后果；此外經(jīng)費(fèi)投入不足還體現(xiàn)在高校沒有對檔案館內(nèi)設(shè)施進(jìn)行定期的檢查、維修以及保養(yǎng)，設(shè)備的更新更是無從談起，那么經(jīng)費(fèi)投入量不夠便成為了高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的重大制約因素之一。

二、高校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的對策

1.轉(zhuǎn)變管理觀念是服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)

半封閉檔案資源管理環(huán)境的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理者出現(xiàn)觀念陳舊、死板、服務(wù)理念弱化與淡薄的思維模式，因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的目標(biāo)，使管理者觀念發(fā)生轉(zhuǎn)型是必要的，只有這樣建檔、管檔、查詢以及歸檔工作環(huán)節(jié)才不會生硬化，管理者積極的對檔案資源進(jìn)行挖掘；為了全面優(yōu)化檔案資料的開發(fā)與利用效率，應(yīng)該積極的運(yùn)用開放式、個性化等多樣化的服務(wù)手段。

檔案管理者管理理念的轉(zhuǎn)變可以在以下幾方面體現(xiàn)：一是思維方式上的創(chuàng)新，不再是坐等用戶上門，而是堅(jiān)持“用戶至上、主動效勞”的服務(wù)原則；二是以開放式的服務(wù)觀念代替封閉化的服務(wù)觀念，強(qiáng)化檔案管理部門內(nèi)部合作關(guān)系的基礎(chǔ)上，把檔案管理工作與高校各項(xiàng)活動相互滲透，不斷地拓展檔案資料推廣的范圍，將為社會群體和廣大公眾提供高校檔案資源這一服務(wù)內(nèi)容看做是分內(nèi)職責(zé)；三是為了使檔案管理服務(wù)工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的目標(biāo)，管理者不應(yīng)該僅僅憑借傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)開展管理工作，依據(jù)工作職能變化的情況，對服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行拓展同時(shí)對服務(wù)對象提出全新的標(biāo)準(zhǔn)；

2.建設(shè)健全現(xiàn)代化服務(wù)體系是檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵

此時(shí)要求檔案管理者具有標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)業(yè)技能，同時(shí)對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能有效的操控，這樣就可以在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的輔助下，使傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)型為現(xiàn)代化管理方式，此時(shí)檔案管理服務(wù)的質(zhì)量勢必會大幅度的提升；

為了建立健全現(xiàn)代化服務(wù)體系，可以從以下兩方面入手：一方面是加快對高校檔案網(wǎng)頁構(gòu)建的速率，不斷的填充網(wǎng)站的內(nèi)容，而檔案網(wǎng)頁的構(gòu)建是建立在用戶需求基礎(chǔ)上的，適時(shí)的為使用者提供切實(shí)的服務(wù)，例如信息介紹的服務(wù)內(nèi)容，主要包括高校檔案館的實(shí)況、具體服務(wù)項(xiàng)目以及方案管理程序等，現(xiàn)代化服務(wù)體系中的信息咨詢服務(wù)可以使用戶在檔案管理網(wǎng)頁上借助E-mail等渠道，能夠與檔案管理者實(shí)現(xiàn)信息溝通的目標(biāo)；服務(wù)內(nèi)容還包括對信息的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等；另一方面是全面落實(shí)高校檔案數(shù)字化管理工作，首先做好對現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化管理工作，檔案管理者對檔案資料有序整理，分級鑒別；繼而落實(shí)檔案進(jìn)館的數(shù)字化建設(shè)工作，在高校校園網(wǎng)的輔助下，使電子檔案文件在網(wǎng)上落實(shí)傳遞、保管、立卷、歸檔以及查找等工作更具便捷性。

3.完善檔案管理方式以及實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新

此時(shí)要求高校檔案管理者明確不同階段檔案管理工作存在的意義以及發(fā)展的特點(diǎn)，有針對性的對本校檔案管理服務(wù)提出有效的策略，使檔案管理人員應(yīng)用不同的管理方式去達(dá)到共同追求的目標(biāo)，服務(wù)內(nèi)容上的創(chuàng)新是指高校檔案管理的結(jié)構(gòu)參照實(shí)際狀況做出科學(xué)的調(diào)度與改進(jìn)，擴(kuò)大檔案資源征集以及接納的范疇，最終落實(shí)高校檔案結(jié)構(gòu)體系框架的完善工作，此時(shí)多樣式的服務(wù)形式并存，共同推進(jìn)高校檔案事業(yè)的快速、有效發(fā)展。

三、探究高校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新發(fā)揮的意義

概括的講，高校檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新是高校教學(xué)以及管理等各項(xiàng)工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)條件，服務(wù)的創(chuàng)新是檔案管理工作效率提升的重要保障。管理者在對高校檔案管理工作服務(wù)改革與創(chuàng)新進(jìn)行研究的進(jìn)程中，勢必會面臨很多新問題、新挑戰(zhàn)，但是在高校教育改革的進(jìn)程中，檔案管理模式就會逐漸的與本校教育管理形式建立有效的紐帶，此時(shí)檔案管理工作就會切實(shí)的為高校教育服務(wù)，那么高校檔案管理工作彰顯服務(wù)性與創(chuàng)新性的光輝，為高校整體事業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。

服務(wù)理念是高校檔案管理工作不可缺少的組成成分，也是推動其自身穩(wěn)定而有效發(fā)展的關(guān)鍵性因素。本文作者對現(xiàn)階段高校檔案管理工作的面貌進(jìn)行全面的分析，并闡述了管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)意義，認(rèn)為高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新將會成為未來教育事業(yè)發(fā)展與建設(shè)的重要保障之一，因此在這條任重道遠(yuǎn)的檔案資源管理的歷程中，管理者應(yīng)該樹立時(shí)刻創(chuàng)新的思維理念，在實(shí)踐中不斷的應(yīng)用新興的管理手段，有放矢的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整與創(chuàng)新，使高校檔案管理工作散發(fā)出異樣的光輝。

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