獨(dú)立院校行政秘書(shū)的角色定位和專業(yè)化途徑

陳玥

【摘 要】本文結(jié)合獨(dú)立院校的特點(diǎn)，從行政秘書(shū)的概念界定入手，對(duì)當(dāng)前獨(dú)立院校行政秘書(shū)的角色定位進(jìn)行綜合分析，并以此為基礎(chǔ)，探尋實(shí)現(xiàn)行政秘書(shū)專業(yè)化的途徑。

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立院校 行政秘書(shū) 角色定位 專業(yè)化

一、行政秘書(shū)的概念界定

秘書(shū)的國(guó)際通用定義是聯(lián)合國(guó)關(guān)于“秘書(shū)是單位主管的特殊助手，掌握有辦公室工作的技巧，能在沒(méi)有上級(jí)過(guò)問(wèn)的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確的判斷力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定”這一定義。

我國(guó)于1998年頒布的《秘書(shū)職業(yè)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》中對(duì)“秘書(shū)”一職做出如下規(guī)定：“秘書(shū)職業(yè)主要從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。”隨著社會(huì)對(duì)秘書(shū)服務(wù)需求的不斷產(chǎn)生，秘書(shū)行業(yè)的分工也在不斷地細(xì)化，分為行政秘書(shū)、外事秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、私人秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)以及生活秘書(shū)等。其中，行政秘書(shū)的崗位規(guī)范主要體現(xiàn)在行政管理之中。

二、獨(dú)立院校行政秘書(shū)的角色定位

經(jīng)由秘書(shū)概念界定得知，行政秘書(shū)既具有承上啟下溝通領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間關(guān)系的職責(zé)，也有處理日常行政事務(wù)的職責(zé)，還有為領(lǐng)導(dǎo)決策提供第一手調(diào)研資料的職責(zé)。其職業(yè)特點(diǎn)，決定行政秘書(shū)對(duì)自己的工作角色要有一個(gè)正確的定位。

（一）有為與有位的定位

如何正確對(duì)待有為與有位的關(guān)系，是行政秘書(shū)所必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。以獨(dú)立院校的行政秘書(shū)來(lái)說(shuō)，身處知識(shí)圈內(nèi)，行在領(lǐng)導(dǎo)之側(cè)，看似風(fēng)光無(wú)限，其實(shí)未必如此：與教學(xué)一線的老師們相比，人家有職稱，有學(xué)術(shù)，有桃李滿天下的風(fēng)光；與后勤部門的同事相比，人家有實(shí)權(quán)，有待遇，有無(wú)責(zé)一身輕的瀟灑。唯獨(dú)這行政秘書(shū)：辦會(huì)辦事還得會(huì)辦事，寫(xiě)文寫(xiě)字須得懂文字。年齡小，思想活躍，體會(huì)不到領(lǐng)導(dǎo)的沉穩(wěn)與老道，領(lǐng)導(dǎo)不滿意；年齡老，思想保守，體悟不到領(lǐng)導(dǎo)的開(kāi)拓與探索，領(lǐng)導(dǎo)也不滿意。曾有人對(duì)行政秘書(shū)的“為”與“位”有過(guò)精辟總結(jié)：干得好，領(lǐng)導(dǎo)舍不得你走，不提拔；干得不好，卻因?yàn)槭穷I(lǐng)導(dǎo)身邊的人，一舉一動(dòng)容易被放大，領(lǐng)導(dǎo)想提拔也不好提拔。話雖調(diào)侃，卻也道出了行政秘書(shū)的不易：外表風(fēng)光與實(shí)際辛苦、個(gè)人付出與實(shí)際得到有時(shí)并不是成正比的。也正是如此，行政秘書(shū)對(duì)職業(yè)的認(rèn)識(shí)就要有比別人更深刻的領(lǐng)悟，對(duì)于個(gè)人的得失就要有更清醒的認(rèn)識(shí)。

（二）行為與規(guī)范的定位

從獨(dú)立院校行政秘書(shū)的崗位規(guī)范來(lái)看，負(fù)有“參與政務(wù)、掌管事務(wù)、搞好服務(wù)”的職責(zé)。因此，到位而不越位，是行政秘書(shū)對(duì)自己角色的第二個(gè)正確定位。

所謂到位，指的是獨(dú)立院校的行政秘書(shū)除快速準(zhǔn)確地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)之外，還要注意處理好為院校教職工服務(wù)的職責(zé)，既要保證工作效率，提升工作質(zhì)量；也要深入教學(xué)一線，提高服務(wù)能力。

所謂不越位，指的是要遵守職業(yè)操守，做領(lǐng)導(dǎo)的“耳朵”，不做領(lǐng)導(dǎo)的“嘴巴”。做“耳朵”指的是深入到學(xué)院的教職員工之中，廣納賢言，及時(shí)掌握他們的意見(jiàn)和建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可信的第一手資料；不做“嘴巴”指的是不能以領(lǐng)導(dǎo)代言人的身份自居，口大氣粗，頤指氣使，口無(wú)遮攔，以避免陷入少知而大言、無(wú)知而亂言的困境。

（三）權(quán)力與操守的定位

在2015年12月29日召開(kāi)的中央政治局主題民主生活會(huì)上，習(xí)近平總書(shū)記再次告誡：“要嚴(yán)管家屬子女和身邊的工作人員”，對(duì)他們要“嚴(yán)格教育、嚴(yán)格管理、嚴(yán)格監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒、堅(jiān)決糾正”。獨(dú)立院校的行政秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，因有著與領(lǐng)導(dǎo)得天獨(dú)厚的親密關(guān)系，身處利益鏈之中，因此也易成為某些別有用心之人刻意接近、示好的對(duì)象。對(duì)此，獨(dú)立院校的行政秘書(shū)要持有高度警戒之心，只有小心謹(jǐn)慎，沉著應(yīng)對(duì)，抱定守一，防微杜漸，才能避免“針尖大的眼兒漏進(jìn)斗大的風(fēng)”，以良好的道德風(fēng)尚和人格力量當(dāng)好表率，以良好的行為品行和職業(yè)操守為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)身邊建良言、行正事的合格秘書(shū)。

三、獨(dú)立院校行政秘書(shū)的專業(yè)化途徑

（一）行政秘書(shū)專業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)

從目前我國(guó)行政秘書(shū)專業(yè)化發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是身份職業(yè)化；二是職能專門化；三是知識(shí)專業(yè)化。同時(shí)，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，還需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理縱橫交錯(cuò)、紛繁復(fù)雜的行政事務(wù)，從而不斷優(yōu)化和配套，形成清晰、完整、科學(xué)、數(shù)據(jù)化的工作管理體系。

（二）行政秘書(shū)專業(yè)化的實(shí)現(xiàn)途徑

1.專業(yè)培訓(xùn)

專業(yè)培訓(xùn)分在校教育和在職培訓(xùn)兩種。對(duì)獨(dú)立院校行政秘書(shū)來(lái)說(shuō)，主要采用的是在職培訓(xùn)。其具體培訓(xùn)手段分別為：一是依托獨(dú)立院校自身的資源優(yōu)勢(shì)，自行組織適應(yīng)性、實(shí)用性強(qiáng)的上崗培訓(xùn)；但本院校又不具備培訓(xùn)條件的，可采用委托培訓(xùn)的方式，委托專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行崗?fù)馀嘤?xùn)。

2.職業(yè)鑒定

我國(guó)目前秘書(shū)聘任準(zhǔn)入條件較低，職業(yè)鑒定并沒(méi)有納入秘書(shū)評(píng)聘的必要條件之中，因此，有不少獨(dú)立院校的行政秘書(shū)并非由具有專業(yè)秘書(shū)資格的人員所擔(dān)任，而這種專業(yè)知識(shí)缺失所直接導(dǎo)致的就是系統(tǒng)化知識(shí)的缺失，在工作中，往往是先實(shí)踐，再理論；先上崗，再學(xué)習(xí)。這種邊干邊學(xué)、邊學(xué)邊干，靠經(jīng)驗(yàn)的逐漸積累提升掌握工作的方式，往往給工作質(zhì)量和工作速度帶來(lái)影響。因此，要嚴(yán)格規(guī)范行政秘書(shū)上崗制度，對(duì)新聘任的行政秘書(shū)執(zhí)行執(zhí)證上崗標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)在工作崗位而沒(méi)有專業(yè)資質(zhì)的，按照《秘書(shū)職業(yè)資格鑒定工作方案》進(jìn)行職業(yè)鑒定，通過(guò)職業(yè)鑒定這種方式倒逼其專業(yè)知識(shí)能力的強(qiáng)化。

綜上所述，獨(dú)立院校的行政秘書(shū)是我國(guó)教育體系中的一個(gè)重要職位，正確定位職業(yè)角色，努力提升專業(yè)知識(shí)，不僅對(duì)于提升行政秘書(shū)自身的工作能力極有裨益，對(duì)提升獨(dú)立院校的整體工作水平也有著積極的現(xiàn)實(shí)意義。

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