事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求及措施

張蕾

【摘 要】隨著科技的發(fā)展，事業(yè)單位檔案工作已由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向數(shù)字化，信息化檔案管理模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)不受地域、時(shí)間和文件數(shù)量的限制，人們可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)瀏覽檔案全文，實(shí)現(xiàn)全民檔案利益最大化。檔案信息化建設(shè)的道路還很漫長(zhǎng)，需要事業(yè)單位檔案部門(mén)從各方面提高重視，提高檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)要求是當(dāng)前檔案部門(mén)需要做的重點(diǎn)工作。

【關(guān)鍵詞】信息化；標(biāo)準(zhǔn)及要求；檔案管理

隨著科技的發(fā)展，事業(yè)單位檔案工作已由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向數(shù)字化，信息化檔案管理模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)不受地域、時(shí)間和文件數(shù)量的限制，人們可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)瀏覽檔案全文，實(shí)現(xiàn)全民檔案利益最大化。檔案信息化建設(shè)的道路還很漫長(zhǎng)，需要事業(yè)單位檔案部門(mén)從各方面提高重視，提高檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)要求是當(dāng)前檔案部門(mén)需要做的重點(diǎn)工作。本文就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求及采取的相應(yīng)措施談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

（一）檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是檔案信息建設(shè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，是檔案信息化建設(shè)的前提條件。因此有條件的檔案部門(mén)要采取分批或分步驟將歷史檔案通過(guò)掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。早日實(shí)現(xiàn)歷史檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。同時(shí)，在新的檔案形成過(guò)程中，要將電子檔案及時(shí)的進(jìn)行收集整理并歸檔，以免造成電子檔案的丟失。但需要強(qiáng)調(diào)的是雖然電子文件功能的不斷增強(qiáng)、數(shù)量的迅速膨脹，但還需將相同版本的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

（二）檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用一體化管理。檔案信息化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用一體化管理，這就要求檔案工作人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，及時(shí)將電子文件進(jìn)行接收、傳遞、存儲(chǔ)，并利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)與檔案利用者進(jìn)行共享。

（三）檔案信息歸檔雙軌制，高度共享。無(wú)論是電子文件還是紙質(zhì)文件在信息化建設(shè)過(guò)程中都是不可取締的文件，兩者相互并存，同時(shí)發(fā)揮著重要作用。紙質(zhì)文件由于具有原始性，其法律作用和憑證作用將會(huì)延續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，而電子文件由于其法律地址尚未得到認(rèn)可，其還不能完全取代紙質(zhì)文件的地位。因此在歸檔的過(guò)程中要將電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要求

（一）實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化。檔案信息建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，這就要求在檔案信息建設(shè)過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而減少、消除檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的無(wú)序、重復(fù)狀態(tài)，使檔案管理達(dá)到規(guī)范與統(tǒng)一，從而促進(jìn)檔案信息的交流與共享。

（二）實(shí)現(xiàn)整合，互通有無(wú)。檔案信息化建設(shè)涉及到檔案工作很多方面，必須對(duì)檔案進(jìn)行整合，合理地分配與整理檔案，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。這就要求檔案管理部門(mén)在配備現(xiàn)代化設(shè)備的基礎(chǔ)上，各部門(mén)及人員要通力合作，互相配合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的整合，使檔案信息化建設(shè)邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

（三）提高整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)不是一蹴而就的事情，是一個(gè)長(zhǎng)期的任務(wù)，這對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程一定不能懈怠、要時(shí)刻保持清醒的頭腦，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要加強(qiáng)檔案安全意識(shí)，對(duì)涉密檔案的開(kāi)發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對(duì)于那些密級(jí)較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

（四）檔案信息化建設(shè)要確保網(wǎng)絡(luò)安全。網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)是在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，不能忽略的重要問(wèn)題。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，如設(shè)置機(jī)密檔案信息的安全保密問(wèn)題，應(yīng)設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、身份識(shí)別等。高度重視安全保密工作，牢固樹(shù)立安全保密意識(shí)，嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和要求。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，安裝防火墻和實(shí)時(shí)更新的殺毒軟件，對(duì)歸檔信息定期進(jìn)行下載備份等。同時(shí)還要制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來(lái)保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

三、加快事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的措施

檔案信息化建設(shè)工作已引起國(guó)家有關(guān)部門(mén)的重視和關(guān)注，相關(guān)的法律法規(guī)正逐步健全和完善。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案載體也呈現(xiàn)多樣性，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合其實(shí)際情況，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立和完善檔案管理體系，加快事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，有條件的地區(qū)可建立數(shù)字化檔案館，配備高性能計(jì)算機(jī)，掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，細(xì)化相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力水平。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)。事業(yè)單位要做好電子文件收集、歸檔和管理工作。要建立電子公文歸檔制度，按照制度要求，分清責(zé)任，厘清職責(zé)，及時(shí)對(duì)已產(chǎn)生電子公文進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存。同時(shí)檔案主管部門(mén)要對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行相應(yīng)指導(dǎo)，對(duì)事業(yè)單位提出的疑問(wèn)和咨詢(xún)提供必要的幫助。

（三）加快事業(yè)單位管藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程。有條件的事業(yè)單位要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，針對(duì)本單位情況制定合理的檔案數(shù)字化速度。在新增數(shù)字化檔案的同時(shí)，也要對(duì)以往的歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。實(shí)現(xiàn)有計(jì)劃，有步驟的采集和補(bǔ)錄。在錄入電子檔案的同時(shí)也要重視紙質(zhì)檔案的存檔建設(shè)。

四、加強(qiáng)管理，提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)速度

（一）培養(yǎng)事業(yè)單位檔案工作人員業(yè)務(wù)能力。檔案信息化管理就要求檔案工作人員具備較高的業(yè)務(wù)能力，對(duì)使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備要熟練，這就要求檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高他們的業(yè)務(wù)能力，能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的收集與保存。同時(shí)還要提高檔案工作人員的檔案提取能力，在復(fù)雜檔案的收集過(guò)程中，提取有檔案存儲(chǔ)價(jià)值的檔案材料進(jìn)行留存，從而達(dá)到檔案高效利用的目的。

（二）提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度。提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度，是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能在各方面為檔案信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此要提高檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強(qiáng)對(duì)電子檔案歸集的監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展。

（三）建立事業(yè)單位檔案信息建設(shè)安保制度。為保證檔案信息化建設(shè)能夠健康有效的進(jìn)行，必須要建立檔案信息安全保障制度，建立健全檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運(yùn)行、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等工作規(guī)章制度。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的加密、隔離等安全保障措施，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案計(jì)算機(jī)的使用和管理，按要求設(shè)定開(kāi)機(jī)密碼，確保計(jì)算機(jī)的安全和檔案保密提高檔案信息的安全保障力度。

（四）實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化管理。格式統(tǒng)一的數(shù)字檔案資源、規(guī)范的數(shù)據(jù)填充，嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)將來(lái)檔案的聯(lián)網(wǎng)和檔案使用人員有著重要意義。因此在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局制定的各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，做到檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。