辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理

牛靜麗

【摘 要】 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院正在逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動化，并且在運(yùn)營和管理方面更加注重信息化建設(shè)。檔案管理工作是醫(yī)院運(yùn)營管理中的重要環(huán)節(jié)，同時也會對醫(yī)院的整體運(yùn)營和發(fā)展帶來巨大影響。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理要充分進(jìn)行辦公自動化的要求，從醫(yī)院的發(fā)展實(shí)際出發(fā)，采用有效的檔案管理手段，更好地適應(yīng)辦公自動化環(huán)境。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院 辦公自動化 檔案 管理

辦公自動化醫(yī)院是信息化時代下醫(yī)院發(fā)展的必經(jīng)之路，同時也為醫(yī)院的持續(xù)性進(jìn)步提供了巨大動力。因此，醫(yī)院在運(yùn)營和管理過程中要加強(qiáng)信息化建設(shè)的腳步，促使醫(yī)院各項(xiàng)管理工作全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化，為醫(yī)院的實(shí)現(xiàn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要一環(huán)，更要在辦公自動化環(huán)境下不斷革新管理思路和管理策略，從而完善各項(xiàng)管理工作。

1、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理要點(diǎn)

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理和辦公自動化的一體化

在全面推進(jìn)醫(yī)院改革的過程中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式難以滿足醫(yī)院對檔案管理效率和質(zhì)量的要求，進(jìn)而造成管理上問題不斷。在辦公自動化的環(huán)境下，自動化辦公模式可以充分發(fā)揮其高效快速及全面等特點(diǎn)，將其與醫(yī)院的檔案管理工作結(jié)合起來，形成醫(yī)院檔案管理一體化，必然能不斷完善醫(yī)院服務(wù)，確保檔案管理工作高效完成。

1.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案歸檔的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

醫(yī)院檔案的歸檔包括電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分的內(nèi)容。在辦公自動化環(huán)境下，先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺能夠確保檔案歸檔工作高效率和高標(biāo)準(zhǔn)的完成，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的輔助之下，醫(yī)院的檔案歸檔各個環(huán)節(jié)都能夠進(jìn)行規(guī)范管理，從而大幅提高檔案歸檔工作的綜合水平。

1.3 促進(jìn)醫(yī)院各部門之間的相互協(xié)作

在辦公自動化環(huán)境之下，醫(yī)院的檔案管理工作的系統(tǒng)性特征更加明顯。電子檔案歸檔除了要求醫(yī)院檔案管理部門協(xié)調(diào)工作之外，還需要信息技術(shù)部以及其他部門的通力協(xié)作，這樣才能夠確保檔案的完整性。在辦公自動化實(shí)現(xiàn)的前期階段，但管理工作需要得到進(jìn)一步的延伸，無論是前端控制還是設(shè)計(jì)階段，都要確保系統(tǒng)性管理。

2、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)文件是相對獨(dú)立的。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案歸檔工作主要是由部門或者是個人完成，在實(shí)現(xiàn)辦公自動化之后，自動化的醫(yī)院檔案管理則以文件為單位，直接將處理完成的文件進(jìn)行歸檔。在這樣的改變之下，電子檔案歸檔不再是一個部門的工作，他需要信息技術(shù)部和檔案管理部門共同協(xié)作，無論是哪一個環(huán)節(jié)出問題都會造成檔案的完整性。在辦公自動化的要求之下，醫(yī)院必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，在自動化辦公系統(tǒng)建立的前期階段就必須要將檔案管理進(jìn)行延伸，并且與系統(tǒng)設(shè)計(jì)緊密結(jié)合。另外為了確保醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性發(fā)展，自動化辦公系統(tǒng)的功能設(shè)置必須涉及前端控制。

2.2 全面完善檔案管理系統(tǒng)

在自動化辦公的影響下，醫(yī)院的檔案管理部門必須不斷完善檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理的各項(xiàng)工作能夠系統(tǒng)化的完成。在完善醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)過程之中，必須根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況，在現(xiàn)有系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)之上，構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)，從而確保電子檔案管理工作和電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)的高效配合和共同完成。與此同時，在進(jìn)行設(shè)計(jì)時，醫(yī)院首先需要對自身的業(yè)務(wù)經(jīng)營管理特點(diǎn)進(jìn)行全面的分析和研究，根據(jù)管理的實(shí)際特征進(jìn)行系統(tǒng)管理平臺的設(shè)計(jì)和完善，確保管理系統(tǒng)平臺設(shè)計(jì)能夠與其他的管理組件相互融合，提高管理系統(tǒng)的整體適用性，同時為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)創(chuàng)造良好的條件。

2.3 建設(shè)檔案管理工作隊(duì)伍

我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正處在全面發(fā)展時期，這一時期醫(yī)院的檔案類型和數(shù)量持續(xù)增多，這對醫(yī)院的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，也給檔案管理的工作人員提出了更高的要求。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院在開展檔案管理工作時需要結(jié)合辦公自動化的特點(diǎn)，根據(jù)工作需求建設(shè)檔案管理工作隊(duì)伍，加強(qiáng)管理人才培養(yǎng)工作，有效提高檔案管理人員的素質(zhì)，滿足醫(yī)院辦公自動化的要求。一方面由于辦公自動化的發(fā)展速度逐步加快，那么醫(yī)院的檔案管理工作就必須跟上科技和信息化發(fā)展的步調(diào)，重視人才的培養(yǎng)和更新，加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)教育，確保檔案管理人員的知識和技能得到更新和發(fā)展。另一方面，醫(yī)院要引進(jìn)先進(jìn)的人員考核制度，積極推進(jìn)激勵制度，將職稱和員工業(yè)績關(guān)聯(lián)起來，充分激發(fā)工作人員的工作熱情，提高檔案管理人員的整體管理水平以及醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量。

2.4 建立和完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

自動化辦公下的醫(yī)院檔案管理更加的方便快捷和及時，那么檔案管理的各項(xiàng)工作就必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，提高管理的規(guī)范性。因此醫(yī)院必須根據(jù)檔案管理要求建立和完善檔案管理制度，確保各項(xiàng)管理工作有據(jù)可循。首先，檔案管理工作必須涉及檔案的收集整理以及檢索等方面的內(nèi)容。接下來，檔案管理部門必須認(rèn)真檢查歸檔材料，采用高效的鑒別手段確保檔案信息資源的真實(shí)性和完整性。對于檔案管理中的相關(guān)技術(shù)操作和流程中涉及到的文件處理、著錄制定等工作要保證格式和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。除此以外，醫(yī)院的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)行不斷的完善和修正，在這一過程中必須結(jié)合醫(yī)院辦公自動化的程度和特征，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作流程。

3、結(jié)語

面對辦公自動化的新環(huán)境，醫(yī)院檔案管理工作要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，來適應(yīng)新環(huán)境的變化。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理過程中要逐步改變傳統(tǒng)的管理模式，采用先進(jìn)的技術(shù)手段完善檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保醫(yī)院檔案管理工作健康有序進(jìn)行，進(jìn)一步提高醫(yī)院的服務(wù)水平，促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。

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