深化企業(yè)內(nèi)控制度 提升合同管理水平

【摘 要】 合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它與傳統(tǒng)的生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理一樣成為一項(xiàng)管理職能，始終貫穿于企業(yè)管理的全過程。至上世紀(jì)70年代，合同管理的概念在工程項(xiàng)目管理理論研究中被學(xué)者提出，延伸發(fā)展至今，內(nèi)涵與外延不斷豐富。特別是，將項(xiàng)目全過程管理理念引入合同管理范疇，使合同管理的理論研究和實(shí)際運(yùn)用步入了新的階段。

筆者結(jié)合企業(yè)調(diào)研情況，在強(qiáng)化動(dòng)態(tài)管理、構(gòu)建履約監(jiān)控等方面提出若干制度構(gòu)想，以深化公司內(nèi)控制度為抓手，不斷完善公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。

一、 存在問題與現(xiàn)狀

企業(yè)在訂立和履行合同時(shí)，往往偏離相關(guān)的合同法律規(guī)定，缺乏依法訂立和依法履行合同的意識(shí)，使所簽訂的合同違反法律及行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。

例如：在逾期違約金處理的條款上，有的合同將“逾期1天支付違約金XX元”寫為“逾期1天罰款XX元”，這樣的條款就屬于無(wú)效條款。任何背離合同法所簽訂的合同都是無(wú)效合同，不受法律保護(hù)。

其次，只是將簽訂合同當(dāng)作一種形式，沒有認(rèn)識(shí)到合同是雙方權(quán)利義務(wù)實(shí)現(xiàn)的保障書。

例如：大額、長(zhǎng)期的設(shè)備改造及基建安裝等合同，由于涉及金額大、執(zhí)行時(shí)間長(zhǎng)，外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境對(duì)合同的執(zhí)行往往會(huì)產(chǎn)生巨大影響。遇到鋼材漲價(jià)、銀行利率提高、通貨膨脹、供應(yīng)商生產(chǎn)能力因供不應(yīng)求而緊張等情況，供應(yīng)商就會(huì)以無(wú)利可圖、甚至賠本等原因要求前行終止合同，而我公司在沒有嚴(yán)格的合同違約條款制約對(duì)方的情況下，只能默認(rèn)供應(yīng)商提價(jià)要求，增加生產(chǎn)成本，否則就要面臨影響企業(yè)正常生產(chǎn)的窘境，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來隱患。

此外，經(jīng)辦部門在合同簽訂前要進(jìn)行一系列合同審批程序，這一階段合同受到高度重視。一旦合同簽訂即被束之高閣，成為付款的憑證。這種合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)的情況在履約過程中普遍存在。

二、分析及對(duì)策

（一） 進(jìn)一步增強(qiáng)合同意識(shí)，加強(qiáng)法制宣傳教育

要做好合同訂立工作，人是關(guān)鍵因素[1]。只有當(dāng)思想上真正意識(shí)到合同的重要性，公司全員強(qiáng)調(diào)按合同辦事、按管理辦事，才能使合同管理出成績(jī)、出效益。

公司決策層應(yīng)當(dāng)重視這項(xiàng)工作。把法制教育，特別是《合同法》的教育，作為公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容。定期參加《合同法》知識(shí)講座，在公司中層領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)中增加合同管理內(nèi)容，使公司領(lǐng)導(dǎo)率先建立起合同管理理念，營(yíng)造人人重視合同管理的氛圍，強(qiáng)化全員管理意識(shí)。

著力打造一支業(yè)務(wù)專，素質(zhì)高，能力強(qiáng)的合同管理員隊(duì)伍。合同管理的專業(yè)性、技術(shù)性都較為復(fù)雜，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，也直接影響著合同管理質(zhì)量，因此企業(yè)對(duì)合同管理人員必須從嚴(yán)要求。招聘或選調(diào)一批素質(zhì)高、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、知識(shí)面廣、責(zé)任心強(qiáng)的人員充實(shí)合同管理隊(duì)伍?？梢孕Х乱恍┦┕そㄖ袠I(yè)的合同管理人員職業(yè)資格制度，建立崗位責(zé)任制，在崗位系數(shù)及薪酬方面適當(dāng)傾斜，鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)上崗，完善崗位職責(zé)和績(jī)效考評(píng)機(jī)制，實(shí)行末位淘汰，對(duì)上崗人員組織定期學(xué)習(xí)，結(jié)合公司實(shí)際進(jìn)行正方面的實(shí)例分析，通過專題學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)水平、理論水平。

推行培訓(xùn)制度。邀請(qǐng)專家學(xué)者定期對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行合同管理培訓(xùn)及考核，促進(jìn)全員合同管理素質(zhì)的提高。此外，還要加快推行相應(yīng)的合同示范文本制訂，統(tǒng)一合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，從根本上提高合同管理工作水平。

（二） 科學(xué)設(shè)計(jì)合同管理內(nèi)控流程與銜接環(huán)節(jié)

隨著合同關(guān)系的發(fā)展，經(jīng)辦部門辦理合同業(yè)務(wù)流程應(yīng)經(jīng)過：合同立項(xiàng)、合同簽訂（洽談、送審、訂立）、合同履行、合同付款、合同存檔等五大環(huán)節(jié)[2]（如圖1）。經(jīng)辦部門的業(yè)務(wù)流程相對(duì)應(yīng)著兩道審核監(jiān)督關(guān)卡：一是審核職能部門（企管、財(cái)務(wù)、審計(jì)、辦公室、公司領(lǐng)導(dǎo)）按管理制度規(guī)定，對(duì)合同業(yè)務(wù)可行性、規(guī)范性、合法性進(jìn)行會(huì)審會(huì)簽，對(duì)每道合同環(huán)節(jié)層層把關(guān)的管理過程；二是由紀(jì)檢部門（監(jiān)察部、廉政監(jiān)督小組）對(duì)全過程的業(yè)務(wù)開展和審核流程進(jìn)行廉政監(jiān)督、效能監(jiān)察的再監(jiān)督過程。

圖1 合同管理內(nèi)控示意圖

除部分特殊業(yè)務(wù)（不必簽訂書面合同或所簽訂合同可以不必送審）外，所有對(duì)外簽訂的合同均受采購(gòu)管理、合同管理、付款管理、檔案管理四項(xiàng)管理流程控制。換句話說，項(xiàng)目全程管理流程是由此四項(xiàng)子管理流程構(gòu)成。四項(xiàng)子管理流程必須綜合考慮審批程序，設(shè)置統(tǒng)一的審批權(quán)限，明確各職能部門的審核職責(zé)，責(zé)任到崗，落實(shí)到人。子管理流程之間銜接工作環(huán)節(jié)，如商務(wù)談判、合同交驗(yàn)等工作流程應(yīng)盡快納入流程控制范疇。將前一項(xiàng)流程控制所形成的管理記錄，作為下一項(xiàng)流程控制審核的支撐性材料，材料不全者一律退回，最終存檔時(shí)形成資料齊全、一項(xiàng)目一檔[3]。使合同的簽訂、履行、付款、存檔都處于有效的控制狀態(tài)。

同時(shí)，構(gòu)建由公司經(jīng)理層統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，合同管理部門專職管理和業(yè)務(wù)部門分管負(fù)責(zé)的組織網(wǎng)絡(luò)，是形成良性互動(dòng)管理生態(tài)，強(qiáng)化動(dòng)態(tài)管理的基本要求。企業(yè)管理部、審計(jì)部與財(cái)務(wù)部是合同管理部門承擔(dān)著合同的綜合管理，即對(duì)業(yè)務(wù)開展具有管理職責(zé)，又負(fù)有監(jiān)督業(yè)務(wù)開展的義務(wù)。而監(jiān)察部門（監(jiān)察部、廉政監(jiān)督小組）是流程控制的再監(jiān)督部門，以廉政監(jiān)督、效能監(jiān)察或受理投訴的方式，定期或不定期抽查項(xiàng)目進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程中存在違規(guī)違紀(jì)或不按規(guī)定辦事的行為提出整改或處理意見。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 王斐、賈富民、王昊：《加強(qiáng)企業(yè)合同管理的實(shí)踐與探索》[J]；《石油工業(yè)技術(shù)監(jiān)督》，2004（3）

[2] 姜開勇：論企業(yè)的合同管理[J]；《現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)》，2008（07）

[3] 蔡云：在動(dòng)態(tài)管理中提高建筑工程合同管理水平[J]；《決策探索》，2007（02）

作者簡(jiǎn)介：林彬，1985-09·龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司企業(yè)管理部法務(wù)管理員·中級(jí)經(jīng)濟(jì)師·研究方向：企業(yè)合同管理和企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范