基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

侯榮旭

摘 要：闡釋基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵，指出檔案信息化建設(shè)的必要性，分析基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性，提出企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略，以期為企業(yè)發(fā)展與建設(shè)提供決策依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G278.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2016）06-0151-02

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是從資源利用率和資源共享角度出發(fā)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)及現(xiàn)代通訊等技術(shù)手段，把各類(lèi)分散的企業(yè)信息通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行收集、整理、加工和利用，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺(tái)，依托企業(yè)內(nèi)部往來(lái)環(huán)境，以網(wǎng)絡(luò)共享方式供用戶使用，為用戶快速準(zhǔn)確地獲取相應(yīng)的檔案信息而進(jìn)行的正常信息化建設(shè)。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括兩個(gè)步驟，首先，將企業(yè)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化。即將紙質(zhì)文件、文字資料、圖片素材、工程圖紙等原始檔案資料，運(yùn)用數(shù)碼拍照、掃描處理等信息化技術(shù)手段生成數(shù)字資源，為信息化管理準(zhǔn)備數(shù)字素材。其次，運(yùn)用先進(jìn)的軟件技術(shù)建設(shè)企業(yè)檔案信息管理一體化系統(tǒng)，通過(guò)構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源存儲(chǔ)與共享，依托企業(yè)信息化網(wǎng)絡(luò)，減少人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等資源的耗用，為企業(yè)發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)支持。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程不是某個(gè)具體單一技術(shù)問(wèn)題，而是企業(yè)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)間融會(huì)貫通、全方位的整個(gè)的過(guò)程，是企業(yè)管理的系統(tǒng)工程。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化建設(shè)的科學(xué)性

隨著電子商務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用快速發(fā)展，特別是大量移動(dòng)智能終端在人類(lèi)日常生活中廣泛應(yīng)用，使得信息數(shù)據(jù)如雨后春筍般快速增長(zhǎng)，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，因此如何科學(xué)有效地管理與利用這些數(shù)據(jù)為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是企業(yè)迫切解決的實(shí)際問(wèn)題。目前，數(shù)據(jù)發(fā)掘、對(duì)比分析、云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)趨于穩(wěn)定，云計(jì)算主要體現(xiàn)在商業(yè)模式與服務(wù)模式，大數(shù)據(jù)關(guān)注數(shù)據(jù)處理，具有多樣性、海量、快速的特點(diǎn)，讓企業(yè)在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，開(kāi)創(chuàng)高效、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。一般大數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析等宏觀系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，同時(shí)也擁有系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)管理、安全管理等常規(guī)軟件功能（如下圖所示）。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)生存發(fā)展的必要條件，隨著企業(yè)管理信息化觀念的不斷深入，檔案信息化逐漸成為企業(yè)重要戰(zhàn)略目標(biāo)。目前，我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)雖然取得了一定成績(jī)，但是在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與綜合利用等復(fù)雜能力方面有待進(jìn)一步加強(qiáng)，目前依然處于起步階段，在各個(gè)方面存在著如下幾個(gè)問(wèn)題：（1）受地區(qū)區(qū)域和企業(yè)規(guī)模影響，企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡；（2）落后的檔案管理觀念及傳統(tǒng)的企業(yè)管理體制，影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程；（3）企業(yè)檔案信息化建設(shè)局限于某個(gè)局部，缺乏全局整體規(guī)劃；（4）企業(yè)檔案管理需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，現(xiàn)有的企業(yè)管理人員無(wú)法勝任檔案信息化建設(shè)工作；（5）缺乏統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)安全無(wú)法得到保障。

四、基于大數(shù)據(jù)的檔案信息化建設(shè)策略

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)的合理規(guī)劃發(fā)展，企業(yè)決策分析建立在實(shí)時(shí)海量數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，而不是傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)與直覺(jué)，大數(shù)據(jù)分析成為企業(yè)發(fā)展決策的重要支柱。特別是企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)正在由B2C向C2B和O2O轉(zhuǎn)變，用戶的需求與體驗(yàn)分析是企業(yè)決策發(fā)展的重要依據(jù)。因此，建立基于大數(shù)據(jù)的檔案管理信息化系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的必然，圍繞我國(guó)企業(yè)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，本文認(rèn)為企業(yè)信息化建設(shè)策略應(yīng)該按照以下幾點(diǎn)進(jìn)行：

（一）建立先進(jìn)的硬件、軟件環(huán)境，為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐

檔案信息化建設(shè)第一步就是傳統(tǒng)資料的數(shù)字化，涉及檔案收集、數(shù)字處理、數(shù)字存儲(chǔ)、信息傳遞等復(fù)雜工作，需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及配套的軟件及硬件支撐。在硬件建設(shè)方面，需要如計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、路由器等信息處理設(shè)備。在軟件建設(shè)方面，建設(shè)以企業(yè)檔案管理平臺(tái)及企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。

（二）完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系

大數(shù)據(jù)產(chǎn)生了大量電子文件，因此需要構(gòu)建企業(yè)檔案信息化建設(shè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，建立企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制度。企業(yè)既要結(jié)合自身特點(diǎn)，同時(shí)又要遵循行業(yè)規(guī)范來(lái)制定企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)體系。

（三）信息安全防護(hù)體系是系統(tǒng)健康發(fā)展的基礎(chǔ)

商業(yè)機(jī)密和企業(yè)核心商業(yè)數(shù)據(jù)保護(hù)是檔案電子化必須重點(diǎn)考慮的內(nèi)容，必須從根本上堵住被泄露的漏洞。除了利用信息化手段建設(shè)反病毒、反黑客等抵御手段外，企業(yè)必須加強(qiáng)機(jī)密信息保護(hù)，實(shí)行信息審計(jì)，有限的信息資源共享，必要時(shí)采用隔離等手段，保護(hù)企業(yè)信息安全。機(jī)密數(shù)據(jù)全部采用加密算法進(jìn)行加密傳輸與攜帶，并具有自破壞、自破損等保護(hù)功能，同時(shí)盡可能減少機(jī)密信息的接觸者數(shù)量，確保信息安全。

（四）提高企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍素質(zhì)

高素質(zhì)的企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案信息建設(shè)的重要保障。從原始數(shù)據(jù)到數(shù)字化處理的轉(zhuǎn)化中，需要相應(yīng)的生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售等方面的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。因此，大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作者提出了新的要求，檔案管理人員是懂技術(shù)和管理的復(fù)合型人才，不僅掌握基本的辦公自動(dòng)化及信息化軟件使用，還需要具有生產(chǎn)流程管理、安全保密、復(fù)雜信息處理檔案的能力。

五、結(jié)論

基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)是對(duì)企業(yè)信息資源的深度開(kāi)發(fā)與利用，該項(xiàng)目是企業(yè)運(yùn)行與發(fā)展的復(fù)雜系統(tǒng)工程，企業(yè)需要依據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行整體規(guī)劃，確定科學(xué)合理目標(biāo)，構(gòu)建檔案元素間的相互關(guān)聯(lián)與關(guān)系，應(yīng)用現(xiàn)代化科技管理手段，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，為企業(yè)今后發(fā)展決策提供科學(xué)依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。

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[責(zé)任編輯 王玉妹]