村級檔案規(guī)范化管理工作的思考與建議

王賽春

隨著新農村建設的不斷深入，村級檔案資料在提高村民自治組織管理水平、發(fā)展農村經(jīng)濟、保障公民合法權益、維護農村社會穩(wěn)定、繁榮農村文化等方面具有十分重要的作用。然而，目前我國有相當一部分地區(qū)的村級檔案管理工作還處于初級階段，還未能有效服務于社會主義新農村建設，在一定程度上影響了農村工作的順利開展和農民生產生活水平的提高。因此，改變村級檔案管理工作現(xiàn)狀、快速推進村級檔案規(guī)范化管理進程勢在必行。

一、村級檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題分析

（一）檔案管理工作機制雖已基本形成，但檔案意識還有待提高

根據(jù)國家關于加強農村檔案管理工作的指示精神，各地陸續(xù)開展了村級規(guī)范化建檔工作。各級政府紛紛制發(fā)了指導意見和實施方案，成立了各級農村檔案工作領導小組，基本形成了層層有人負責、級級有人落實的良好工作機制，為村級檔案規(guī)范化管理工作的順利開展奠定了基礎。然而，在經(jīng)濟社會飛速發(fā)展的今天，各級領導主要精力都在搞好招商引資、促進經(jīng)濟發(fā)展、提高人民生活水平上，對于村級檔案管理這一基礎性工作重視程度不夠，村級檔案管理工作面臨邊緣化的危機。同時，多數(shù)村干部和村民對《檔案法》等相關法律法規(guī)知之甚少，沒能把檔案管理工作擺在應有的高度，覺得“檔案不能當錢花，也不能當飯吃”；缺乏主動利用檔案發(fā)展經(jīng)濟、維護自身權益的意識；缺乏及時歸檔意識，導致有價值的檔案資料大量流失，即便僥幸存留下來的，也不能有效地為新農村建設服務。

（二）部分村檔案管理設施建設得到了改善，但仍有相當一部分村不具備安全保管條件

近幾年，隨著農村經(jīng)濟建設和脫貧致富腳步的加快，部分地區(qū)、部分村級辦公場所和管理設施得到了進一步改善，配置檔案櫥柜、電腦等硬件設施，有條件的村專門設置了檔案室，為檔案安全保管提供了保障。但受經(jīng)濟條件的制約，部分地區(qū)、部分村還是一室多用，甚至是一櫥多用，根本不具備檔案安全保管的基本條件。一部分村將歷年工作活動中形成的檔案隨意亂放，有的用報紙包，有的用紙箱、蛇皮袋裝，還有的零亂、分散地保管在歷任村干部家里，沒有進行系統(tǒng)整理，久而久之，造成檔案破損、發(fā)霉的現(xiàn)象很常見，并且隨著村兩委班子成員的頻繁更換，許多有價值的材料也隨之丟失。

（三）部分村實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，但村級檔案規(guī)范化管理整體水平不高

近年來，各地區(qū)積極貫徹落實國家關于加強農村檔案管理工作的意見，創(chuàng)新工作方法，探索工作模式，取得了一定的工作業(yè)績，部分村實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，實現(xiàn)了實體與電腦的雙軌查詢、檢索，管理水平明顯提高。但是，縱觀全國各地，由于經(jīng)濟發(fā)展不平衡，檔案管理工作水平也相差甚遠。特別是，個別村平時不注意形成檔案，造成日后遇事無檔可查，檔案工作近乎一片空白。如：有些村干部在調解民事糾紛時，經(jīng)調解協(xié)商，當事雙方雖已達成協(xié)議，但由于未形成檔案材料，事后有些村民還會將此項問題翻出來要求解決，給鎮(zhèn)、村兩級組織的工作造成了嚴重負擔。個別村缺少相應的管理制度和管理辦法，只注重收集，不注重歸檔。有的地方雖已歸檔，但缺乏科學的檢索工具，沒有貫徹落實上級檔案部門的文件精神，管理制度和管理辦法形同虛設。此外，各部門缺乏協(xié)調，對村級檔案提出了不同的分類方法，沒有形成統(tǒng)一的歸檔標準，造成村級檔案員盲目地服從，做了很多重復性工作，加重了檔案員的工作負擔。

（四）檔案的利用率逐年升高，專業(yè)管理人員嚴重缺乏

隨著國家對“三農”的重視和投入，以及各項民生工程的落實，合同、協(xié)議、土地臺賬、會議記錄、常住人口登記表等檔案資料經(jīng)常成為處理實際問題的關鍵憑證，村級檔案在保障村民合法權益、維護村民團結和社會穩(wěn)定等方面發(fā)揮了重要作用，村級檔案的利用率逐年上升趨勢。然而，專業(yè)管理人員的缺乏，嚴重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。目前，縣級檔案行政管理部門人員大多在10人左右，甚至10人以下，還要同時承擔“局”和“館”兩種職能，工作任務重，經(jīng)費不充足，監(jiān)管不到位，很大程度上影響了村級檔案工作的開展；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作主要由黨政辦分管，近年來，黨政辦人員身兼數(shù)職，且調整頻繁，掌握檔案業(yè)務知識的人幾乎沒有，更談不到對村級檔案管理工作的指導了；在眾多的行政村中，檔案員大多為村文書兼職，而且年齡普遍偏大，檔案知識薄弱，業(yè)務素質低，檔案雖有人管但不懂得如何管，難以適應新時期農村檔案工作的需要，少數(shù)村級檔案員雖是年輕人，但更換頻繁，缺乏必要的檔案業(yè)務知識，檔案管理水平亟待提高。

二、推動新時期村級檔案規(guī)范化管理的對策和建議

（一）強化宣傳，營造氛圍，切實增強全民檔案意識

一是豐富宣傳形式，加大《檔案法》等相關法律法規(guī)的宣傳力度，增強廣大農民，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導、村干部的檔案意識和法制觀念，自覺遵守、踐行《檔案法》，逐步把村級檔案工作引向法制化管理軌道。二是善于抓住載體，在配合和服務中提高工作質量，拓寬服務領域，創(chuàng)新工作思路、方法，在“文明生態(tài)村”、“項目建設重點村”、“基層建設年示范村”、“幸福鄉(xiāng)村”“美麗鄉(xiāng)村”“精準脫貧村”等重點村帶頭開展村級檔案規(guī)范化管理工作，并總結經(jīng)驗做法，制定出科學的工作方案，全面推進新農村檔案管理工作。三是依法監(jiān)督管理，建立村級檔案管理網(wǎng)絡，縣級監(jiān)督鄉(xiāng)鎮(zhèn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)督行政村，維護檔案管理秩序，建議有條件的建立村級檔案室，無條件的實行村檔鄉(xiāng)代管，使檔案工作真正步入法制化、規(guī)范化軌道。

（二）部門配合，協(xié)調聯(lián)動，穩(wěn)步推進檔案管理工作

一是檔案行政管理部門要積極爭取涉農部門及上級領導支持，建立協(xié)調聯(lián)動的長效機制。將村級檔案管理工作納入到建設社會主義新農村工作的統(tǒng)一部署中，切實解決檔案工作所涉及的人員、經(jīng)費、庫房、裝具等問題，從人力、物力、財力上對檔案工作給予支持和保證，使村級檔案管理工作逐年有所進步，逐年有所提高。二是檔案行政管理部門、涉農主管部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦要加強聯(lián)系、密切配合，加強對村級檔案管理工作的檢查督導，一級抓一級，一級促一級，形成齊抓共管、協(xié)調聯(lián)動的局面，促進村級檔案工作有效開展。三是將村級檔案管理納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的年度考核目標，領導要經(jīng)常檢查和調度，落實獎懲，強化村級檔案管理長效機制，使檔案工作真正成為社會主義新農村建設的助推器。

（三）統(tǒng)一標準，完善制度，加強村級檔案規(guī)范化管理

一是建立健全文件材料歸檔、檔案保管、檔案利用等村級檔案管理制度。二是制定符合村級檔案工作實際的業(yè)務建設規(guī)范，各部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作制度、規(guī)范標準必須服從檔案行政管理專業(yè)要求，統(tǒng)一檔案分類、保管期限、收集范圍、安全設施、檔案裝具、檢索工具、利用登記等業(yè)務標準。三是明確村級檔案管理人員的崗位職責，確保歸檔及時、整理規(guī)范、保管安全，有效利用，為強化村級檔案管理提供有力保障。

（四）注重實效，服務“三農”，開發(fā)利用村級檔案資源

一是建立農民需求檔案，確保新農村建設進程中形成的新民居、新農合、低保、農保、土地確權登記等熱點、難點和焦點問題的檔案及時收集，齊全歸檔。二是努力將村級檔案室建成農民致富的信息中心和農民愛國主義教育的基地，將“死檔案”變成“活思想”。三是編制檢索工具，使廣大干部和村民方便了解室藏，準確及時地提供利用，拓寬村民致富的思路和途徑。四是鼓勵有條件的行政村開發(fā)現(xiàn)有室藏檔案，編寫《村史》、《大事記》、《基礎數(shù)字匯編》等編研材料，豐富村史文化，留給后人查考利用。五是對經(jīng)濟條件好的村提出現(xiàn)代化管理和利用的要求，鼓勵提出超前的做法，使檔案管理有效地為新農村建設服務。

（五）加強培訓，提升能力，建設高素質檔案干部隊伍

一是按照“以干代訓，以訓代促，邊干邊學”的工作思路，針對村級檔案管理人員中兼職多、文化素質低、業(yè)務知識弱等情況，利用農閑時節(jié)，采用“以會代訓、集中培訓、分散培訓、實地指導、電話指導”等多種途徑進行檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務知識培訓，切實提高其實際操作技能和管理能力，進一步提高村級檔案管理工作的整體水平。二是各級檔案部門、涉農主管部門要深入基層，積極主動做好業(yè)務指導和技術培訓，有計劃地、有針對地組織外出參觀學習，逐步建立一支年齡結構合理、文化素質較高的相對穩(wěn)定的農村檔案隊伍，是檔案工作獲得長足發(fā)展的重要保證。三是村級檔案工作要結合實際，因地制宜，注重實效，采取靈活多樣的方式開展工作。

總之，村級檔案規(guī)范化管理工作任重而道遠，具有長期性、復雜性和緊迫性。檔案管理部門要不斷探索新思路、新途徑，建立長效機制，確保檔案工作沿著規(guī)范化、制度化、科學化的軌道健康前行。

（作者單位：秦皇島市青龍滿族自治縣檔案館）