企業(yè)檔案的信息化管理

毛秀娟

【摘 要】隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案的信息化管理成了檔案管理在網絡時代的必由之路，也是提高企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要保證。近幾年來，青島卷煙廠結合企業(yè)檔案管理的實際情況，分階段、分步驟對檔案實施了全文信息化管理，取得了理想的效果。本文結合實踐，客觀地分析了企業(yè)檔案信息化管理的必然性、意義及存在的問題等，給企業(yè)檔案工作者以借鑒。

【關鍵詞】企業(yè)檔案 信息化 管理

隨著信息技術的高速發(fā)展和企業(yè)各項工作的不斷完善，企業(yè)形成的檔案已有傳統(tǒng)的紙質形式發(fā)展為以紙質為主的多種載體，這給檔案工作帶來了諸多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應社會和企業(yè)發(fā)展的要求，信息化成了檔案管理的必由之路。近幾年來，青島卷煙廠結合企業(yè)管理和形成檔案的實際情況，分階段、分步驟對企業(yè)榮譽檔案、會議紀要檔案、商標檔案等實施了全文信息化管理，取得了理想的實用效果。

實現(xiàn)檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數(shù)字化。所謂檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。

1企業(yè)檔案信息化管理的必然性

企業(yè)檔案的信息化管理是信息時代企業(yè)發(fā)展的必然要求。信息化建設是知識經濟時代的主線，企業(yè)管理的信息化是企業(yè)生存與發(fā)展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著企業(yè)OA辦公軟件的應用及各種電子設備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發(fā)等工作全在網上辦理，形成檔案的形式已發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應時代和企業(yè)發(fā)展的需要，必須運用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網絡時代的發(fā)展的必然趨勢，其終極目標是建立數(shù)字化檔案室。

企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)加強市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術的發(fā)展，網絡信息的應用面越來越寬廣，企業(yè)管理面臨著網絡化、信息化的變革，企業(yè)的競爭力和企業(yè)的信息化程度有著很大的關系，企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業(yè)的市場競爭力。

2檔案信息化管理的意義

提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去庫房相應位置調閱相關檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統(tǒng)中通過查閱關鍵字后查看檔案全文信息。據(jù)統(tǒng)計，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節(jié)約40%，檔案利用率將比傳統(tǒng)檔案管理的利用率提高5～10倍。

保護原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復印、翻閱對原始檔案紙張造成的腐蝕和損壞，有效保護了企業(yè)的檔案資產。

提高檔案信息利用的時效性和服務效率。信息化后檔案資源在一定權限內可實現(xiàn)共享，并能遠程服務，時效性強，從而能為企業(yè)生產發(fā)展提供高效優(yōu)質的檔案服務，企業(yè)整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業(yè)中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉而成為企業(yè)的信息中心。

3檔案信息化管理面臨的問題

由于檔案的全文數(shù)字化工作在近幾年剛剛起步，企業(yè)針對這種數(shù)字化檔案的管理制度還不夠完善，落實不到位。首先，檔案管理部門應從企業(yè)形成檔案的實際出發(fā)，依據(jù)國家檔案局出臺的部分標準規(guī)范，完善企業(yè)電子檔案的管理，制訂《企業(yè)電子檔案管理規(guī)定》，確保企業(yè)檔案的規(guī)范化管理。其次，要不斷加強相關工作人員的保密意識，嚴格控制信息化檔案的使用范圍，另外還可以采用數(shù)據(jù)加密、安全認證和信息隱藏等技術，確保企業(yè)相關檔案信息的安全。

總之，檔案信息化管理是當前對檔案管理工作的跟本要求，信息化管理不但是一種新型的檔案管理模式，也是檔案管理工作中一項長期而艱巨的任務。這就要求我們檔案工作者要逐漸改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷解放思想、與時俱進，努力做好企業(yè)檔案的信息化管理，讓檔案信息化的便利惠及企業(yè)的每一項工作，充分發(fā)揮檔案工作的價值。

參考文獻：

[1] 主編 李現(xiàn)紅，張巍.《檔案管理》.山東文化音像出版社.

[2] 林曉芬.《關于企業(yè)檔案信息化建設的認識》.《辦公室業(yè)務》，2012.