淺論信息化視角下如何提升醫(yī)院檔案管理績效

康云鳳

摘要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展與進(jìn)步，檔案信息化管理成為了檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量的必然選擇。在醫(yī)院檔案管理中，信息化管理也得到了大力推廣，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用。并且電子文件以其傳遞速度快、辦公速度快的優(yōu)勢(shì)逐漸代替了紙質(zhì)文件。文章在分析醫(yī)院檔案信息化管理必要性的基礎(chǔ)上，總結(jié)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，從而提出有效的管理措施，提升醫(yī)院檔案管理績效。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 信息化績效

中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）07-267-02

隨著醫(yī)療體制改革的逐步深入，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，促使醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)經(jīng)營管理體制與運(yùn)行機(jī)制不斷完善，強(qiáng)化醫(yī)療衛(wèi)生部門內(nèi)部各項(xiàng)管理。在醫(yī)院經(jīng)營管理工作中，檔案作為直接記載醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)、反映醫(yī)院各級(jí)管理職能全程的綜合資料，是醫(yī)院經(jīng)營管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。怎樣強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的信息化，提高檔案管理水平，已經(jīng)成為了醫(yī)院經(jīng)營管理工作的重中之重，醫(yī)院的經(jīng)營管理者必須予以高度重視。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的必要性

為了滿足醫(yī)院經(jīng)營管理規(guī)模的飛躍發(fā)展和滿足日益增長的為病患者提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)的要求，將醫(yī)院辦公自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)作為了提升檔案工作質(zhì)量與效率的重要方法，檔案技術(shù)也逐漸由傳統(tǒng)手工操作過渡為計(jì)算機(jī)輔助與計(jì)算機(jī)管理，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案工作的無紙化與電子化。

隨著檔案軟件的不斷開發(fā)與運(yùn)用，計(jì)算機(jī)運(yùn)用的廣度與深度越來越大、越來越深。醫(yī)院在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的工作中，因?yàn)閮?chǔ)存介質(zhì)與數(shù)據(jù)處理方式的改變。使得數(shù)據(jù)處理逐漸轉(zhuǎn)向無紙化，進(jìn)而導(dǎo)致傳統(tǒng)原始媒介的檔案資料等無法在計(jì)算機(jī)環(huán)境下得以完整保存，以此產(chǎn)生了電子檔案。只有對(duì)醫(yī)院獲取的原始檔案資料進(jìn)行保存，才可以有效保留檔案資料的線索，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案內(nèi)容的完整、全面、有效。針對(duì)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理而言，其容量有限，加之載體限制，導(dǎo)致其不能涵蓋所有原始數(shù)據(jù)，進(jìn)而不能對(duì)醫(yī)院檔案管理全程予以顯示，導(dǎo)致檔案工作效率不高，從而為計(jì)算機(jī)檔案管理提供了應(yīng)用平臺(tái)。

除此之外，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息化的快速發(fā)展，醫(yī)院管理決策也日益科學(xué)化、信息化，醫(yī)院檔案作為信息資源的作用也越來越突出。如何提高醫(yī)院檔案管理的信息化、規(guī)范化，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用。成為了醫(yī)院檔案管理工作人員急需解決的重要問題。所以，只有不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化，才可以擺脫傳統(tǒng)制約。為醫(yī)院的健康發(fā)展與日益增長的病患者高質(zhì)量的醫(yī)療需求服務(wù)，全面提高醫(yī)院檔案效能。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案開發(fā)與利用不足

檔案是記錄與保存生產(chǎn)活動(dòng)成果、科學(xué)技術(shù)知識(shí)的科技文件，同時(shí)也是轉(zhuǎn)化科技成果與促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)造的重要資源，其經(jīng)濟(jì)效益與再利用價(jià)值非常高。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院整個(gè)經(jīng)營管理非常重要的組成部分，是醫(yī)院管理層真實(shí)、全面了解醫(yī)院經(jīng)營管理活動(dòng)的重要途徑?，F(xiàn)階段。醫(yī)院檔案管理人員只是對(duì)檔案存放與保管工作予以重視，而檔案開發(fā)與利用明顯不足，一些珍貴檔案資料經(jīng)常是處于閑置狀態(tài)，沒有予以廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致檔案作用未能得以有效發(fā)揮。

（二）醫(yī)院檔案專業(yè)管理人員相對(duì)缺乏

在醫(yī)院檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就要具備一支檔案管理知識(shí)豐富、信息化水平高、檔案業(yè)務(wù)熟練的檔案人才隊(duì)伍，同時(shí)具有較強(qiáng)的行業(yè)紀(jì)律和較高的職業(yè)素養(yǎng)?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作均是由其他崗位工作人員兼職負(fù)責(zé)，檔案專業(yè)管理人員相對(duì)缺乏。因?yàn)闄n案管理人員少，工作量大，不能及時(shí)學(xué)習(xí)、更新檔案管理知識(shí)，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作信息化的全面落實(shí)。

（三）信息化管理不到位

隨著數(shù)據(jù)管理及信息挖掘等技術(shù)的不斷出現(xiàn)，檔案信息化、電子化管理為檔案現(xiàn)代化管理提供了先決條件，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體保管、利用向檔案信息數(shù)字化儲(chǔ)存、利用的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理信息化、電子化重視程度較低，管理軟件不足，導(dǎo)致檔案信息化管理不到位，使得醫(yī)院檔案管理依然以傳統(tǒng)管理模式為主，極大的限制了醫(yī)院檔案的進(jìn)一步的開發(fā)與利用。

三、信息化視角下提升醫(yī)院檔案管理績效的措施

（一）注重信息化建設(shè)，加大醫(yī)院檔案開發(fā)與利用

醫(yī)院檔案作為一種重要財(cái)富，只有進(jìn)行充分開發(fā)與利用，才可以發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。在醫(yī)院檔案管理工作中，一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，加大先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等辦公設(shè)備的應(yīng)用。增加檔案管理軟件的投入。以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，提高檔案工作的效率。在儲(chǔ)存與管理檔案的時(shí)候，必須進(jìn)行合理的分類，保證醫(yī)院檔案資料得以長期保存，并且為以后查閱提供便利，以此提高醫(yī)院檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。此外，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的宣傳介紹，讓醫(yī)院管理層、各科室、職能部門及普通工作人員等充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案的重要性，以此充分發(fā)揮其作用，為醫(yī)院相關(guān)工作提供可靠支持，促使醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的效能。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)與提高

醫(yī)院檔案管理質(zhì)量主要取決于檔案管理人員的綜合素質(zhì)及職業(yè)技能，為此，醫(yī)院管理層一定要保證檔案管理人員具有較高的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能。隨著信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，在醫(yī)院檔案管理工作中，對(duì)檔案管理人員的要求越來越高，不僅要具有扎實(shí)的理論知識(shí)，還要具有較高的技術(shù)水平，這樣才可以保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。首先，重視檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，轉(zhuǎn)變工作思想，優(yōu)化工作流程，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)，從而拓展知識(shí)面，借助實(shí)踐活動(dòng)提高工作能力。其次，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理、信息化管理等方面的專業(yè)知識(shí)，了解當(dāng)今檔案管理的前沿信息，提高自身的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，聘請(qǐng)專家來醫(yī)院開設(shè)講座，在醫(yī)院檔案管理工作中融入一些先進(jìn)的管理理念，制定管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，從而保證檔案工作順利完成。最后，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作和管理軟件的學(xué)習(xí)，使其能夠熟練管理操作和相關(guān)管理軟件的運(yùn)用，為檔案信息化管理工作的全面落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加大醫(yī)院檔案信息化管理的落實(shí)力度

首先，在醫(yī)院檔案信息化管理初期，可以采用紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理模式.在檔案管理逐漸成熟的情況下，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化管理，從而實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理的信息化。其次，在醫(yī)院檔案管理工作中，一定要重視管理軟件的開發(fā)與利用，針對(duì)檔案信息檢索系統(tǒng)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，以此逐漸實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化，提高管理水平。在醫(yī)院檔案信息化管理中，工作人員需要構(gòu)建集儲(chǔ)存、編目、檢索、加密、自動(dòng)管理、自動(dòng)標(biāo)引等功能于一體的電子管理系統(tǒng)，從而能夠在計(jì)算機(jī)上查詢相關(guān)信息，以此豐富醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為醫(yī)院經(jīng)營管理的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化提供服務(wù)，為醫(yī)院的健康持續(xù)發(fā)展提供可靠的支持。

結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理工作中，信息化管理作為提高工作效率的重要方法.是檔案工作信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。事實(shí)上，醫(yī)院檔案管理工作中還存在著很多不足，如檔案開發(fā)與利用不足、從業(yè)人員專業(yè)性不強(qiáng)、信息化管理不到位等，需要從業(yè)人員提高信息化管理水平，提出有效的管理措施，以此提高醫(yī)院檔案管理信息化水平，提高醫(yī)院檔案利用效率，使醫(yī)院檔案管理工作不斷向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、信息化目標(biāo)邁進(jìn)，為醫(yī)院經(jīng)營管理的全面升級(jí)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。