工程建設(shè)文檔全過程控制策略與方法

趙宏剛

從工程開始至竣工結(jié)束，項(xiàng)目文檔的全過程控制非常重要，是能否按時移交文檔的保障。嚴(yán)格控制環(huán)節(jié)，確?？⒐の臋n的同步歸檔與移交。

一、前端控制

工程前期超前實(shí)施、做好事前控制，即工程開工前，先建好檔案機(jī)構(gòu)，制定各項(xiàng)規(guī)章制度，做到檔案工作提前介入；對檔案管理做到事前主動控制，通過提前策劃，編制管理辦法、加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等辦法。

1.明確項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)。查合同中對于工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)、移交套數(shù)、移交時間以及有無特殊要求。對合同中資料管理方面的疑問要及早與業(yè)主溝通，理解合同中的具體要求。確定最后移交竣工資料的樣式。

2.編制項(xiàng)目文檔管理辦法。結(jié)合總包合同、業(yè)主意見及我院的要求進(jìn)行編制。必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度。以規(guī)范工程竣工文件的傳遞流程、裝訂要求、驗(yàn)收程序和移交計劃等要求。在收集和編制竣工文件時做到有章可循，標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。此辦法將作為整個項(xiàng)目的資料管理標(biāo)準(zhǔn)。保證工程開工后資料管理的統(tǒng)一性。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。由于電建項(xiàng)目的參建單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣而量大，各參建單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。組織各參建單位及總承包項(xiàng)目部的技術(shù)人員、資料管理人員檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，落實(shí)本工程竣工資料管理辦法及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做到思想一致。

4.加大檔案的宣傳力度。增強(qiáng)員工檔案意識。利用多種形式加強(qiáng)對工程竣工資料管理重要性的宣傳，提高相關(guān)人員檔案管理上的重視。比如組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)、定期資料檢查。

二、過程控制

工程施工過程中，對資料形成的質(zhì)量、形成的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤控制。堅持檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，對工程過程形成的資料嚴(yán)格把關(guān)，控制的關(guān)鍵是資料本身的質(zhì)量和資料與實(shí)體進(jìn)度的同步進(jìn)行。

1.定期組織檢查。檢查工程進(jìn)度與資料積累是否同步，工程驗(yàn)收、評價與資料歸檔是否同步。是否按文件組成形式歸檔，文件材料的質(zhì)量是否達(dá)到檔案管理要求的標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)檢查施工記錄（澆筑記錄、養(yǎng)護(hù)記錄等）總承包無存檔的資料。

2.控制原材料原件的歸檔。施工單位上報的原材料報驗(yàn)，在監(jiān)理審查合格后，在返還施工單位時，總包留存原件。避免施工單位移交竣工資料時原件丟失或不交。對于施工單位的施工原始記錄等也要督促按時、按實(shí)體進(jìn)度報送總承包資料室歸檔。確保總包存有完整的工程施工資料。

3.資料保證金控制。將工程資料納入月度驗(yàn)工計價的范疇，約定5%的進(jìn)度款作為資料考核。施工單位資料保證金應(yīng)結(jié)合工程資料形成和報驗(yàn)情況給付。根據(jù)項(xiàng)目竣工資料管理辦法，嚴(yán)格控制獎罰制度。提高施工單位對竣工資料管理工作的重視。有時間對現(xiàn)場進(jìn)行了解，做到現(xiàn)場與資料相結(jié)合。了解資料產(chǎn)生到閉合的過程，資料流程、產(chǎn)生時間都要了解。資料要與工程月度進(jìn)度計劃相結(jié)合。本月應(yīng)該產(chǎn)生多少，沒完成多少，如何識別，這就必須要求我們對專業(yè)方面要進(jìn)一步了解，參照月度進(jìn)度計劃控制資料保證金的發(fā)放。

4.項(xiàng)目文件編號。編號也是基本工作中的一個控制點(diǎn) 。工程資料編號具有標(biāo)識作用，所有的工程資料，都可以通過編號的唯一性進(jìn)行跟蹤，提高查找效率，強(qiáng)化資料管理完整性。各參建單位包括總承包管理人員務(wù)必在每個文件資料上按要求填寫編號，保證準(zhǔn)確無誤。

5.工程施工進(jìn)度計劃與資料管理相結(jié)合。工程部編制施工進(jìn)度計劃的同時，編制文件材料形成計劃。檢查工程實(shí)體進(jìn)度的同時檢查文件材料形成的情況。檢查工程過程質(zhì)量的同時檢查文件材料形成質(zhì)量；不允許資料后補(bǔ)跟不上計劃。對缺少的資料進(jìn)行原因分析，采取必要的措施予以糾正，如扣發(fā)當(dāng)月資料保證金等。及時對缺少的資料跟蹤，保證工程資料形成過程的受控狀態(tài)。以分部工程為控制點(diǎn)，加強(qiáng)過程控制力度。要求各分包商把每個分部工程施工完成后，分包商須在規(guī)定時間內(nèi)整理完成該分部工程所含的竣工文件（分部工程施工記錄及驗(yàn)評資料、原材料）。

三、 竣工控制

每個單位工程施工完成后，分包方須在規(guī)定時間內(nèi)整理完成該單位工程的竣工資料，并按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)組卷后移交總承包方組織審查。審查通過并整改完畢后，由分包商換取總承包方另兩套分部工程資料進(jìn)行組卷，并在規(guī)定時間內(nèi)移交總包方。

設(shè)備文件歸檔時，文件盒上注明越細(xì)越好，一般注明合同號，可以再分專業(yè)。資料清單單獨(dú)集中一份便于查詢。設(shè)備合格證原件一定要放好，重要的合格證和特種設(shè)備需要在當(dāng)?shù)刈缘馁|(zhì)量證明材料單獨(dú)存放（如三大主機(jī)、壓力容器、電動葫蘆、衡吊、電梯等）。

四、建議

不斷自我提升業(yè)務(wù)，對施工現(xiàn)場加強(qiáng)學(xué)習(xí)。對于資料形成過程，如何形成要有大概的了解，做到工程與資料管理相結(jié)合，才能更好的做好檔案管理。

全員參與檔案質(zhì)量管理，全員控制項(xiàng)目文檔的質(zhì)量，專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)技術(shù)審查，檔案人員負(fù)責(zé)檔案審查。

（作者單位：山東電力工程咨詢院有限公司）