地震檔案數(shù)字化工作思考

摘 要：通過從事地震監(jiān)測預報、震災預防、地震應急和救援的科研、儀器的研制，以及在基本建設活動中產(chǎn)生的具有一定保存價值的圖文圖表、文字數(shù)據(jù)、計算材料、光盤、照片、錄像等等資料統(tǒng)稱為地震檔案。筆者在黔江區(qū)地震監(jiān)測站從事檔案管理工作的過程中，充分認識到開發(fā)利用地震檔案信息對于防震減災事業(yè)的重要性。

關鍵詞：地震檔案；數(shù)字化工作；檔案管理

由于計算機和網(wǎng)絡時代的到來，檔案資源在不同范圍內共享成為發(fā)展趨勢。檔案數(shù)字化將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過智能的信息處理手段，掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將他們存貯于各種介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。依托互聯(lián)網(wǎng)技術，建立計算機網(wǎng)絡平臺，逐步建立起全省乃至全國性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，不因時間和空間的限制，方便給人們更多地從網(wǎng)絡中提供查詢、搜索。數(shù)字化的檔案具有資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡化、智能化、用戶使用方便化等優(yōu)點。檔案數(shù)字化是大勢所趨，具有便于修改、便于復制的特性，同時數(shù)字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。一方面，檔案信息數(shù)字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網(wǎng)上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。

1 地震監(jiān)測站檔案數(shù)字化的發(fā)展情況

通過從事地震監(jiān)測預報、震災預防、地震應急和救援的科研、儀器的研制，以及在基本建設活動中產(chǎn)生的具有一定保存價值的圖文圖表、文字數(shù)據(jù)、計算材料、光盤、照片、錄像等等資料統(tǒng)稱為地震檔案。在從事地震科技檔案管理的工作中，科技檔案管理與利用對于防震減災事業(yè)有著不可忽視的重要性。為了使地震檔案信息更好地服務于防震減災事業(yè)，更好地服務于經(jīng)濟的發(fā)展，我市根據(jù)中國地震局的統(tǒng)一部署，嚴格按照國家檔案局和地震局的管理標準，在優(yōu)化管理上下足工夫，建立了重慶市黔江區(qū)地震檔案數(shù)據(jù)庫。通過成熟的計算機管理系統(tǒng)，改善了地震檔案的管理和服務模式，提高了服務的質量和工作效率。但同時，通過一系列的工作實踐，總結出我站在工作中的一些不足之處，數(shù)字化的工作經(jīng)驗不夠，建設不能一步到位，同時，也受到經(jīng)費、技術設施以及人才等因素的限制。

1檔案工作數(shù)字化受到經(jīng)費制約，現(xiàn)代化設備投入不足，檔案信息對于計算機及軟件系統(tǒng)的更新要求較高，制約著數(shù)字化工作的發(fā)展。檔案數(shù)字化前期鑒定工作量大，并且工作要求較高，費時耗力，導致許多工作人員不愿接手。并且，檔案數(shù)字化工作需要的工作人員素質相對偏高，而我站工作人員素質有限，這些都制約著檔案數(shù)字化工作的進一步發(fā)展。

2檔案部門工作機制不健全，檔案管理人員的安全危機意識不強，沒有引起足夠重視。安全工作不扎實，流于形式，少數(shù)領導和工作人員的安全意識不強，業(yè)務素質不高，工作流程不夠規(guī)范，工作效率低，隨意性大，使得檔案數(shù)字化工作落實不到實處，以致災難發(fā)生時，檔案損失慘重。檔案安全制度和規(guī)范是檔案數(shù)字化工作順利開展的保證。

3通過把紙質檔案信息轉化為電子檔案，雖然解決了傳統(tǒng)檔案容易損壞或者遺失等諸多問題，但同時又帶來新的管理問題。電子檔案的真實、可靠、完整和可利用性受到考驗，計算機病毒危害及黑客的攻擊，都會對數(shù)據(jù)庫和服務器造成致命的破壞。

2 對地震檔案數(shù)字化工作的思考

為了更好地開發(fā)利用地震檔案信息資源，使地震科技檔案在為防震減災事業(yè)服務的同時，做到面向社會、面向科技、面向經(jīng)濟、面向市場，更好地為經(jīng)濟的發(fā)展。我們一直在努力探索檔案管理及資源開發(fā)利用的新思路、新理念，力爭使“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、超越時空化”早日實現(xiàn)，為防震減災事業(yè)提供更加有力的知識支撐。

2.1 健全標準化體系

標準和規(guī)范化的數(shù)據(jù)是實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享的前提和基本保障。因此，要根據(jù)國家地震局制訂的地震科技檔案業(yè)務規(guī)范、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和要求，并遵照國際、國內行業(yè)標準及網(wǎng)絡數(shù)字化過程中各部門共同遵守的各項標準，建立健全標準化體系，從而保證在進行地震檔案數(shù)字資源建設中，嚴格遵循標準，避免出現(xiàn)不按規(guī)范和標準建立非標準數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)象和造成人力、物力、財力的浪費。

2.2 改變傳統(tǒng)管理方式

建立起規(guī)范化、標準化、特色的資源專題數(shù)據(jù)庫，利用這些特色資源，建好特色資源專題數(shù)據(jù)庫，對檔案資源進行深層次的開發(fā)，使檔案靜態(tài)資源得到深入的利用。

2.3 加強網(wǎng)絡檔案信息資源開發(fā)

檔案數(shù)字化需要高質量并且豐富的信息資源。因此，要充分利用網(wǎng)絡資源，最大限度地開發(fā)，不能局限于只提供自有資源。檔案管理員要打破傳統(tǒng)，根據(jù)本部門的實際工作情況，充分利用網(wǎng)絡優(yōu)勢，通過網(wǎng)絡加強檔案信息資源的收集，取他人之長補己之短。

2.4 建立高效的網(wǎng)絡檔案信息檢索系統(tǒng)

檔案資源數(shù)字化的最終是要實現(xiàn)高效快捷的信息檢索。因此，高效的檢索系統(tǒng)，才能真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化的目的。而解決好各方面技術的銜接，才能實現(xiàn)信息檢索的高效化，服務質量才能真正得到大幅度提高。

2.5 檔案資源共享中的安全保密和知識產(chǎn)權保護

地震檔案的管理有嚴格的保密制度，因此，在數(shù)字化工作的過程中，更應該處理好資源共享與保密性的關系，使檔案數(shù)字化信息得到規(guī)范合理的利用。在涉及到知識產(chǎn)權問題上，需要在維護知識產(chǎn)權的前提下，開發(fā)利用數(shù)字化信息，建立合理的網(wǎng)上收費制度，以支付作者的版權費用，并要通過手段有效防止盜版與非法復制。

2.6 加強檔案人員的素質培訓

檔案工作要求工作人員掌握檔案學理論，還要熟悉與掌握同檔案工作相關的理論和文化知識，如信息學、圖書情報學、社會學、計算機管理及現(xiàn)代化設備的操作技術等等。

因此檔案管理人員應當注重自身學習，更新觀念，練就過硬的業(yè)務技能，增強檔案人員的事業(yè)心、責任感，提高檔案安全防范意識，適應檔案工作的需要。

3 結語

總之，在新的時代，我們要堅持以科學發(fā)展觀為指導，以改革和創(chuàng)新的精神，勇于面對新的挑戰(zhàn)。，不斷改進地震檔案管理工作，推進地震檔案數(shù)字化建設，為防震減災事業(yè)、為重慶的經(jīng)濟建設提供豐富的信息資源和最優(yōu)質的服務，為建設創(chuàng)新型國家做出應有的貢獻。

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作者簡介

熊燕妮（1964-）女，漢族，重慶市石柱土家族自治縣人，大專，檔案管員，從事檔案管理工作。