新形勢下水電站檔案管理發(fā)展探析

段燕芳

摘 要：本文對水電站檔案管理發(fā)展進(jìn)行探究分析，闡述了水電站檔案管理的重要性和發(fā)展趨勢，并提出相關(guān)優(yōu)化水電站檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：檔案；措施；管理

由于大中型水電站工程具有技術(shù)難度高、工程規(guī)模大、工程施工單位多、專業(yè)復(fù)雜、人員流動(dòng)大、時(shí)間跨度長等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了大中型水電站檔案工作的重要性、復(fù)雜性和艱巨性，如何做好大中型水電站檔案工作是企業(yè)面臨的一大難題，也是企業(yè)檔案工作者面對的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

1 檔案管理的重要性及現(xiàn)階段水電站檔案管理存在的不足

1.1 水電站工程項(xiàng)目檔案管理的重要性

水電站工程項(xiàng)目檔案是指在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、竣工等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料、技術(shù)圖紙、聲像等檔案資料，其涉及面廣，涵蓋了工程設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工、監(jiān)理各參建單位提交的檔案資料；內(nèi)容繁雜，包含了從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備安裝調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等全過程中形成的歷史資料；形式多樣，具有紙質(zhì)、磁介、光介等載體的檔案資料。這些珍貴的檔案資料是企業(yè)在電力生產(chǎn)和經(jīng)營管理活動(dòng)中必不可少的信息資源，具有非常重要的經(jīng)營管理和科學(xué)研究價(jià)值，對今后的安全生產(chǎn)、運(yùn)行管理、法律糾紛、專項(xiàng)審計(jì)等工作具有極其重要的參考利用價(jià)值。因此，做好水電站工程項(xiàng)目檔案管理工作尤為重要。

1.2 現(xiàn)階段水電站檔案管理存在的不足

建設(shè)單位在工程建設(shè)期間往往重視工程建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量安全和電力生產(chǎn)，對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致自上而下、由內(nèi)而外檔案管理意識(shí)差，對各參建單位和公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部室缺乏應(yīng)有的監(jiān)督檢查力度，沒有制定相應(yīng)的檔案管理制度和措施，或者有制度和措施但并未將其宣傳、落實(shí)到位，造成兩頭脫節(jié)，許多珍貴的工程項(xiàng)目原始資料收集不齊全、整編不規(guī)范、歸檔不及時(shí)、竣工圖審查不到位，給企業(yè)經(jīng)營管理和發(fā)展帶來不可估量的損失。另外，有些監(jiān)理單位沒有對施工檔案資料的監(jiān)督管理職責(zé)履行到位，出現(xiàn)審批手續(xù)不全、簽證不真實(shí)、竣工圖修改不進(jìn)行審核簽字等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響施工檔案資料的收集、整編質(zhì)量。

2 新形勢下水電站檔案管理的發(fā)展方向

2.1 雙軌制管理是檔案管理發(fā)展的必然

電子檔案在信息傳輸、處理及開發(fā)利用等方面的高效便捷，以及各種媒體集成所帶來的直觀全面的特點(diǎn)，都是紙質(zhì)檔案所不能比的。因此，檔案管理中引入電子檔案管理技術(shù)是順應(yīng)形勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，信息資源合理整合，實(shí)現(xiàn)高效工作的必然要求。然而，紙質(zhì)文件以其強(qiáng)有力的生命力，作為檔案信息主要存儲(chǔ)介質(zhì)，至今仍然行使著歷史使命，并得到檔案工作者的廣泛認(rèn)同。電子檔案在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)不能完全取代紙質(zhì)檔案，二者以其各自的特點(diǎn)和功用在不同的領(lǐng)域內(nèi)各有側(cè)重。并且，二者將在這段時(shí)間內(nèi)相互學(xué)習(xí)、互相借鑒、互補(bǔ)長短，在相互的影響和作用中被改造與被同化，進(jìn)而調(diào)整定位，逐漸融合為一套綜合管理方法和管理系統(tǒng)。因此，檔案管理未來必將是紙質(zhì)文件與電子檔案共同管理的雙軌制管理。

2.2 雙軌制管理是差別管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案在分類和歸檔上是完全不同的方式和模式，因此，檔案雙軌制管理必將在認(rèn)識(shí)二者之間的區(qū)別和差異上進(jìn)行有針對性的差別管理。二者對信息的保護(hù)不同，對紙質(zhì)檔案的保護(hù)主要是對紙張的保護(hù)，而電子檔案因?yàn)槠淇梢噪S時(shí)復(fù)制與修改，形成了與載體的可分離性。因此，對電子檔案的保護(hù)主要是對信息的保護(hù)，保護(hù)信息防止被隨意修改和盜用，甚至毀滅，同時(shí)還要防范電子文檔特有的威脅—計(jì)算機(jī)病毒大的侵害。電子信息的保護(hù)通常采用數(shù)據(jù)加密的方式，而加密技術(shù)也在不斷更新與變化。二者管理方法上的不同，電子檔案可以在文件辦理結(jié)束后隨時(shí)歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率；另一方面，也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

3 如何更好地進(jìn)行水電站檔案管理

3.1 發(fā)揮建設(shè)單位對檔案工作的監(jiān)督檢查職能

建設(shè)單位是工程項(xiàng)目檔案管理工作的責(zé)任主體，不但要對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，同時(shí)也要對內(nèi)部業(yè)務(wù)部室的檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，強(qiáng)化每一個(gè)環(huán)節(jié)，形成一個(gè)完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建設(shè)單位可從以下幾方面加強(qiáng)檔案管理工作：一是對檔案工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都制定有相應(yīng)的管理制度和措施，并宣傳、貫徹落實(shí)到位；二是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，要求各參建單位和內(nèi)部業(yè)務(wù)部室將檔案工作納入議事日程和年度工作計(jì)劃，讓各層次人員充分認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案的重要性和迫切性，做好日常的資料收集工作；三是加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，對各參建單位和業(yè)務(wù)部室各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案資料的收集、整編工作進(jìn)行專業(yè)輔導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并督促整改，確保工程項(xiàng)目檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范。

3.2 規(guī)范工程項(xiàng)目資料歸檔程序

規(guī)范工程項(xiàng)目資料歸檔程序，履行參建單位合同范圍內(nèi)的檔案管理職能建設(shè)單位在與工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備制造單位簽訂合同時(shí)，在合同條款中就明確檔案資料的歸檔范圍、案卷整編質(zhì)量要求、移交時(shí)間、份數(shù)、違約責(zé)任等，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行超前控制，保證工程文件材料收集、整編、組卷工作的正常進(jìn)行。同時(shí)，在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格依據(jù)合同條款對檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，若資料未提交或者不滿足規(guī)范化管理要求，檔案人員有權(quán)拒絕在“檔案移交清單”上簽字，財(cái)務(wù)部門不予辦理質(zhì)保金結(jié)算，這樣，規(guī)范了檔案歸檔程序，堅(jiān)持檔案“三同步”管理。

4 結(jié)束語

在當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，對檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，不僅可以使得檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力得到有效的提高，還使得檔案管理工作的效率得到了相應(yīng)的增強(qiáng)，因此在當(dāng)前水電站檔案管理行業(yè)發(fā)展中，我們就要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，來對其進(jìn)行不斷改進(jìn)和完善，從而有效的解決水電站傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的增長。

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