事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

陳碩

摘 要：經(jīng)濟的發(fā)展帶動了科技的發(fā)展，同時也加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的發(fā)展下去，應該建立一個比較科學的體制。事業(yè)單位的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應該高度重視檔案管理的創(chuàng)新工作。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

檔案主要整理、記錄了事業(yè)單位的各種活動，以便更好地指導事業(yè)單位今后的發(fā)展與決策，事業(yè)單位的檔案管理工作是否有效，是否落到實處對于單位今后的發(fā)展有著很大的影響。所以事業(yè)單位應把創(chuàng)新檔案管理作為自己工作的重要內(nèi)容，并努力采取措施。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的原則

1.規(guī)范與靈活的原則

事業(yè)單位的檔案管理需要充分實現(xiàn)規(guī)范化、標準化。因為事業(yè)單位的管理特點不盡相同，因此檔案管理方式并不能夠按照一個模式進行，各個事業(yè)單位需要按照本單位的特點以及單位的規(guī)模進行檔案管理方式的創(chuàng)新與探索，并在日常工作中進行不斷進行總結(jié)，建立起一套科學合理并適合本單位管理模式的檔案管理辦法，但是不同的檔案管理辦法都需要體現(xiàn)規(guī)范化和標準化，確保管理工作能夠有序進行。

2.實用簡明的原則

事業(yè)單位檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導性的作用。

3.執(zhí)行與完善的原則

在管理體制建立之后，單位要重視制度的執(zhí)行工作，首先要檢驗管理制度是否真正符合單位的實際管理工作，然后成立專門的部門或者派遣專人督查檔案管理制度的執(zhí)行，并要在實踐中不斷對管理制度進行完善與修改，使得事業(yè)單位的檔案管理制度逐漸實現(xiàn)人性化、規(guī)范化、合理化，使得檔案管理制度能夠真正地提高單位的管理效率，調(diào)動工作人員的工作熱情，促進單位的發(fā)展。

4.職責明確的原則

在進行檔案管理工作時，單位檔案管理的領導以及員工要有不同且明確的管理范圍，嚴格進行職責的劃分，如果一旦發(fā)生問題，便可以立刻找到責任人，這樣便可以很好地提高檔案管理工作的效率。在進行職責分配時，單位要重點保護工作人員的合法權(quán)益，如果單位在劃分職責時一味地忽視或者傷害工作人員的合法權(quán)益，就會打擊工作人員的工作熱情，也為為事業(yè)單位的發(fā)展帶來很大的阻礙。

2 豐富檔案管理信息資源

隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作日益數(shù)字化、信息化、多元化，要想實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。

首先應加強檔案館室的建設。隨著事業(yè)單位發(fā)展年限的增多，單位的資料會越來越多，管理工作也會越來越復雜，檔案管理工作是一項制度化、規(guī)范化很強的工作，這樣的混亂不能滿足工作的進行，需要加強檔案館室的建設，新的檔案館室的各項設備都要與當前的信息技術發(fā)展相適應，從管理的載體形式上實現(xiàn)創(chuàng)新。同時要實現(xiàn)檔案館室的業(yè)務重組。業(yè)務重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對于業(yè)務重組要形成這樣的局面，實現(xiàn)信息的開發(fā)與收集，達到信息的服務與管理的目的，各項檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務重組使得檔案館的功能變得異常強大，將多個功能集合與一體，同時也保證了檔案管理的有序進行。

另外要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想與工作方法，樹立科學的工作態(tài)度，加大對檔案信息資源的利用程度，爭取發(fā)揮檔案最大價值。作為事業(yè)單位，應提高主動性與積極性，結(jié)合本單位發(fā)展的實際狀況，編制發(fā)展史、大事記、個人匯編等內(nèi)容，或者圍繞中心建設與中心工作的需要，宣傳單位經(jīng)驗與業(yè)績，為領導決策提供重要參謀。另外，通過網(wǎng)絡傳播優(yōu)勢，樹立單位良好的社會形象，提高社會知名度與認可度，更好地提供服務，促進事業(yè)單位更快更好地發(fā)展。

3 對人事檔案進行管理創(chuàng)新

對于事業(yè)單位的人事管理檔案除了要維持其嚴肅性、真實性以及保密性以外，還要借鑒現(xiàn)代化的管理方式，建立完善的人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，提升檔案的實用價值。這可以從幾個方面進行：

首先，完善人事檔案的內(nèi)容，根據(jù)市場經(jīng)濟的發(fā)展規(guī)律以及人才流動的規(guī)律，將適合的人力資源配置到利于其發(fā)揮作用的崗位中，改革人事管理檔案的核心內(nèi)容，促進人力資源的科學配置。這可以借鑒國外的人事檔案管理模式，在人事檔案中加入人才的現(xiàn)實表現(xiàn)、人才業(yè)績以及誠信內(nèi)容，建立完善的工作變動以及年度考核制度，在檔案確認無誤后列入人事檔案中；其次，引進專業(yè)化的檔案管理軟件，對事業(yè)單位的人事檔案進行動態(tài)化和信息化的管理與維護，建立電子檔案，并充分地利用互聯(lián)網(wǎng)，建立共享性的人事管理檔案，實現(xiàn)人員檔案網(wǎng)絡信息查詢系統(tǒng)的專業(yè)化。

4 實現(xiàn)檔案管理信息化

檔案信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設的前提和基礎，是保護檔案原件的重要方式之一，也是構(gòu)建數(shù)字檔案綜合業(yè)務管理信息系統(tǒng)時首要考慮的重要功能之一。檔案數(shù)字化是通過應用先進的信息技術手段，將檔案部門各種傳統(tǒng)的物質(zhì)載體形式的檔案（如紙質(zhì)、縮微膠片、音頻和視頻檔案等）加工成數(shù)字化信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上發(fā)布，提供服務。檔案資源全文數(shù)字化不是所有檔案室在近期全都數(shù)字化，而應該對檔案室檔案資源數(shù)字化作整體分析，突出重點，逐步解決。同時，數(shù)字檔案室的建成并不意味著傳統(tǒng)檔案室的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具備適應事業(yè)單位某種需求的特殊優(yōu)勢，決定了數(shù)字檔案室和傳統(tǒng)檔案室將長期共存，互為補充，互為依存。

5 檔案管理工作人員的創(chuàng)新

建設一支高素質(zhì)的工作隊伍。檔案管理工作不是僅僅幾個專業(yè)人才的組合而是整個工作團隊的協(xié)作，這就要求對工作隊伍進行創(chuàng)新。對工作隊伍的創(chuàng)新從以下幾方面做起：

一是意識創(chuàng)新，意識創(chuàng)新是一切創(chuàng)新工作的內(nèi)在動力，因此要不斷豐富和完善知識結(jié)構(gòu)體系，培養(yǎng)創(chuàng)新意識和創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新意識貫穿在整個檔案管理工作中；

二是知識創(chuàng)新，檔案管理工作是一項非常系統(tǒng)的工作需要擁有諸多的知識儲備才能進行，這就要求檔案管理工作者要不斷地豐富知識，與時俱進地掌握各種檔案管理的理論知識與實踐知識，探索檔案管理規(guī)律，成為高質(zhì)量的工作人員；

三是能力創(chuàng)新，創(chuàng)新能力是單位間競爭的核心力量，創(chuàng)新能力是衡量檔案管理工作隊伍的重要標準，對于能力的創(chuàng)新需要工作者善于總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進工作方法，從而提高創(chuàng)新能力。

6 結(jié)語

總之，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，為了促進事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展，實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，事業(yè)單位的領導以及工作人員要樹立管理意識，明確檔案管理的重要性，積極尋求措施，努力提高檔案管理工作的效果。

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