淺談如何發(fā)揮好檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院的一種信息資源，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要工作之一。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，有利于醫(yī)院的信息化、科學(xué)化管理；有利于醫(yī)療質(zhì)量提高和改善服務(wù)能力；有利于開(kāi)展醫(yī)學(xué)科研工作及科技成果的推廣應(yīng)用；有利于促進(jìn)和維護(hù)醫(yī)患雙方的利益。想要充分發(fā)揮醫(yī)院檔案在醫(yī)院發(fā)展和改革中的作用，首先必須重視醫(yī)院檔案的收集、歸檔和整理等基礎(chǔ)工作，真正樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)利用的觀念，運(yùn)用好檔案信息資源，提高檔案管理者的隊(duì)伍素質(zhì)，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作積極性，這樣才能使檔案在新時(shí)期醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息資源

檔案作為人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中人們知識(shí)與智慧的結(jié)晶和不斷積累豐富的信息資源，是對(duì)人類(lèi)歷史發(fā)展與社會(huì)實(shí)踐的客觀記錄和真實(shí)反映，是各項(xiàng)人們?cè)谕七M(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展、加強(qiáng)和改進(jìn)管理工作最科學(xué)性、實(shí)踐性和證據(jù)力的信息源。人們對(duì)新事物的認(rèn)識(shí)在螺旋式提升的過(guò)程中，離不開(kāi)檔案的幫助和證明，使之少走彎路、不走彎路，有效避免人力、物力、財(cái)力的損失，節(jié)省了大量的時(shí)間，并且通過(guò)檔案資料可以直接、客觀、真實(shí)的了解和再現(xiàn)事物發(fā)生發(fā)展的全部經(jīng)過(guò)，甚至事物發(fā)展結(jié)果，為人們做出判斷、決策提供了強(qiáng)有力的客觀經(jīng)驗(yàn)和事實(shí)依據(jù)。醫(yī)院檔案也不例外，在新時(shí)期醫(yī)院建設(shè)發(fā)展與管理工作中，檔案的信息源功能已經(jīng)滲透并融入到了醫(yī)院管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研以及維護(hù)醫(yī)患雙方合法權(quán)益等各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)階段乃至今后的建設(shè)與發(fā)展起著重要的作用。

1 醫(yī)院檔案的來(lái)源形成及醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值

1.1 醫(yī)院檔案的來(lái)源與形成

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的路線方針政策的同時(shí)，遵循辦院方針和服務(wù)宗旨，在醫(yī)院職能要求和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，為滿足社會(huì)發(fā)展需要和人們健康需求，在從事黨政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、預(yù)防保健、教學(xué)科研、人力資源管理、設(shè)備設(shè)施、基本建設(shè)、財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是醫(yī)院各項(xiàng)工作的歷史真實(shí)記錄和有效原始憑據(jù)，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。古人云：“言而無(wú)文，行之不遠(yuǎn)”。醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展悠久歷史，蘊(yùn)藏著思想、哲學(xué)、文化、道德等方面豐富的內(nèi)涵。古代醫(yī)學(xué)發(fā)展史與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展史的積累，古代醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)的積累，古代醫(yī)學(xué)與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的傳承和創(chuàng)新，為醫(yī)院檔案的形成創(chuàng)造了不斷豐富、充實(shí)的基礎(chǔ)條件。而當(dāng)患者踏進(jìn)醫(yī)院接觸醫(yī)生就醫(yī)中，即在接診、檢查、診斷、確診以及治療、心理、康復(fù)的全過(guò)程中，已經(jīng)孕育產(chǎn)生了醫(yī)療檔案的基本內(nèi)容。并隨著醫(yī)療工作的深入和醫(yī)院管理的不斷完善，圍繞醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量這一軸線的醫(yī)學(xué)資料、管理資料、教學(xué)科研資料、人員結(jié)構(gòu)資料、設(shè)備設(shè)施資料、基本建設(shè)資料、財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)資料等對(duì)醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展具有寶貴價(jià)值的原始資料，自然便形成了醫(yī)院的檔案資料，被不斷的收集、歸檔、整理以及被分類(lèi)保存，最終成為醫(yī)院檔案。

1.2 醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值

醫(yī)院檔案是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展中不可或缺的重要部分之一，是醫(yī)院宏觀管理與微觀管理的第一手信息，是眾多從事醫(yī)院管理者與醫(yī)務(wù)工作者知識(shí)與智慧的結(jié)晶，是醫(yī)院精神文明建設(shè)與醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容，是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的寶貴財(cái)富。它不僅記錄著醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，從中可以看到醫(yī)院從無(wú)到有、從小到大、從弱到強(qiáng)演變的歷史過(guò)程，同時(shí)為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠的依據(jù)和豐富的歷史資料，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，全面提升了醫(yī)院綜合服務(wù)能力和水平，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。醫(yī)院檔案在醫(yī)學(xué)活動(dòng)中為總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)準(zhǔn)確、詳實(shí)的第一手資料，為后人推動(dòng)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了條件和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。醫(yī)院檔案有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開(kāi)發(fā)、推廣和應(yīng)用。在生命、心理、醫(yī)學(xué)研究工作中，按照客觀事物的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，要想加快科學(xué)研究的進(jìn)程，縮短研究時(shí)間，取得更多更大的科研成果，就必須擁有大量的充分可靠具有較強(qiáng)證明效力的資料和以及依據(jù)。而且還必須要通過(guò)醫(yī)學(xué)科技資料的學(xué)術(shù)交流，才能達(dá)到更好地推廣應(yīng)用、服務(wù)社會(huì)和人類(lèi)健康的目的。同時(shí)，醫(yī)院檔案也是醫(yī)療活動(dòng)中維護(hù)醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)，對(duì)于處理醫(yī)療糾紛、保證醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序等具有不可替代的作用。

2 檔案是醫(yī)院管理工作的重要組成部分

醫(yī)院檔案檔案工作為強(qiáng)化醫(yī)院科學(xué)管理提供了有力的支持和保證。

2.1 檔案的資產(chǎn)本質(zhì)使之成為醫(yī)院管理工作的動(dòng)力和要素

醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的產(chǎn)物，是醫(yī)院的資產(chǎn)中的一部分，它既是有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，又是知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)和證明。作為資產(chǎn)，醫(yī)院檔案管理就可以投入到醫(yī)院管理、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中，可以把這些活動(dòng)的全部過(guò)程完整地記錄下來(lái)，并發(fā)揮檔案資源的特有價(jià)值和作用，為各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)提供參考依據(jù)，成為推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。這樣，檔案的功能必然成為發(fā)展生產(chǎn)力的要素，成為加快醫(yī)院知識(shí)創(chuàng)新和醫(yī)學(xué)科技成果轉(zhuǎn)化的重要條件。醫(yī)院檔案資料中蘊(yùn)藏著豐富的知識(shí)與信息，把這些內(nèi)容豐富的智力資源和無(wú)形資產(chǎn)運(yùn)用到醫(yī)院管理的實(shí)踐中，就可以最大限度地調(diào)動(dòng)醫(yī)院職工的工作積極性和創(chuàng)造性，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理、醫(yī)療技術(shù)和理論知識(shí)創(chuàng)新，特別是醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，加快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理模式、方式的現(xiàn)代化與科學(xué)化，全面提升醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力和技術(shù)水平。

2.2 檔案的信息屬性確定了其歷史價(jià)值

檔案是把往復(fù)不斷的現(xiàn)象和事物發(fā)生發(fā)展的全過(guò)程真實(shí)地記錄下來(lái)，使每個(gè)階段或某個(gè)瞬間變成永恒，成為人們觀察研究事物本質(zhì)、準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展內(nèi)在規(guī)律的最具效力的真實(shí)可靠依據(jù)。憑借檔案的真實(shí)記錄，把過(guò)去無(wú)法認(rèn)識(shí)無(wú)法再現(xiàn)的東西，通過(guò)查看檔案再現(xiàn)歷史，使今天的人們可以認(rèn)識(shí)到過(guò)去的事物；把今天沒(méi)有認(rèn)識(shí)的東西、未完成的事情，通過(guò)檔案形式保留下來(lái)，供將來(lái)研究也一定會(huì)認(rèn)識(shí)解決，這就是檔案的信息本質(zhì)屬性所在。醫(yī)院檔案不僅可以通過(guò)文字、數(shù)據(jù)、圖表、圖片等多種多樣的形式反映醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作的信息，并通過(guò)不斷積累豐富，為提高醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量提供原始素材，而且還可使醫(yī)院管理者利用檔案信息，深刻地總結(jié)過(guò)去，汲取成功經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確地把握現(xiàn)在機(jī)遇條件，科學(xué)地判斷決策開(kāi)創(chuàng)未來(lái)，從而有效避免諸多不利因素的影響，加速推進(jìn)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的步伐。

2.3 檔案在醫(yī)院管理中的重要作用

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，建立健全檔案管理工作體制機(jī)制，不斷豐富檔案資源的積累，形成醫(yī)院各項(xiàng)工作的信息源，并把檔案的信息源功能滲透到醫(yī)院管理工作和醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的每個(gè)環(huán)節(jié)，才能真正充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案的作用和價(jià)值。有利于醫(yī)療質(zhì)量管理與醫(yī)療技術(shù)的提高，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)，開(kāi)展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的依據(jù)。也有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施建設(shè)和科學(xué)配置，通過(guò)對(duì)各種設(shè)施設(shè)備使用性能、使用率的分析，掌握醫(yī)療設(shè)備的利用效果；通過(guò)對(duì)基本建設(shè)從設(shè)計(jì)、施工到竣工所形成的檔案分析，把握醫(yī)院整體環(huán)境的優(yōu)化和流程的科學(xué)性，可以最大限度的保證維修、改造、重建不受影響和減少不必要的損失。有利于醫(yī)學(xué)科研成果與醫(yī)學(xué)技術(shù)的形成與推廣應(yīng)用，通過(guò)對(duì)檔案信息源的利用，研究和發(fā)現(xiàn)地區(qū)多發(fā)疾病的病因和治療、預(yù)防方法措施，促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)發(fā)展。有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，使醫(yī)院管理者通過(guò)對(duì)檔案信息分析，了解醫(yī)院發(fā)展不同時(shí)期不同階段的狀況，全面把握醫(yī)院發(fā)展態(tài)勢(shì)，形成科學(xué)決策的有效依據(jù)等等。由此可見(jiàn)，醫(yī)院檔案資源在做好醫(yī)院各項(xiàng)工作，推進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展中起著十分重要的作用。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的思路

二十一世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，與以往的任何時(shí)期的經(jīng)濟(jì)形態(tài)相比，人類(lèi)社會(huì)的繁榮不是僅僅取決于資源、資本、硬件技術(shù)投入的數(shù)量、規(guī)模與增量，而更多地依賴(lài)于知識(shí)或信息的積累與利用，這無(wú)疑給檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更為深遠(yuǎn)的影響，同時(shí)也為醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)新的發(fā)展契機(jī)。

3.1 抓好檔案管理的基礎(chǔ)工作

醫(yī)院檔案管理涉及到收集、鑒定、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索與提供利用等內(nèi)容，其中收集工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，是檔案管理的基礎(chǔ)與前提條件。因此，必須高度重視檔案收集工作，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，制訂科學(xué)有效的規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，既要從做好當(dāng)前工作需要出發(fā)，又要擔(dān)負(fù)起積累知識(shí)和信息財(cái)富的職責(zé)，勇于擔(dān)當(dāng)起醫(yī)院發(fā)展的重任。

3.2 樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)利用觀念

檔案管理的目的不在于保存，而是在于開(kāi)發(fā)利用，否則就失去了檔案的意義。在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的各項(xiàng)工作中，特別是重大決策的制定與實(shí)施，都需要參考大量的檔案信息，只有將大量的檔案信息經(jīng)過(guò)加工整理和匯總，從中梳理歸納出能指導(dǎo)實(shí)踐的理論依據(jù)，并服務(wù)于現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展，使檔案價(jià)值最大化。因此，醫(yī)院必須重視開(kāi)發(fā)利用檔案資源工作，使之及時(shí)轉(zhuǎn)化成為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)檔案管理科學(xué)化來(lái)促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。使醫(yī)院檔案成為推進(jìn)醫(yī)院改革發(fā)展的重要力量之一。

3.3 提高醫(yī)院檔案管理者隊(duì)伍素質(zhì)

醫(yī)院檔案是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，知識(shí)經(jīng)濟(jì)是建立在知識(shí)與信息的生產(chǎn)、配置和使用基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)，是以智力資源、無(wú)形資產(chǎn)為第一要素，以高技術(shù)產(chǎn)業(yè)為支柱的經(jīng)濟(jì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案的作用將更加明顯，各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求也會(huì)越來(lái)越迫切。同時(shí)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)，說(shuō)到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)。檔案管理工作也是如此，要保證醫(yī)院檔案事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，就必須努力培養(yǎng)一支政治思想好、專(zhuān)業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)雄厚、能力強(qiáng)和具有高素質(zhì)、高層次、創(chuàng)新能力的醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍，要不斷加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)和職業(yè)道德教育，特別要加強(qiáng)培育適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需要的服務(wù)型人才，為醫(yī)院在新世紀(jì)的不斷發(fā)展中提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

3.4 加大投入保障醫(yī)院檔案工作發(fā)展需要

引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)施設(shè)備和技術(shù)，是醫(yī)院檔案管理未來(lái)的發(fā)展必然趨勢(shì)。首先要配置好現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)施，搭建高效、便捷的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。其次要做好檔案資源的安全管理工作，要設(shè)立和配備專(zhuān)門(mén)的檔案儲(chǔ)存室和檔案裝具，并做好“八防”工作?，F(xiàn)代化的管理模式，不僅可以大量節(jié)省人力、物力，并且方便查找、調(diào)閱，提高檔案的利用率?，F(xiàn)代化的管理系統(tǒng)保存的信息更加完整，保密度高，儲(chǔ)存量更是原有的人力管理無(wú)法比擬的。此外，醫(yī)院還要加強(qiáng)對(duì)建立醫(yī)院管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、藥庫(kù)管理系統(tǒng)、病案統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)等的重視，并且要實(shí)現(xiàn)全院計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享提供有效的保障。

3.5 創(chuàng)新管理實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理模式

建立現(xiàn)代化、自動(dòng)化的檔案管理體系是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然要求。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已逐漸拓展應(yīng)用到了人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的諸多領(lǐng)域，也極大的推動(dòng)了醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，這就使醫(yī)院電子檔案量日漸增多，有效實(shí)現(xiàn)檔案——信息管理的一體化，為檔案信息源的統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一收集、統(tǒng)一加工統(tǒng)計(jì)提供方便，這是醫(yī)院檔案工作滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作需要的必然要求。

4 結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展空間越來(lái)越大。要想使醫(yī)院檔案在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮更大的作用，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，豐富并提高運(yùn)用計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和水平，熟練地掌握各種電子文件的操作流程，做好迎接數(shù)字化的準(zhǔn)備。要不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，改進(jìn)原有的管理模式，不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，以確保發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院建設(shè)中的作用。

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作者簡(jiǎn)介

張繼榮（1968—），男，副研究館員，大學(xué)本科學(xué)歷，現(xiàn)就職于內(nèi)蒙古錫林郭勒盟醫(yī)院檔案室。