對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)思考

摘 要：隨著醫(yī)療條件的改善，IT技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的服務(wù)水平不斷提高，但是，醫(yī)院檔案管理的方式、方法未能全面跟上時代的步伐，處于比較滯后的狀態(tài)。開展醫(yī)院檔案研究的目的在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)更好地服務(wù)于大眾，更好地服務(wù)于社會發(fā)展。對此，醫(yī)院應(yīng)該跟進(jìn)時代的發(fā)展，突破傳統(tǒng)管理辦法的束縛，走網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動化發(fā)展道路，建立穩(wěn)定的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)。本文立足于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，對檔案信息化建設(shè)的意義進(jìn)行分析，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的對應(yīng)措施，希望對檔案管理建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；措施；意義

醫(yī)院檔案載錄著醫(yī)院發(fā)展的各個印記，是醫(yī)院展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應(yīng)對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊，也是醫(yī)院制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為醫(yī)院文件查閱與利用帶來極大便利，提高醫(yī)院檔案管理水平，同時也為醫(yī)院未來發(fā)展提供了強(qiáng)大的資源支撐。信息化時代下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已然無法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢。而信息化的檔案管理，不僅有助于相關(guān)人員檔案的查閱與利用，同時亦有益于檔案資料的長久保存。因此，在新時期，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)內(nèi)容及當(dāng)前現(xiàn)狀

新時期，醫(yī)院檔案管理逐漸向信息化方向轉(zhuǎn)變，但是，仍然存在著許多亟待完善的地方。相關(guān)管理部門對檔案信息化的推進(jìn)效果并不理想，很多問題得不到及時處理和解決。主要集中在以下三點：

（1）檔案信息化硬件和軟件比較滯后。在檔案信息化處理過程中，醫(yī)院并沒有進(jìn)行深入的改革性發(fā)展，依然采用陳舊的設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行管理，使得檔案信息化發(fā)展緩慢，統(tǒng)計和歸納的完成效果不理想。檔案信息化處理流程復(fù)雜、設(shè)備落后，給檔案管理的改革帶來了很大的阻礙。

（2）檔案信息化管理制度不完善。檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致檔案數(shù)量不全、資料不完整，甚至部分檔案在歸檔過程中丟失。檔案儲存室的部分檔案由于保管不善，紙質(zhì)內(nèi)容難以看清，而失去信息處處理價值。這些現(xiàn)象給檔案信息化處理帶來了極大困擾，常常需要重新處理編輯，影響信息化速度。

（3）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低。檔案管理不需要太高的技術(shù)，但對工作人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度比較高，需要工作人員耐心歸納，長時間持續(xù)性工作，以確保檔案的順利流轉(zhuǎn)。但是，檔案管理人員的流動速度快，工作素養(yǎng)比較低，缺乏職業(yè)精神，給整個信息化處理帶來極大的負(fù)面影響。

2 加強(qiáng)對于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對于臨場、教學(xué)和研究等方面有著十分重要的指導(dǎo)意義。然而，傳統(tǒng)檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足當(dāng)代醫(yī)院發(fā)展的需要，亟需進(jìn)行技術(shù)和管理方式的更新。具體來說，檔案信息化管理對于醫(yī)院和醫(yī)學(xué)的意義分為以下三點：

（1）有利于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提高。隨著計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，建立檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分享是時代要求，也是檔案管理的必然選擇，便于醫(yī)學(xué)人員的學(xué)習(xí)和查看，提高檔案的利用率，增加檔案存在的價值。醫(yī)學(xué)人員可以從檔案記載中獲得大量的臨床病例，掌握臨床處理辦法，豐富自己的學(xué)識，帶動醫(yī)院整體的醫(yī)療水平和服務(wù)水平，形成強(qiáng)有力的社會競爭力。

（2）為醫(yī)學(xué)發(fā)展決策提供指導(dǎo)意見。檔案信息化處理后，在網(wǎng)絡(luò)上形成信息平臺，為醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的政策制定和醫(yī)院的具體改進(jìn)提供一定的指導(dǎo)，為正確決策發(fā)揮重要的作用。同時，檔案的信息化實現(xiàn)了醫(yī)學(xué)發(fā)展的信息化，為醫(yī)學(xué)領(lǐng)域提供準(zhǔn)確的發(fā)展方向，增加了政策決策的參考依據(jù)，對整體醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的進(jìn)步具有極大價值。

（3）檔案信息化為醫(yī)學(xué)知識的普及提供了可能。隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展，普通大眾難以辨別先進(jìn)醫(yī)學(xué)治療辦法的優(yōu)劣，對眾多藥品的具體作用辨析能力較差。檔案信息化使得大眾有機(jī)會了解到臨床情況，增加對現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的信心，減少焦慮情緒，為增加人們對醫(yī)學(xué)的信心提供了有力支撐。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

從醫(yī)院檔案信息化處理的諸多問題和重要意義分析得知，醫(yī)院的檔案信息化改革已經(jīng)迫在眉睫，需要引起領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的高度重視，本人根據(jù)自身工作經(jīng)歷和總結(jié)，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施，分為以下三點：

（1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理人員的從業(yè)教育與規(guī)范化管理

檔案管理的從業(yè)人員是信息化工作的執(zhí)行者和落實者，對整個檔案管理改革具有特殊意義。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對從業(yè)人員的管理和要求，從質(zhì)量和效率兩方面入手，提高醫(yī)院檔案信息化處理能力。首先，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟練掌握信息化處理方法；其次，對信息化成果進(jìn)行檢驗，對其工作質(zhì)量進(jìn)行抽查，確保信息化成果的正確性；最后，改善工作人員的工作環(huán)境和工作待遇，滿足工作人員的生活需求，進(jìn)而使其全身心投入到工作中。檔案信息化的改革需要從工作人員的工作態(tài)度和工作方法入手，提高其工作責(zé)任心和使命感，進(jìn)而推動醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

（2）學(xué)習(xí)、引進(jìn)先進(jìn)的信息錄入和管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)生活已經(jīng)走進(jìn)人們的生活，滿足著人們的生活和精神需求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得現(xiàn)代數(shù)據(jù)成倍增加，信息處理難度進(jìn)一步加大。醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，離不開穩(wěn)定的工作設(shè)備。因此，醫(yī)院應(yīng)更新信息錄入設(shè)備和系統(tǒng)，為工作人員提供便捷的條件，促成網(wǎng)絡(luò)信息化的早日形成。在信息化處理的過程中，需要做到檔案的保存、保密工作，避免信息丟失的同時，還要做好保密工作，設(shè)置嚴(yán)格的查看要求，減少資源的外流。此外，電子檔案管理系統(tǒng)還需要進(jìn)行周期性維護(hù)，為網(wǎng)絡(luò)信息的穩(wěn)定性和安全性管理做好保障工作。只有妥善電子檔案的潛在風(fēng)險，才可以充分發(fā)揮檔案信息化作用，促進(jìn)檔案信息化的健康發(fā)展。

（3）完善醫(yī)院檔案信息管理制度，增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息安保力度

醫(yī)院檔案信息管理制度是進(jìn)行檔案改革的方針，對具體的改革內(nèi)容有著指導(dǎo)意義。醫(yī)院信息管理制度可以分為檔案審核、檔案借閱、檔案存儲以及檔案級別調(diào)整等多個方面。檔案不同的管理階段發(fā)揮著不同的作用，是檔案管理工作不可缺少的組成部分。在檔案審核環(huán)節(jié)，需要對檔案的各項內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)查看，確保檔案信息的完整；在檔案借閱環(huán)節(jié)，根據(jù)管理制度確定的權(quán)限，開展借閱活動，并檔案進(jìn)行跟蹤，確保檔案的完整性和內(nèi)容的保密性；在檔案存儲環(huán)節(jié)，需要做到分類擺放，定期查看，避免紙質(zhì)檔案變質(zhì)，失去保存價值。只有將醫(yī)院檔案信息管理的各個環(huán)節(jié)把握好，才可以將檔案信息安保工作做到位，進(jìn)而實現(xiàn)檔案的信息化處理。

4 總結(jié)

醫(yī)院檔案信息化是醫(yī)學(xué)檔案管理辦法的必由之路，對醫(yī)學(xué)發(fā)展和管理有著十分重要的作用。各個醫(yī)院都應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理辦法，建立高效、穩(wěn)定、科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，方便醫(yī)生的學(xué)習(xí)和研究。同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視檔案的信息化處理，對檔案工作積極支持，鼓勵工作人員克服苦難，信心十足的搞好檔案管理工作，為醫(yī)院的發(fā)展做出努力。

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作者簡介

潘攀（1976-），女，漢，湖北，本科，館員，研究方向：檔案管理。