三甲醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應(yīng)用分析

摘 要：本文針對三甲醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀和特點等，對三甲醫(yī)院辦公室檔案管理特點和主要應(yīng)用要素等級進(jìn)行詳細(xì)分析和闡述，希望為未來三甲醫(yī)院的長足發(fā)展提供相應(yīng)合理化建議。

關(guān)鍵詞：三甲醫(yī)院；辦公室；檔案管理；特點；應(yīng)用；分析

辦公室檔案管理質(zhì)量好壞會對醫(yī)院整體管理水平和管理質(zhì)量造成一定影響，是對醫(yī)院科學(xué)管理和有效管理的直接體現(xiàn)?？萍妓胶徒?jīng)濟(jì)水平的雙向提升，新時期背景下三甲醫(yī)院管理模式也逐漸作出積極整改與完善，積極迎合時代發(fā)展需求和社會發(fā)展需求。對三甲醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行實效化管理顯得極其有必要，以此種方式來保證三甲醫(yī)院原始資料完整性，通過高效操作和科學(xué)操作來促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。

1 三甲醫(yī)院辦公室檔案管理特點分析

1.工作事項繁多。三甲醫(yī)院在進(jìn)行辦公室檔案管理過程中存在諸多弊端與不足，各項運(yùn)行機(jī)制有待完善，需要對老舊式檔案進(jìn)行保存，與此同時，應(yīng)適時引進(jìn)先進(jìn)科技要素，借助音頻內(nèi)容和圖片內(nèi)容和視頻內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)檔案管理，因為工作種類較多，三甲醫(yī)院辦公室檔案管理工作也呈多樣化發(fā)展趨勢。業(yè)務(wù)指導(dǎo)類檔案數(shù)量繁多，醫(yī)院工作較為繁重，業(yè)務(wù)量較大，此種現(xiàn)狀使得醫(yī)院檔案管理與社會中普通辦公檔案管理之間存在較大差異，不同點尤為明顯。醫(yī)院部門和科室眾多，醫(yī)院辦公室檔案更新速度和換代速度加快，針對新衍生的醫(yī)院規(guī)章制度內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容以及新型醫(yī)療技術(shù)內(nèi)容等均應(yīng)不斷完善與有力補(bǔ)充。

2.檔案資料完整性。從實際角度而言，醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員相對穩(wěn)定，可進(jìn)行檔案有效管理與完整分類，使得醫(yī)院資料易于查看和翻閱。通過數(shù)次分析和調(diào)查可以看出，假設(shè)醫(yī)院辦公室檔案管理人員出現(xiàn)調(diào)動，那么務(wù)必做好交接手續(xù)后才可正常離職。醫(yī)院檔案管理人員交接工作具備嚴(yán)密性質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)性質(zhì)，只有認(rèn)真對待才能防止檔案管理工作脫節(jié)狀況產(chǎn)生，維護(hù)檔案完整性。

3.檔案管理模式現(xiàn)代化。新時期背景下的三甲醫(yī)院發(fā)展環(huán)節(jié)，核心支撐要素即為科學(xué)技術(shù)，之后在此基礎(chǔ)上形成了較為正規(guī)的現(xiàn)代化智能管理模式，老舊式紙質(zhì)病歷被現(xiàn)被現(xiàn)代化電子病歷代替，通過電子管理集成來進(jìn)行檔案生成，醫(yī)院電子病歷出現(xiàn)使得院內(nèi)患者信息采集、患者信息存檔和患者信息輸送以及患者信息利用變得愈加流暢，電子檔案管理被我國多家三甲醫(yī)院使用，涉及范圍較廣，使得醫(yī)院管理水平和管理質(zhì)量不斷提升。

4.檔案管理類型多樣化。社會科技水平提升，現(xiàn)下醫(yī)院檔案管理模式呈多樣化發(fā)展趨勢，此現(xiàn)象出現(xiàn)會在一定程度上進(jìn)行檔案內(nèi)容豐富，使得管理內(nèi)容愈加充實。新時期背景下三甲醫(yī)院辦公室檔案管理模式中，紙質(zhì)記錄模式被保留，隨之在其上附加了照片元素和視頻元素以及音頻元素等。三甲醫(yī)院檔案內(nèi)容以醫(yī)院上下級部門文件傳輸為主，除此之外，還涵蓋了簽訂合同記錄內(nèi)容和協(xié)議簽訂內(nèi)容以及會議記錄內(nèi)容等，投票結(jié)構(gòu)記錄內(nèi)容也包含在內(nèi)。

2 三甲醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)存問題分析

1.人才緊缺。因為工作側(cè)重點不同，三甲醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通常情況下均會將注意力放在醫(yī)院硬件建設(shè)和硬件發(fā)展之上，醫(yī)院檔案建設(shè)工作被嚴(yán)重忽略。醫(yī)院檔案管理人員群體以醫(yī)院行政人員為主，僅以兼職形式產(chǎn)生，管理過程中常會出現(xiàn)工作職責(zé)不明確狀況，保管制度不嚴(yán)格現(xiàn)象和借閱手續(xù)無序現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.管理技術(shù)更新慢。醫(yī)療水平提升的同時，醫(yī)院檔案管理不僅僅拘泥于手工操作和相關(guān)人工分類操作等，隨之引進(jìn)現(xiàn)代化管理軟件以完善各項檔案管理運(yùn)行機(jī)制，盡管EXCEL表格軟件編輯效果和記錄效果優(yōu)良，但無法滿足醫(yī)院快速發(fā)展需求，達(dá)不到預(yù)期醫(yī)院檔案管理操作目標(biāo)。

3.歸檔不科學(xué)。三甲醫(yī)院辦公室檔案主要分為臨床科室文書內(nèi)容和后勤部文書內(nèi)容以及外單位文書內(nèi)容等，檔案管理人員較為匱乏，醫(yī)院臨床不同類型客戶檔案收集不及時，有時檔案書寫過程中也會滋生諸多弊病，會對最終三甲醫(yī)院檔案管理水平造成一定影響。

3 三甲醫(yī)院辦公室檔案管理應(yīng)用分析

1.檔案管理格局明確。較為正確的做法是，應(yīng)適時進(jìn)行檔案管理方案優(yōu)化，通過模式整改與機(jī)制整改去明確基本檔案管理格局。三甲醫(yī)院檔案文件與文件之間的關(guān)系緊密，集中檔案管理會提升檔案管理質(zhì)量與管理水平，調(diào)整分管檔案模式，隨之進(jìn)行大規(guī)模檔案管理、專門統(tǒng)一檔案管理機(jī)構(gòu)創(chuàng)設(shè)，及時明確各項檔案管理職責(zé)，以至有效擴(kuò)大檔案管理范圍，達(dá)成檔案信息完美整合。三甲醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)院發(fā)展的有力彰顯，檔案實效化管理與檔案合理化管理可促進(jìn)醫(yī)學(xué)工作質(zhì)量提升，會有力促進(jìn)醫(yī)院品牌形象生成。

2.加快醫(yī)院建設(shè)步伐。三甲醫(yī)院辦公檔案管理工作重點應(yīng)該放在檔案完整性保護(hù)之上，與此同時，要進(jìn)行方案保密工作安排，以保證基礎(chǔ)性檔案使用效果，在醫(yī)院辦公室內(nèi)進(jìn)行定期檢查與定期監(jiān)督，有力維護(hù)檔案管理有效性。針對特殊臨床糾紛檔案，應(yīng)將檔案價值開發(fā)列在操作首位，糾紛檔案收集務(wù)必及時有效，在此前提下形成正規(guī)分析報告，由相應(yīng)決策者處理事務(wù)時作為資料借鑒與方法指導(dǎo)。旨在更好更優(yōu)的進(jìn)行規(guī)范化管理和工作質(zhì)量控制，應(yīng)間斷性的對醫(yī)院進(jìn)行分級管理和分級考察，不同類型檢查工作和審核工作環(huán)節(jié)，要具備各科規(guī)范章程與文書，三甲醫(yī)院辦公室檔案管理延續(xù)性特征存在會助力各項醫(yī)院檢查工作平穩(wěn)有序進(jìn)行，做到真正意義上的有備無患。

3.檔案管理工作人員培訓(xùn)。此條首要一點就是應(yīng)進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn)，工作人員招錄環(huán)節(jié)，實施檔案管理知識測試，以此種方式保證工作人員的質(zhì)量，再者便是對辦公室檔案管理人員培訓(xùn)，培訓(xùn)主要分為檔案管理知識培訓(xùn)內(nèi)容和檔案管理技術(shù)培訓(xùn)內(nèi)容，期間需設(shè)置相應(yīng)檔案管理知識電子調(diào)查表，積極向檔案管理人員傳遞新知識與新技能，鼓勵醫(yī)院檔案管理工作人員通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺來進(jìn)行詳細(xì)知識調(diào)查。三甲醫(yī)院辦公室檔案管理人才考核步驟不可獲取，會為工作人員提出嚴(yán)格要求，使其形成內(nèi)在動力與內(nèi)在壓力，使得檔案管理工作人員會不斷學(xué)習(xí)檔案管理知識，提升綜合素養(yǎng)和檔案管理技術(shù)。工作人員之間需做到相互監(jiān)督、相互鼓勵，通過監(jiān)督提醒進(jìn)行自身行為規(guī)范與調(diào)整，共促檔案管理進(jìn)步，有效提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作水平。

4.檔案管理制度完善。衛(wèi)生行政機(jī)構(gòu)應(yīng)對檔案管理工作高度重視，隨之制定詳盡、正規(guī)的檔案管理規(guī)章制度，深度明確醫(yī)院辦公室管理人員工作準(zhǔn)則和具體操作質(zhì)保等，不斷規(guī)范檔案管理人員自身行為，通過約束、整治來提升其工作效率。醫(yī)院管理目標(biāo)考核模式中合理融入醫(yī)院辦公室檔案管理工作考核制度，以規(guī)章制度作為基礎(chǔ)，檔案管理人員會形成嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度，明確自身職責(zé)且嚴(yán)格規(guī)范自身工作行為，認(rèn)真根據(jù)規(guī)章制度加以管理，有效提升三甲醫(yī)院辦公室檔案管理效率。

4 結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和人們生活水平的不斷提升，當(dāng)前大眾群體逐漸對我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展重視起來。醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院具體發(fā)展階段的原始記錄，檔案管理工作是醫(yī)院整體工作過程中的重要組成部分和重點操作環(huán)節(jié)，所以應(yīng)通過各項機(jī)制完善與人員培訓(xùn)來提升醫(yī)院競爭力。

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作者簡介

李子明（1985-），男，湖北省鶴峰縣人，土家族，助理檔案館員，大學(xué)本科，研究方向：三甲醫(yī)院辦公室檔案管理。