學(xué)校檔案管理存在的問題和對(duì)策探究

員淑芹

摘 要：學(xué)校檔案管理，是學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，目前，學(xué)校檔案管理存在許多問題，使得檔案資料，應(yīng)有的功能難以發(fā)揮出來。學(xué)校應(yīng)該對(duì)檔案管理工作，存在的問題進(jìn)行整理，并采取有效的改進(jìn)措施，提升檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；問題與對(duì)策

檔案記錄了學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)，反映了學(xué)校的教育教學(xué)，真實(shí)記錄了學(xué)生的成績(jī)。檔案能夠幫助老師，及時(shí)的調(diào)整教學(xué)工作，同時(shí)檔案是學(xué)校建設(shè)的一個(gè)必須條件。是學(xué)校管理的信息中樞。因此，學(xué)校檔案管理工作關(guān)系到學(xué)生的成長(zhǎng)，老師的教學(xué)，學(xué)校的建設(shè)等很多方面。及時(shí)優(yōu)化檔案管理工作，是學(xué)校現(xiàn)代化建設(shè)不可或缺的一部分。

1 學(xué)校檔案管理的意義

1.1 學(xué)校檔案管理是對(duì)學(xué)校工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，有助于對(duì)學(xué)校工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，首先，大量的學(xué)校檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的客觀反映，為我國的長(zhǎng)期教育活動(dòng)，提供了大量的資料。其次，老師可以根據(jù)檔案資料反映的情況，及時(shí)調(diào)整教學(xué)方式，提高教學(xué)質(zhì)量。學(xué)校也可以通過檔案，了解學(xué)校管理存在的問題，從而及時(shí)解決問題，提高學(xué)校的管理水平。在評(píng)先、評(píng)估的過程中，檔案可以展示學(xué)校的各階段的教學(xué)成果，有助于評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)。對(duì)學(xué)校檔案的管理，不僅使學(xué)校能夠了解學(xué)生的基礎(chǔ)信息，而且學(xué)校還可以根據(jù)學(xué)生實(shí)際情況，采取有針對(duì)性的教育。此外，全面地了解學(xué)生，可以拉近師生距離，提高教學(xué)質(zhì)量。

1.2 檔案管理可以提高學(xué)校的工作效率

加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理，可以大大提高學(xué)校的工作效率。學(xué)?？梢酝ㄟ^檔案了解教師教學(xué)工作情況，了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和學(xué)習(xí)態(tài)度，掌握學(xué)校當(dāng)前存在的教學(xué)和管理方面的問題。另外一方面檔案也是學(xué)生、老師和學(xué)校三者之間的橋梁。老師教學(xué)過程中的問題，學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的問題，都可以通過檔案，反映給學(xué)校的管理層，從而使學(xué)校能夠及時(shí)的了解問題，解決問題。

1.3 檔案管理可以促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展

加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理，可以促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，教育形式和學(xué)校建設(shè)都在不斷地發(fā)展。對(duì)于學(xué)校而言，檔案是學(xué)校的歷史記錄，學(xué)校要想發(fā)展，就必須通過檔案，找到制約自身發(fā)展的原因，從而找到解決方法，讓學(xué)校迅速發(fā)展。檔案是學(xué)校發(fā)展的縮影，學(xué)校只有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才能獲得長(zhǎng)期的進(jìn)步和發(fā)展。

2 學(xué)校檔案管理存在的問題

2.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠

由于學(xué)校的主體是教學(xué)，因此學(xué)校對(duì)檔案管理的重視度往往不夠，很多學(xué)校認(rèn)為學(xué)校的任務(wù)就是教學(xué)，從而忽視了學(xué)校其他方面的管理。檔案管理從表面上看，與學(xué)習(xí)研究工作沒有直接聯(lián)系，所以校領(lǐng)導(dǎo)往往忽視了檔案管理工作，使學(xué)校的檔案管理水平低下。例如：很多學(xué)校根本沒有檔案室，還有的學(xué)校雖然有檔案室，但是建造不合理，不利于檔案的保存。

2.2 檔案管理缺乏專業(yè)人員

許多學(xué)校的檔案管理工作水平低，檔案人員多是兼職，沒有固定人員來整理檔案。甚至許多管理人員，并沒有經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理一竅不通。例如：有的單位為了節(jié)省資金，甚至聘用退休的老人來擔(dān)任檔案管理的工作。檔案管理并不是簡(jiǎn)單地對(duì)于信息的收集和整理，而是一門科學(xué)。因此，對(duì)于檔案管理必須配備專業(yè)的檔案管理人員。

2.3 缺乏檔案管理硬件設(shè)施

檔案管理工作不僅要求有專業(yè)人員管理，同時(shí)還應(yīng)該配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。想要做好檔案管理工作，硬件設(shè)施是必不可少的。有相當(dāng)一部分學(xué)校對(duì)于檔案管理的投入不足，從庫房建設(shè)到檔案硬件的投入都不足。例如：有的學(xué)校，隨便找一間空房間，作為檔案室，最后造成檔案的遺失和損壞。由于對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致了檔案管理設(shè)備的缺乏。由于缺乏相關(guān)的硬件設(shè)施，學(xué)校檔案管理工作往往很難順利進(jìn)行。

3 學(xué)校檔案管理的改善措施

3.1 提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視

學(xué)校檔案管理工作，必須由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)親自組織，并且領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理負(fù)有直接責(zé)任。將管理工作納入學(xué)校的整體規(guī)劃和發(fā)展，學(xué)校在發(fā)展自身的同時(shí)，也要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作，對(duì)學(xué)校發(fā)展以及教育事業(yè)進(jìn)步具有重要意義。強(qiáng)化檔案管理工作不只是，喊口號(hào)，開講座，還要真正的落實(shí)到日常工作當(dāng)中，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要積極地推進(jìn)檔案管理工作的開展，將其納入學(xué)校日常辦公事務(wù)之中。實(shí)行檔案管理常態(tài)化，系統(tǒng)化。此外還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于基層檔案管理人員思想教育，使他們清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義。牢固的樹立以檔案管理建設(shè)為本的理念，認(rèn)真負(fù)責(zé)的，對(duì)待日常的檔案管理工作。

學(xué)校校長(zhǎng)應(yīng)該重視檔案建設(shè)，利用檔案資料統(tǒng)管學(xué)校各項(xiàng)工作。檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，把檔案管理納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，即納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃、納入有關(guān)人員職責(zé)范圍、納入管理制度。在經(jīng)費(fèi)和辦公條件等方面加強(qiáng)投入，學(xué)校要制定專門的管理制度。制定管理人員職責(zé)，建好、管好、用好檔案資料。做好檔案資料的交接工作，防止由于人員變動(dòng)，造成檔案資料丟失。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

要想做好檔案管理工作，就必須擁有一支專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員，來負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，不是簡(jiǎn)單地信息收集和整理，因此檔案管理工作需要配備專業(yè)人員。很多人認(rèn)為檔案管理工作和學(xué)校發(fā)展沒有太大的關(guān)系，因此沒有給予足夠的重視。這就造成很多信息缺乏及時(shí)的收集、整理、歸類和反饋。只有具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)的人員，才能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)的整理和歸納，將檔案管理工作順利的進(jìn)行下去。專業(yè)人員更加明白檔案管理工作的重要意義，所以要想做好檔案管理必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求。

對(duì)于教職工，要強(qiáng)化他們的檔案意識(shí)，使他們從思想上和行動(dòng)上自覺配合檔案部門的各項(xiàng)工作。教育評(píng)估不僅包括學(xué)校的整體發(fā)展，也關(guān)涉到教職工的切身利益。因此應(yīng)該發(fā)動(dòng)教職工積極參與檔案建設(shè)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。在平時(shí)的工作中自覺收集、整理檔案資料，并提交檔案室保管，合理使用。

3.3 完善檔案管理的硬件設(shè)施

學(xué)校應(yīng)該通過完善相關(guān)的硬件設(shè)施，推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化。要想更好地發(fā)展檔案管理工作必須完善各方面的硬件設(shè)施，例如：檔案管理室的建設(shè)，檔案管理信息化的建設(shè)等等很多方面。將計(jì)算機(jī)信息化與檔案管理工作的復(fù)雜化結(jié)合起來，從而簡(jiǎn)化檔案管理工作，方便檔案的收集、整理、查閱?？偠灾晟茩n案管理相關(guān)硬件設(shè)施，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，具有十分重要的意義。

4 小結(jié)

綜上所述，當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在諸多問題，這在某些方面制約了學(xué)校的發(fā)展。因此，學(xué)校應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹立正確的檔案管理意識(shí)。由校領(lǐng)導(dǎo)指揮，監(jiān)督檔案管理，全體教職工積極參與，做好檔案的，收集、整理、保存、使用工作。另外對(duì)于檔案管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，提升素質(zhì)。完善檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，增加在檔案管理方面的投入，積極推進(jìn)檔案管理信息化，現(xiàn)代化。檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)學(xué)校發(fā)展，具有十分重要的意義。

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