現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理與利用研究

楊帆

摘 要：本文主要圍繞現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作展開分析，通過分析其在應(yīng)用過程中存在的問題，探究針對性的解決措施，繼而實(shí)現(xiàn)提高現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理和利用效率的目的，推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新，提高其最終質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案；網(wǎng)絡(luò)信息化；信息共享；素質(zhì)；管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)用的重要技術(shù)，利用該技術(shù)可以加強(qiáng)對數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)即時(shí)分類和檢索等要求，同時(shí)也為檔案安全等提供了必要的保障。而當(dāng)前檔案信息化工作中，耗費(fèi)時(shí)間最大的就是紙質(zhì)文件的掃描和電子檔案的命名，對需要保存的紙質(zhì)檔案通過掃描儀進(jìn)行電子化，將電子化的文檔命名為適合企業(yè)檔案查閱的文檔，便于檢索，這項(xiàng)工作如果實(shí)現(xiàn)，可以減少紙質(zhì)檔案的借閱，有利于紙質(zhì)檔案的完好保存。此外，通過積極探索不同的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理形式，可以有效提高檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

1 現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在的問題

1.1 軟件兼容性較差

隨著現(xiàn)代檔案管理工作的迅速發(fā)展，市場上也出現(xiàn)了許多不同類型的檔案管理軟件，根據(jù)其應(yīng)用角度和著眼點(diǎn)的差異而具有不同的功能和特點(diǎn)。而且隨著國內(nèi)市場的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理和辦公自動(dòng)化以及電子政務(wù)系統(tǒng)等都在向統(tǒng)一化方向發(fā)展，對檔案管理應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)管理工具的通用性等要求也更高。由于現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理軟件的兼容性比較差，從而導(dǎo)致市場上許多檔案管理軟件無法與現(xiàn)代檔案管理工作相兼容，同時(shí)，由于受到軟件兼容格式的限制，也在一定程度上阻礙了現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的開展，進(jìn)而影響后續(xù)各項(xiàng)工作的順利開展。

1.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理工作合理開展具有重要意義。但是在當(dāng)前建設(shè)過程中，部分管理人員和企業(yè)管理者等并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用過程中，出于提高短期的檔案管理效率等目的，往往選擇了相對較簡便的檔案管理方法。但是由于管理的檔案的性質(zhì)等存在差異，其采取的檔案管理方法也隨之發(fā)生變化，后續(xù)檔案統(tǒng)一管理工作開展過程中，受到檔案管理形式各行其是的影響，其服務(wù)性要求和共享性要求等都不能及時(shí)實(shí)現(xiàn)，對推動(dòng)檔案統(tǒng)一管理工作集中開展產(chǎn)生了一定的阻礙，在該方式下，檔案信息資源的共享工作開展則變得尤為艱難。另一方面，受到傳統(tǒng)的人工檔案管理方式和管理要求的影響，檔案記錄過程中采用的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)節(jié)規(guī)范等也存在許多差異，檔案管理軟件在移植過程中容易出現(xiàn)信息丟失等問題，這也阻礙了檔案管理工作的合理開展。

1.3 檔案管理人員工作能力問題

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作發(fā)展的時(shí)間相對較短，從事該類管理工作的大多是年齡相對較大的員工，該類員工在工作過程中已經(jīng)形成了自己的工作模式和工作方法，接受新方法時(shí)則會(huì)出現(xiàn)接受慢、學(xué)習(xí)的質(zhì)量不高等問題，同時(shí)其對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用相對較少，實(shí)際工作過程中可能會(huì)出現(xiàn)拖慢檔案管理速度等現(xiàn)象。而企業(yè)對該類員工進(jìn)行培訓(xùn)則需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力、財(cái)力和物力，加大企業(yè)檔案管理工作的成本支出。這對于追求經(jīng)濟(jì)發(fā)展的企業(yè)來說相對較為困難，企業(yè)不愿意在檔案管理工作方面付出太高的成本，這就導(dǎo)致檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)始終相對較低，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)度也相對較慢，導(dǎo)致企業(yè)整體的檔案管理工作呈現(xiàn)出落后狀態(tài)。

2 加快檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的措施

2.1 建立區(qū)域性的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

網(wǎng)絡(luò)發(fā)展加快了信息的共享化進(jìn)程，檔案管理也應(yīng)當(dāng)響應(yīng)信息共享化的各項(xiàng)要求，在建設(shè)過程中建立全方位的檔案管理系統(tǒng)，打造全方位、多部門的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理和企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，推動(dòng)各項(xiàng)工作合理開展。同時(shí)，企業(yè)也要有計(jì)劃地與同行業(yè)檔案管理工作之間的聯(lián)系，打造全方位的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。在該方式下，檔案信息化管理不僅減少了手工查閱檔案資料的繁瑣，同時(shí)提升了檔案查閱便捷性，需要者可以通過網(wǎng)絡(luò)快速查找到自身所需要的信息，減輕紙質(zhì)檔案的破壞。因此建議企事業(yè)單位應(yīng)該加快推進(jìn)檔案管理信息化水平，提高檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理無紙化辦公。同時(shí)，在該形式下，相應(yīng)的檔案管理軟件等也會(huì)積極開展兼容性建設(shè)等活動(dòng)，推出兼容性和通用性都比較好的檔案管理軟件來開展相關(guān)工作，對提高各項(xiàng)工作的有效性等具有重要意義。

2.2 推動(dòng)信息交流共享系統(tǒng)建設(shè)

在當(dāng)前發(fā)展過程中，人們接受的信息的數(shù)量和質(zhì)量等都發(fā)生了變化，這就決定了個(gè)人以及單個(gè)部門等不可能實(shí)現(xiàn)資料全方位收集管理的目標(biāo)，這也在一定程度上影響了企業(yè)后續(xù)相關(guān)操作的順利開展。為了改善該類現(xiàn)象，實(shí)際建設(shè)過程中，必須加強(qiáng)對全面完整的社會(huì)信息系統(tǒng)的重視，鼓勵(lì)不同部門在自己的部門領(lǐng)域內(nèi)開展深層次的信息挖掘和信息分析工作，在此基礎(chǔ)上在統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)中開展交流建設(shè)，將信息及時(shí)提供給需要的單位和個(gè)人。同時(shí)還需要逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交，主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報(bào)送等功能，歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。在該類方式下，信息保存的質(zhì)量明顯提高，文獻(xiàn)部門之間的聯(lián)系也明顯加強(qiáng)，基于此開展檔案的統(tǒng)一管理等工作，其管理的質(zhì)量等也可以得到保證，一體化管理工作在開展過程中出現(xiàn)的問題明顯減少，對提高檔案管理效率也具有重要意義。企業(yè)通過該類方式可以推動(dòng)檔案管理和企業(yè)管理工作共同發(fā)展，可以提高企業(yè)的整體凝聚力。

2.3 合理選擇檔案管理系統(tǒng)

檔案管理部門對提供社會(huì)信息資源和信息服務(wù)等做出了巨大貢獻(xiàn)，國家和企業(yè)都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，積極推動(dòng)檔案管理工作深入開展，研發(fā)企業(yè)特有的檔案管理工作系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上開展檔案管理建設(shè)等活動(dòng)，打造檔案部門特有的信息資料庫。由于檔案信息的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，其可以建立一個(gè)統(tǒng)一、完整、準(zhǔn)確的地檔案信息數(shù)據(jù)庫，這就要求檔案管理部門必須加強(qiáng)對其使用的檔案管理系統(tǒng)的重視，結(jié)合自身對檔案管理工作的要求和檔案管理工作開展的特點(diǎn)等進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，及時(shí)將檔案管理應(yīng)用的各類信息等錄入到系統(tǒng)之中，在此基礎(chǔ)上開展信息的分類整理和總結(jié)歸納等工作。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)完成之后，檔案信息的檢索和存儲(chǔ)等工作在開展過程中遇到的問題會(huì)大大減少，對推動(dòng)后續(xù)各項(xiàng)工作順利開展具有重要意義。同時(shí)，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的目的就是為了方便企業(yè)各部門人員即時(shí)檢索和利用檔案數(shù)據(jù)資料庫中的各類信息，可以加快企業(yè)工作效率，節(jié)約工作時(shí)間。

2.4 完善檔案安全保障機(jī)制

信息化建設(shè)是辦公自動(dòng)化的重要構(gòu)成。網(wǎng)絡(luò)在提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案管理信息共享的同時(shí)，也增加了檔案管理信息泄露等問題的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作的安全性受到挑戰(zhàn)。為此，相關(guān)單位必須及時(shí)開展檔案信息安全工作，通過設(shè)置保密措施，完善安全防護(hù)系統(tǒng)的能來開展檔案信息安全建設(shè)，以此來保障檔案系統(tǒng)中的各項(xiàng)信息的有效性。網(wǎng)絡(luò)化管理是依托計(jì)算機(jī)存在的，當(dāng)出現(xiàn)斷電等意外事故時(shí)，檔案管理的質(zhì)量也會(huì)受到影響。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)開展檔案備份工作，及時(shí)做好檔案信息的備份工作，推動(dòng)檔案管理工作以合理方式開展。

2.5 提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)

企業(yè)以及檔案管理單位等要有計(jì)劃地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)將其與檔案管理工作聯(lián)系起來。同時(shí)，通過與學(xué)校形成定向聯(lián)系，建立人才交流機(jī)制等，直接從學(xué)校中選拔優(yōu)秀人才來負(fù)責(zé)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作。通過引導(dǎo)新老檔案管理人員結(jié)成互助小組等，使其在交流過程中取長補(bǔ)短，可以有效提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)，對推動(dòng)檔案管理工作按照預(yù)定計(jì)劃開展，提高檔案管理的質(zhì)量等具有重要意義。

3 小結(jié)

現(xiàn)代化檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)明顯提高了檔案管理的效率，對推動(dòng)檔案管理工作合理開展具有重要意義。通過加強(qiáng)對檔案管理問題的重視，及時(shí)采取合理的應(yīng)對措施，檔案管理的效率等可以進(jìn)一步提高，推動(dòng)檔案管理工作在新時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。

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