高校實驗室建設項目信息化平臺研究

嚴倩 童國秀 吳文華

【摘要】 高校實驗室建設是新時期高校建設的一個重要組成部分，實驗室建設項目項目的多樣性和復雜性對我們的管理提出了更高的要求，如何通過信息化系統(tǒng)有效管理實驗室建設項目是我們實驗室管理工作者的重要工作，也是現(xiàn)在和未來必須堅持的方向。

【關(guān)鍵詞】 實驗室管理 實驗室建設項目 信息化

一、實驗室建設項目管理中存在的問題

隨著對高校學生實驗實踐能力的日益重視，高校實驗室建設項目資金來源的不斷多樣化，立項項目數(shù)量的不斷增多；實驗室建設項目程序繁多，流程復雜，包括申報、評審、上報、建設、驗收、績效評價等；涉及部門有上級財政部門和主管部門、學院、采購管理辦公室、采購中心、計劃財務處、實驗室管理處等；建設周期一般1-3年，因此在實際執(zhí)行過程中可能會與原申報計劃產(chǎn)生偏差；尤其是參與實驗室項目建設的人員較多，容易產(chǎn)生信息溝通和交流上的錯位?；谝陨戏N種原因，傳統(tǒng)實驗室建設項目管理方式存在的問題日益明顯，主要表現(xiàn)在以下方面：

1、日常管理工作落后。當前大部分高校對實驗室建設項目的管理還停留在傳統(tǒng)的手工操作方式的管理，如通過紙質(zhì)稿查詢、手工統(tǒng)計、電話咨詢等，使用戶、項目管理部門、采購部門、財務部門、供應商等之間難以有效溝通，數(shù)據(jù)無法共享，信息不暢，導致嚴重脫節(jié)，工作效率極為低下。

2、缺少實時監(jiān)管。實驗室建設項目一般運行周期較長，有些項目如中央財政支持地方高校發(fā)展和省提升地方高校辦學水平專項資金實驗室建設項目，從立項、建設、驗收、績效評價等過程通常需要3年時間，在此期間由于市場變化或其它因素的影響，項目在執(zhí)行過程中必須做適當?shù)恼{(diào)整，如經(jīng)費調(diào)整、設備型號的改變等。然而傳統(tǒng)的管理水平，缺乏對項目整個建設周期的動態(tài)監(jiān)管，使用戶和管理部門明顯滯后于項目的調(diào)整，從而難以充分和及時了解和控制項目的實施進度、實施質(zhì)量等，導致項目建設難度加大。

3、資金使用效益低下。在傳統(tǒng)的管理模式下，信息得不到有效的溝通和共享，導致用戶不能準確得到學校儀器設備相關(guān)信息，存在部分設備的重復購買，造成資源的浪費。

二、實驗室建設項目信息化管理平臺建立的必要性

1、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，各部門之間達到無礙溝通。信息化可以對項目實施精細化管理，各部門可通過信息化平臺填報項目建設、驗收、績效以及審批、招標等相關(guān)數(shù)據(jù)，達到數(shù)據(jù)共享，以便各部門調(diào)閱，及時掌握和了解項目的執(zhí)行動態(tài)。

2、強化過程管理。過程管理是對項目的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時了解項目進度和進展，以保證項目實施過程中各階段和環(huán)節(jié)的執(zhí)行質(zhì)量。信息化平臺拋棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)稿遞交報告的模式，項目執(zhí)行單位通過信息化平臺向項目管理部門提交電子報告，項目管理部門對其合理性和必要性進行嚴格審查，待計劃審批后，項目管理部門將信息實時發(fā)布到管理平臺中并提交下一部門執(zhí)行，達到無縫化、全過程管理。

3、優(yōu)化建設項目。高校實驗室建設項目需要結(jié)合學科、專業(yè)、人才培養(yǎng)等有計劃、有選擇、有重點制定規(guī)劃，合理布局，優(yōu)化資源配置。項目管理部門可依托和借助信息化管理平臺進行項目儲備，結(jié)合前些年項目建設和執(zhí)行情況，綜合考慮項目建設內(nèi)容，根據(jù)實驗功能、資源配置、共享等原則對儲備項目進行可行性論證。當上級相關(guān)部門下發(fā)新的實驗室建設項目申報通知時，學校管理部門可以根據(jù)上級文件，從項目儲備庫中篩選適合的項目，再次論證后上報，從而可以提高項目申報質(zhì)量和工作效率。

三、實驗室建設項目信息化管理平臺功能設計

1、模塊清晰。一個完整、清晰的模塊是信息化平臺設計必要條件，因此設計之前必須深入細致地了解實驗室建設項目類型、建設流程等各個環(huán)節(jié)，征求各方面、各部門意見，全方位考慮，這樣才能完整、清晰地對模塊進行劃分。實驗室項目建設流程包括項目申報、項目審批、項目建設、財務核銷、績效評價等，而項目建設中則包括設備招標、安裝調(diào)試、驗收、報銷等環(huán)節(jié)，看似簡單，其實手續(xù)繁多、涉及部門廣，流程復雜，設計完整清晰的模塊便于操作和動態(tài)管理，更能提高工作效率，使我們從傳統(tǒng)的管理模式中解脫出來。

2、填報簡單、易于匯總。項目模塊設計完畢以后，鑒于實驗室建設項目的流程多、數(shù)據(jù)龐大、繁瑣，因此我們必須考慮每個模塊之間數(shù)據(jù)的填報、關(guān)聯(lián)、流轉(zhuǎn)，任何數(shù)據(jù)只須且只能由一個部門填報，從而保證數(shù)據(jù)的單一性和準確性。如設備采購時的申報數(shù)量和價格只能由用戶填報，而實際購買時的數(shù)量和價格只能由采購中心填報。

四、結(jié)語

高校實驗室建設是新時期高校建設的一個重要組成部分，項目的多樣性和復雜性對我們的管理提出了更高的要求，信息化管理是我們實驗室管理者現(xiàn)在和未來必須堅持的原則。

參 考 文 獻

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