社區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理辦法

為了加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展中的作用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服條，根據(jù)《中華人民共和國檔

案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等法律、法規(guī)的規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際，特制定社區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理辦法。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案工作是衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要組成部分，是提高衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平、加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)的必備條件。各級(jí)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心要把衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機(jī)構(gòu)的檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和檢查、考核、評(píng)比內(nèi)容；各級(jí)檔案行政管理部門要加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。

一、社區(qū)檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心負(fù)責(zé)全社區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的業(yè)條指導(dǎo)，同時(shí)接受各衛(wèi)生行政部門和省檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查；市、縣（市、區(qū)）衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位的檔案管理，同時(shí)接受上級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機(jī)構(gòu)與同級(jí)衛(wèi)生行政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)建立和健全綜合檔案室，承擔(dān)本單位統(tǒng)一管理檔案工作的職能。社區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機(jī)構(gòu)的綜合檔案室，應(yīng)配備一名以上專職或兼職檔案管理人員。應(yīng)保證兼職檔案人員從事檔案工作的時(shí)間，保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（科室）應(yīng)確定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的積累、整理和歸檔工作。檔案工作人員應(yīng)忠于職守，努力學(xué)習(xí)，具備專業(yè)知識(shí)，必須取得檔案管理崗位資格證書，持證上崗。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心綜合檔案室的基本職責(zé)：（1）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針、政策，建立、健全本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度；（2）督促、指導(dǎo)和協(xié)助本單位文書處理部門和業(yè)條部門對(duì)所形成的文件材料進(jìn)行整理和歸檔工作；（3）統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；（4）遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，確保國家秘密的安全，維護(hù)本單位及專業(yè)人員、管理相對(duì)人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和利益；（5）組織開發(fā)利用本單位的檔案信息資源。檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損或褪變檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。按國家有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員可分不同情況，分別評(píng)聘檔案專業(yè)、衛(wèi)生專業(yè)或其他專業(yè)的技術(shù)職條。

二、社區(qū)衛(wèi)生檔案的管理

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)建立和健全文件材料的歸檔制度，并把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門、各類人員的崗位職責(zé)，作為考核的重要內(nèi)容。

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位的綜合檔案室移交，并辦理移交手續(xù)。任何個(gè)人不得據(jù)為己有。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料，按規(guī)定在第二年初將應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位，由部門負(fù)責(zé)人審定后歸檔。專項(xiàng)工作如衛(wèi)生監(jiān)督檢查、專題調(diào)研、培訓(xùn)、宣傳等重要活動(dòng)待結(jié)束或告一段落時(shí)，及時(shí)做出總結(jié)或經(jīng)成果鑒定后一月內(nèi)歸檔。對(duì)社區(qū)的監(jiān)督管理檔案實(shí)行一戶一檔的動(dòng)態(tài)管理，即以一個(gè)管理相對(duì)人為單位建立一個(gè)保管單位，內(nèi)容包括衛(wèi)生行政許可和日常衛(wèi)生監(jiān)督的文件材料。衛(wèi)生行政許可材料由經(jīng)辦人員在辦理完畢每一次的審核發(fā)證、驗(yàn)證、換證工作后，于半年內(nèi)將整理后的有關(guān)文件材料移交兼職檔案員保管；衛(wèi)生監(jiān)督的文件材料，在每次監(jiān)督檢查后整理，于半年內(nèi)將有關(guān)的文件材料移交部門兼職檔案員保管，年內(nèi)形成的文件材料必須于次年初歸綜合檔案室。每年形成的文件材料歸入同個(gè)單位的案卷中。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)將結(jié)案后的案卷材料移至作出決定的衛(wèi)生行政部門保管。本單位可復(fù)印留存。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。照片檔案、錄音帶、錄像帶、光盤等特種載體檔案隨紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)歸檔。

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案工作要與本單位的工作緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)”四同步”，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收。各單位、各部門在檢查、驗(yàn)收工作任條、建設(shè)項(xiàng)目（工程）和儀器設(shè)備時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況，文件材料不合要求的，不能通過驗(yàn)收。單位工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察和參加各種會(huì)議等，其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向綜合檔案室歸檔。歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承擔(dān)，檔案管理人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助。綜合性會(huì)議文件和跨部門聯(lián)合承辦的文件應(yīng)由辦公室及牽頭部門負(fù)責(zé)整理。歸檔文件必須是原件（外來復(fù)印件除外），做到完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，底稿與印件一并歸檔。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。紙張質(zhì)量符合要求，用紙尺寸須采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙規(guī)格。書寫必須使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍(lán)墨水、紅墨水及復(fù)寫紙等不耐久材料；傳真件應(yīng)與復(fù)印件一起保存歸檔；不得使用涂改液。歸檔文件上有金屬物的，應(yīng)去掉，重新縫（粘）合。歸檔文件要求排列、編號(hào)、編目規(guī)范有序，編制準(zhǔn)確，按件號(hào)裝盒。歸檔文件目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目的填寫應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印或符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。歸檔文件必須經(jīng)形成部門負(fù)責(zé)人審定，并在盒內(nèi)備考表檢查人欄簽字。單位內(nèi)各部門應(yīng)按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫全宗號(hào)、進(jìn)行排列、編號(hào)和編制必要的檢索工具。在向綜合檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)按目錄點(diǎn)清后，雙方在移交目錄上簽字。

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心必須對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行超前控制，確保歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，字跡、用紙符合歸檔要求。要定期檢查各部門歸檔文件的整理環(huán)節(jié)，突出重點(diǎn)，對(duì)準(zhǔn)備歸檔的文件質(zhì)量進(jìn)行全面檢查，對(duì)不歸檔和擬銷毀的文件進(jìn)行復(fù)查和審定。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心綜合檔案室的全部檔案，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一的分類、編號(hào)、編目和排列。使用計(jì)算機(jī)和有適用的檔案管理軟件的單位，文書檔案以”件”為單位整理，整理辦法按《浙江省衛(wèi)生監(jiān)督歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、保管和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。應(yīng)按照《吉林省衛(wèi)生監(jiān)督文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》制定本單位的檔案保管期限表，作為劃分檔案保管期限的依據(jù)。