文秘速錄技能大賽視角下的會議紀要整理寫作

會議紀要是黨政公文的一種，有嚴格的格式和寫作規(guī)范。2014年全國職業(yè)院校技能大賽文秘速錄比賽將會議紀要整理納入賽項，使文秘與速錄緊密結(jié)合起來，使其成為高職學(xué)生接觸較多的一個文種。本文介紹了會議紀要的歷史，從概念、格式、寫作規(guī)范、不良習(xí)慣等方面梳理了會議紀要整理寫作的注意事項。

會議紀要作為黨政公文的一個種類，有著較為嚴格的程式規(guī)范和寫作要求。2012年7月1日之前，我國的公文體系分為兩個大部分，即行政機關(guān)公文和中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文。在這兩大公文體系中，會議紀要都是其中的重要組成部分?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（中辦發(fā)〔1996〕14號）第二章“公文種類”中將會議紀要界定為“用于記載會議主要精神和議定事項”；《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國辦）第二章“公文種類”中將會議紀要界定為“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”?？梢?，無論是黨的機關(guān)還是國家行政機關(guān)，對于會議紀要承擔的功能要求是基本一致的。2012年7月1日正式實施的《黨政機關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)〔2012〕14號）將黨的機關(guān)和國家行政機關(guān)兩大公文體系合二為一，規(guī)定了15個公文種類，將原來的“會議紀要”更名為“紀要”，將其界定為“適用于記載會議主要情況和議定事項”。可以說，現(xiàn)在的紀要與2012年7月份之前的會議紀要基本沒有什么區(qū)別，只是名稱的改換而已，現(xiàn)在仍有很多人將其稱為“會議紀要”。

一、賽項要求

自2014年開始，全國職業(yè)院校技能大賽高職組“亞偉杯”文秘速錄比賽在原來賽項基礎(chǔ)上增設(shè)會議紀要整理賽項，將實時記錄與會議紀要結(jié)合起來作為一個大的賽項，稱為“實時記錄與會議紀要整理”。這一賽項是將文秘與速錄密切結(jié)合的一個典型，具體要求是：實時記錄的前半部分為音頻播放的形式；后半部分為會議召開全過程的視頻錄像，從主持人宣布會議開始到會議結(jié)束，全程采用視頻形式播放。播放的全部音視頻需要選手全程記錄，這部分成績作為實時記錄部分的成績，比賽時間一到，系統(tǒng)會自動提交。后半部分根據(jù)視頻播放內(nèi)容整理成的文字為會議記錄，選手需要根據(jù)會議記錄的內(nèi)容，按照會議紀要的格式和寫作要求，整理成會議紀要。從賽項看，實時記錄的準確性直接決定著會議紀要內(nèi)容的準確性和完備性，可稱文秘與速錄完美結(jié)合的典型。

紀要這個賽項對選手的綜合能力要求較高。

首先，紀要賽項對記錄的速度和準確率要求很高。它要求選手的記錄速度不能低于220字/分鐘，準確率不能小于90%。否則，如果低于這個速度或者準確率，選手就整理不出會議紀要。

其次，要求選手有較高的邏輯思維能力和概括能力。邏輯思維能力是指正確、合理思考的能力。即對事物進行觀察、比較、分析、綜合、抽象、概括、判斷、推理的能力，采用科學(xué)的邏輯方法，準確而有條理地表達自己思維過程的能力。從心理學(xué)的角度講，概括就是把不同事物的共同屬性抽象出來后加以綜合，從而形成一個日常概念或者科學(xué)概念。

第三，要求有較高的公文寫作能力。寫作能力實際上就是寫作主體能勝任寫文章的主觀條件。公文寫作能力是諸多能力的綜合體現(xiàn)?？梢苑譃橐话隳芰吞厥饽芰深?。一般能力是指公文寫作主體和其他行為主體共同需要具備的能力。特殊能力是指公文寫作主體應(yīng)具備的專門能力。

第四是，有較高的圍繞議題甄選材料和組織材料的能力。同時還考查選手的辦公自動化設(shè)備操作、文字排版方面的能力。對于高職院校選手來說，這一賽項具有相當?shù)碾y度，也是最容易失分的項目。

下面就文秘速錄技能比賽中的會議紀要如何進行整理和寫作以及這個賽項的寫作要求與我們平時所提到的紀要寫作的異同做簡要的介紹。

二、厘清會議紀要的概念

根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，紀要“適用于記載會議主要情況和議定事項”，這是對于紀要中體現(xiàn)內(nèi)容的界定，也就是說，紀要中需要體現(xiàn)會議時間、地點、參會人員（包括主持人、參會人、記錄人等）、會議議題等要素，最重要的是體現(xiàn)會議的主要內(nèi)容，包括會議決議、要求等。

關(guān)于“紀要”兩個字的含義。“紀”可以理解成“紀實”，因此，紀要首先是紀實性的。這個“實”自于會議本身，也就是說，紀要反映的內(nèi)容應(yīng)當是會議本身的內(nèi)容，是客觀存在的，不能隨意增減，更不可自己臆想、生編硬造。對于會議紀要整理者來說，紀要的內(nèi)容可以間接來自于會議記錄的內(nèi)容。為了紀要反映內(nèi)容的全面性、準確性，會議記錄者應(yīng)準確、全面地記錄會議內(nèi)容。在文秘速錄比賽賽項中，會議紀要整理是與會議記錄聯(lián)系在一起的，首先，參賽選手要能對會議全過程進行完全記錄，記錄的內(nèi)容會作為實時記錄的一部分內(nèi)容進行評分。然后，在此會議記錄的基礎(chǔ)上，進行會議紀要整理與寫作。如果參賽選手的記錄速度足夠快，反應(yīng)足夠迅速，記錄足夠準確，那么，進行會議紀要整理與寫作的基礎(chǔ)材料——會議記錄是準確而完備的。

“要”可以理解成“摘要”“簡要”等意思，這也是相對于會議記錄來說的。會議紀要相對于會議記錄來說，首先體現(xiàn)在篇幅上，會議紀要的篇幅要比會議記錄少得多，只是摘取會議記錄中的要點進行整理歸納，與議題無關(guān)的、重復(fù)性的、流程性的語言一概不要。在文秘速錄技能比賽賽項中，會議紀要整理寫作部分是按照要點給分的，同時對于紀要的篇幅做了明確限定——不能超過會議記錄全文字數(shù)的一半。對于選手來說，首先要圍繞議題找出關(guān)鍵得分點，然后要按照一定的邏輯順序把這些要點組合在一起，變成一篇結(jié)構(gòu)合理、語句通順、語氣適當、要點完備的會議紀要，同時還要保證字數(shù)控制在會議記錄字數(shù)的一半以內(nèi)。

還要注意會議紀要的體式。會議紀要與會議記錄相比，最大的不同是角度和立場。會議記錄是對會議全過程的記錄，其內(nèi)容中反映出來的每個發(fā)言人的發(fā)言內(nèi)容，都是站在各自的立場和角度進行的，主要表現(xiàn)是一般用“我”“我們”這種字眼，可以說，會議記錄是多角度的、“各自為政”的。但會議紀要有一個統(tǒng)一的立場，就是會議的立場，因此，會議記錄中的“我”“我們”等字眼，轉(zhuǎn)換成會議紀要的語言，就變成了“某某人”“某某單位（或部門）”，很多時候，為了避免出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人之外的人物的觀點，我們統(tǒng)一使用“會議認為”“會議提出”等字眼。

三、明確會議紀要的格式和寫作規(guī)范

紀要作為國家黨政機關(guān)公文的一種，有著嚴格的格式和寫作規(guī)范，這有些是公文本身的要求，也有些是會議紀要這一文種的特殊規(guī)范。

（一）明確會議紀要的格式特征

會議紀要首先應(yīng)具備完整的格式要素，表現(xiàn)在必須有標題、正文、會議要素和主抄送單位等。

1.標題。標題一般使用“會議名稱+紀要”的格式，如果會議名稱中不含有單位名稱，也可在會議名稱前加上發(fā)出紀要的單位名稱，如“北京政法職業(yè)學(xué)院第十一次黨委會紀要”“中國人民保險集團2016年上半年工作總結(jié)會紀要”。需要注意的是，標題中的會議名稱應(yīng)使用規(guī)范的、標準的會議全稱，盡量避免過于簡化；單位名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范性簡稱，不能隨意生造；標題應(yīng)居中排列，如因過長需分行顯示，應(yīng)注意分行時要保持每行的語意完整性，切忌把詞語拆開到兩行。

2.會議要素和主抄送單位。會議要素包括會議時間、地點、參會人員、會議議題等。這些要素作為會議的重要組成部分，一般放在導(dǎo)語中，如“某年某月某日某時，某單位召開某會議。會議由某人主持，某些人參加。會議圍繞某議題展開討論”。有時，還需要在導(dǎo)語中介紹會議召開的背景、原因。在文秘速錄技能比賽中，為了使參賽選手認識到這些要素的重要性，同時，也便于批閱試卷，要求的會議紀要格式進行了一些折中，將導(dǎo)語中對會議要素的介紹單獨拆出來，放在標題下面單列出來，這些要素包括會議名稱、會議時間、會議地點、主持人、參會人、記錄人、議題等7項，每項占1分，就變得更加明晰了。

主抄送單位一般位于版記部分，是對于會議紀要主送單位和抄送單位的羅列。會議紀要作為公文，自然是要某些單位閱讀并進行落實的，因此，主送單位和抄送單位是會議紀要發(fā)送的對象，直接決定著會議紀要的受眾。主送單位是會議紀要的主要閱讀和執(zhí)行單位；抄送單位是只需要知曉會議紀要內(nèi)容的單位。在文秘速錄技能比賽中，為了閱卷的方便，將主送單位和抄送單位的位置由版記部分提到了正文前面、標題下方，與會議要素羅列在一起，但其重要性和規(guī)范性是不變的。

（二）明確會議紀要的寫作規(guī)范

1.圍繞議題選取材料。會議議題是會議紀要取材的中心，進行會議紀要整理時，首先要圍繞議題找出所有的關(guān)鍵點，并把這些關(guān)鍵點進行分類整理，看其分別對應(yīng)哪個議題。整理關(guān)鍵點時，要注意找出何人、何事、何時、何地、如何完成、花費多少等要素，這樣，核心內(nèi)容就整理出來了。

2.注意領(lǐng)導(dǎo)講話、會議決議和要求。會議過程中如果有領(lǐng)導(dǎo)講話，一般把領(lǐng)導(dǎo)講話單獨作為一個部分，歸納出幾個要點。會議結(jié)束前，主持人一般會進行會議總結(jié)，提出未來一段時間工作的要求，這就是會議決議和要求部分，應(yīng)抓住重點、總結(jié)要點。有時領(lǐng)導(dǎo)人就是主持人，領(lǐng)導(dǎo)講話部分就可以看做會議決議、要求。

3.注意使用標準的公文語言。對于會議紀要來說，就是要使用標準的書面語和準確、客觀的語言。會議過程中的發(fā)言很多是口語成分，甚至存在語意不完整、詞不達意等現(xiàn)象。這就要求在進行會議紀要整理寫作時，不能原樣照搬會議記錄的語言，而應(yīng)進行適當?shù)募庸?、整理，使口語變成書面語，使不規(guī)范的語言變成準確、規(guī)范的語言。

4.使用合理的結(jié)構(gòu)，注意全文的邏輯順序。把關(guān)鍵點全部找出來之后，需要找出其中的邏輯順序，使用一個合適的行文結(jié)構(gòu)。行文結(jié)構(gòu)一般使用“總—分”“總—分—總”“分—總”三種結(jié)構(gòu)，可以按需選擇。如果開頭有會議背景、原因的介紹，中間是分議題討論，最后有領(lǐng)導(dǎo)講話、會議決議和要求，一般使用“總—分—總”結(jié)構(gòu)，這是一個相對完整的結(jié)構(gòu)。無論采用什么結(jié)構(gòu)，都要注意合理性，不能將內(nèi)容張冠李戴。

四、注意避免會議紀要整理寫作的不良習(xí)慣

（一）切忌一段到底。整理會議紀要時，要按照一定的邏輯順序，采用恰當?shù)慕Y(jié)構(gòu)，才能給讀者一個清晰、美觀的印象。如果把所有內(nèi)容都放在一段中陳述，容易造成重點不突出、結(jié)構(gòu)混亂的現(xiàn)象。因此，要注意合理分段，給每段設(shè)置一個小標題，使讀者即使不通讀全文內(nèi)容，也能從標題上看出基本意思。

（二）切忌分部分太多。整理會議紀要時，我們一般按照會議的邏輯順序和議題分成幾個大部分，以三個左右為宜，每個部分中可以再分成更小的部分。切忌按照每個參會人員的發(fā)言順序，每人的發(fā)言內(nèi)容自成一部分，一一羅列，這同樣會造成重點不突出，失去了會議紀要整理的題中之義。

（三）切忌要點羅列。找出關(guān)鍵點之后，要根據(jù)每個關(guān)鍵點之間的邏輯順序，前后整合在一起，使全文語意清晰、語句通順。最怕的是堆砌的關(guān)鍵點前后之間缺乏邏輯順序，使讀者不知所云。

（四）切忌照搬原文。會議記錄到會議紀要的過程，不是一個簡單刪減的過程，而是再次整理加工的過程。有些會議記錄的語言，如口頭語、語意模糊、詞不達意的語言，是不能直接進入會議紀要的，要進行再加工。同時要注意，再加工不是一個臆想的過程，不能加工出會議本身不存在的內(nèi)容，造成曲解、誤解。

本文為北京政法職業(yè)學(xué)院教改課題《高職院校技能大賽研究》階段性研究成果。