提升高校辦公室行政管理工作效率的見解

高校辦公室行政工作是學(xué)校各個(gè)單位工作運(yùn)行的保證，在學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用，怎樣提升行政辦公室效率，以更好的服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、教研和科研工作，是高校辦公室作用的根本任務(wù)。本文通過淺析并提出一些建議性的措施和方法，以提升辦公室的管理效率，更好的服務(wù)于教學(xué)和科研。

高校各級(jí)辦公室，是溝通和協(xié)調(diào)校內(nèi)各級(jí)部門的紐帶，是傳遞各級(jí)信息的中樞，是協(xié)助部門決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的主體。辦公室行政管理是綜合性很強(qiáng)的工作，覆蓋面廣，服務(wù)面寬，內(nèi)容極其繁雜，縱橫聯(lián)系性強(qiáng)，即要管理事務(wù)，還要一定程度參與政務(wù)。因此，高效的辦公效率是高校辦公室所必需的基本要求。

1.系統(tǒng)科學(xué)的的行政組織和行政紀(jì)律是高效辦公的組織和紀(jì)律的保障

系統(tǒng)科學(xué)的的行政組織就是要求辦公室必須制訂健全且科學(xué)的制度體系。如果辦公管理行政組織缺乏科學(xué)性，計(jì)劃制訂不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致辦公秩序混，工作人員分工不明，協(xié)作不當(dāng)，應(yīng)急性差進(jìn)而暈頭轉(zhuǎn)向。如果想努力使辦公室有一個(gè)良好的秩序，因此必須要建立起一套切實(shí)科學(xué)可行的制度體系，并堅(jiān)持執(zhí)行和不斷完善。系統(tǒng)科學(xué)的行政紀(jì)律是保證并制度體系實(shí)施的保證，沒有紀(jì)律的保證，任何事情都不會(huì)有好的結(jié)果，因此行政紀(jì)律要求管理嚴(yán)格和紀(jì)律嚴(yán)明。毛澤東同志早就說過，加強(qiáng)紀(jì)律性，革命無不勝。鄧小平同志也曾指出，我們這么大一個(gè)國(guó)家，怎樣才能團(tuán)結(jié)起來、組織起來呢？一靠理想，二靠紀(jì)律。這些教導(dǎo)，都是經(jīng)過革命、建設(shè)、改革實(shí)踐證明了的真理?？梢姡贫燃o(jì)律的重要性，辦公室行政管理工作也不能例外?；谏厦娣治?，辦公室在制定相關(guān)制度和紀(jì)律時(shí)，既要結(jié)合本部門的實(shí)際情況，又要借鑒相同或相關(guān)部門成功的管理經(jīng)驗(yàn)、管理制度和監(jiān)督督促機(jī)制，制訂系統(tǒng)科學(xué)的行政組織和行政紀(jì)律，才能從行政組織和行政紀(jì)律等制度層面為管理保駕護(hù)航。

2.樹立大局意識(shí)，切實(shí)為中心工作服務(wù)是辦公室行政管理工作的基本要求

高校有許多不同的部門和科室，他們之間是相互聯(lián)系和相互服務(wù)，而目標(biāo)是為提高教學(xué)和科研這一總計(jì)目標(biāo)服務(wù)的，因此個(gè)部門辦公室成員和負(fù)責(zé)人首先要始終保持清醒的政治頭腦，時(shí)刻注意維護(hù)整個(gè)學(xué)校的利益和發(fā)展，樹立全校“一盤棋”系統(tǒng)觀念和意識(shí)，看問題應(yīng)全面系統(tǒng)。要善于把本部門和辦公室的工作置于整個(gè)學(xué)校發(fā)展大局中來思考。對(duì)本部門的整體情況要了如指掌，并對(duì)學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃和要求要有比較徹底的了解和認(rèn)識(shí)，即善于了解上情，既吃透下情，善于從全局上分析問題，處理好各種矛盾和問題，不斷提高綜合水平，增強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力，才能創(chuàng)造性地開展辦公室工作。辦公室工作人員要意識(shí)到自己的責(zé)任還不同于一般的 教師，不能坐等指示和被動(dòng)工作，而要圍繞學(xué)校工作中心，把握本部門改革發(fā)展思路，積極主動(dòng)地做好決策服務(wù)。

3.具有奉獻(xiàn)意識(shí)是提升辦公室行政管理工作效率精神動(dòng)因

高校辦公室工作人員具有奉獻(xiàn)意識(shí)。 高校辦公室工作頭緒多，紛繁瑣碎，涉及學(xué)校工作的各方面，有時(shí)經(jīng)常要加班加點(diǎn)才能完成，往往辛苦而沒有報(bào)酬。如果沒有吃苦耐勞和無私奉獻(xiàn)的精神，只是滿足于完成和流于形式，而不追求更好，效率就無從談起。因?yàn)闆]有質(zhì)量，談何提高效率，這對(duì)辦公室工作這樣一種難于量化和嚴(yán)格定性的工作性質(zhì)來說更是如此。這就要求辦公室工作人員應(yīng)具備較高的政治理論素養(yǎng)，同時(shí)要注重自身思想修養(yǎng)，以樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，深刻理解和領(lǐng)悟各級(jí)大政方針和政策，這樣才能政治頭腦清醒，在實(shí)際工作中才能把握正確的政治方向。這些是提升辦公室行政管理工作效率精神動(dòng)因 。

4.業(yè)務(wù)素質(zhì)高的辦公室團(tuán)隊(duì)是提升辦公室行政管理工作效率的基礎(chǔ)

首先，辦公室工作人員要具備良好的綜合業(yè)務(wù)能力。不同部門辦公室工作人員必須學(xué)會(huì)和掌握本行業(yè)和本專業(yè)方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，且應(yīng)具有一定的文字寫作基礎(chǔ)，這是不同部門辦公室工作人員的基本要求。辦公室工作人員還要具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)力，是創(chuàng)新和發(fā)展的必然要求。并且隨著世界向大社會(huì)化、知識(shí)化、信息化和系統(tǒng)化時(shí)代的邁進(jìn)，高校是知識(shí)和信息傳播的主要陣地辦公室工作人員還要學(xué)習(xí)和掌握企社會(huì)管理、心理學(xué)、計(jì)算機(jī)以及英語等知識(shí)，更好地拓展寬視野，在工作實(shí)踐中才有可能做到從大局全局出發(fā)，考慮問題系統(tǒng)全面，辦事更認(rèn)真而靈活，才能夠更好地?fù)?dān)負(fù)辦公室的工作職能和崗位職責(zé)。

其次，辦公室工作人員要有一定的組織和人事協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。要做好辦公室工作，必須具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。辦公室工作確定了階段要做的工作以及如何做，是管理工作中相對(duì)簡(jiǎn)單的任務(wù)，而最重要和難協(xié)調(diào)的則是管理的主觀或人事。辦公室工作的各個(gè)方面都是要有不同的人負(fù)責(zé)。如何調(diào)動(dòng)各類工作人的積極性和創(chuàng)造性是行政管理中的普遍問題。有效的辦公室人際溝通是組織協(xié)調(diào)能力的重要方面。溝通是不同成員間個(gè)人的、感情交流的過程。單位辦公室的工作的個(gè)人，都有自己的個(gè)性和習(xí)慣。采用不同的行之有效的辦法會(huì)產(chǎn)生事半功倍的效果。溝通者不但應(yīng)關(guān)心選擇合適的溝通手段，而且，要關(guān)心接受信溝通息者的情感反應(yīng)、態(tài)度和感覺。發(fā)出信息者得到某種確認(rèn)信息已被收到和內(nèi)容已被準(zhǔn)確理解，才能算肯定溝通已經(jīng)基本完成。人際溝通有助于激勵(lì)工作人員以盡可能有效的方式完成工作，建立辦公室管理者與下屬以及各成員之間的有效溝通是單位面臨的人際關(guān)系中最重要的問題之一。要培養(yǎng)各成員“辦公室工作無小事”的責(zé)任感，以增強(qiáng)工作的時(shí)效性，公室管理者切實(shí)當(dāng)好參與政務(wù)、管理事務(wù)的管理員和督辦各項(xiàng)工作落實(shí)的服務(wù)者，而后才是督察員。辦公室管理者和工作人員在工作實(shí)踐中還要時(shí)刻注意個(gè)人形象的塑造，辦事要沉穩(wěn)干練，待人接物要大方禮讓，談吐舉止要自然和諧，往往會(huì)達(dá)到事半功倍的效果，確保部門的最高工作效率。