高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)探討

高校檔案是一種非常重要的資源，它掌握著最為全面的師生信息，對很多企、事業(yè)單位的人才招聘有著非常重要的作用。同時高校檔案資源包含著大量的信息，對社會有很大的利用價值，一直以來都受到國家和很多社會工作單位的重視?？梢哉f，檔案管理對高校發(fā)展來說有著不可替代的作用，因此檔案需要具有極強的真實性、可靠性，檔案管理工作需要具有專業(yè)性與時效性。隨著高等教育的普及，各高校對于檔案的管理更加公開透明，這在很大程度上為社會利用高校檔案資源提供了更加便利的條件。

隨著信息化水平的提升，高校在開展檔案管理工作時將計算機設(shè)備等引入，有效提高了高校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，然而現(xiàn)代化建設(shè)仍在發(fā)展之中，仍然存在一定的問題，影響其現(xiàn)代化建設(shè)的進程，因而需對這一問題進行探究與分析。本文將首先對當(dāng)前高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題進行分析，然后探究提升現(xiàn)代化建設(shè)水平的有效途徑。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題

1.未形成先進的管理理念

雖然計算機等先進的設(shè)備被引入到日常的檔案管理工作中，但是相關(guān)人員并沒有對現(xiàn)代化建設(shè)予以足夠的重視，當(dāng)前檔案管理工作的重點仍然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，信息化技術(shù)手段僅僅被用來當(dāng)做檔案信息的載體之一，管理人員并沒有意識到通過信息技術(shù)對檔案信息進行整理與利用的必要性。在這種觀念的影響下，現(xiàn)代化建設(shè)的進程極為緩慢。另外，由于對檔案管理工作的重視程度不夠，高校在該項工作中的資金投入和科技投入力度都相對較小，難以滿足管理工作的實際發(fā)展需求。

2.未能創(chuàng)新檔案管理模式

我國的檔案管理模式仍然呈現(xiàn)出陳舊的狀態(tài)，受到高校傳統(tǒng)管理模式的影響，我國各高校由不同地方的行政管理部門進行管理，因而管理模式各異，檔案管理工作也各自負責(zé)，難以形成系統(tǒng)。很多高校仍然用傳統(tǒng)的封閉模式對檔案進行管理，所有的檔案管理工作僅是為了對人工信息查閱與操作進行服務(wù)的，信息化程度仍然較低。

3.檔案管理人員的素質(zhì)不高

當(dāng)前高校的大部分檔案管理人員的素質(zhì)并不能滿足現(xiàn)代化建設(shè)的實際需求，他們的技能僅能滿足信息收集與信息錄入的需求，他們?nèi)詫⒐ぷ鞯闹攸c放在紙質(zhì)檔案的管理上，忽略了信息化與現(xiàn)代化水平提升的重要性與必要性。

4.檔案資料的利用率較低

高校的各種檔案信息僅用于校內(nèi)的某些部門或者校外的特定單位使用，很少與外界進行資源的交流與共享。信息化技術(shù)手段的作用無法充分的發(fā)揮出來，在現(xiàn)代化管理當(dāng)中，信息技術(shù)只是被當(dāng)做信息保存的輔助工具，其共享與交流功能受到限制，檔案資源的利用效率極低，這在一定程度上也影響了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

二、提升高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)水平的途徑

1.樹立正確的高校檔案管理理念

相關(guān)從業(yè)人員以及高校的管理人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新觀念，以先進的思想對檔案進行管理，高度重視現(xiàn)代化建設(shè)工作，一方面要予以制度方面的支持，保證相關(guān)工作的順利展開；另一方面要予以資金方面的支持，保證充足的技術(shù)以及人才支持。另外，工作人員應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的宣傳，提高工作的系統(tǒng)性與有效性，鼓勵全員參與檔案管理工作。

2.完善檔案管理工作的制度建設(shè)

高校應(yīng)當(dāng)加強相關(guān)工作的制度建設(shè)，為各項現(xiàn)代化管理建設(shè)工作的展開奠定基礎(chǔ)。高校的管理人員需要對高校的實際情況進行分析，了解實際的檔案管理現(xiàn)狀，并根據(jù)《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定符合本校實際情況的檔案管理制度，從而保證檔案管理工作的有效展開，促進檔案管理向著現(xiàn)代化、科學(xué)化、制度化的方向發(fā)展。同時，制度的制定也能夠保證明確各方職責(zé)，使檔案信息收集、整理、存儲、保管等工作都能夠更加的規(guī)范、有序。

3.加強對檔案管理人員的教育培訓(xùn)

高校應(yīng)該充分重視檔案管理工作，改革原有的部門體制，增加更多的編制，解決人少事多的問題。同時，新增的編制人員一定要熟練掌握計算機技術(shù)，并懂得新媒體運營的具體程序，這可以解決高校新媒體檔案管理工作面臨的人員技術(shù)水平不足的問題。而對于現(xiàn)有的檔案管理人員，一定要加強教育與培訓(xùn)，并定期開展業(yè)務(wù)水平考核，考核合格后才能上崗，從而為檔案管理現(xiàn)代化提供必要的人才保障。

4.運用多種方式提升檔案資源的利用率

為了促進高校規(guī)模與高校辦學(xué)質(zhì)量的提升，國家在政策等方面都對其予以了大力支持，而對檔案管理工作也給予了極高的關(guān)注，總的來說高校檔案管理工作面臨的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了極大的變化，各個單位與部門對高校信息的需求量越來越大，因此，高校應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)提高資源的共享率與利用率，建設(shè)檔案資源共享平臺，對有效的信息進行收集與整理，并將適當(dāng)?shù)男畔⑦M行共享。此外，各個高校應(yīng)當(dāng)聯(lián)合起來，建立系統(tǒng)的檔案管理平臺，實現(xiàn)信息的互通。

三、結(jié)語

近年來，隨著高校體制改革的不斷深化，高校各項管理制度也在加快建設(shè)與完善，作為高校管理的重要組成部分之一，高校檔案管理也不例外。隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，高校檔案越來越呈現(xiàn)出數(shù)量急劇增長、內(nèi)容日漸豐富、類型漸趨復(fù)雜等特點，給檔案管理工作帶來的新的機遇與挑戰(zhàn)，需要引起我們足夠的重視。檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢和目標，同時也是個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。計算機信息技術(shù)的引入能夠有效提升檔案管理的效率以及質(zhì)量，但是由于觀念、制度、人員素質(zhì)、檔案利用率等方面的落后，檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)受到限制。因而需要通過轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新管理制度、提高人員素質(zhì)以及檔案資源利用率等方式促進檔案管理工作質(zhì)量與水平的提升。

（作者單位：華北理工大學(xué)綜合檔案室）