新形勢(shì)下如何做好高校檔案管理工作

近年來，隨著國(guó)家對(duì)高等教育的逐步重視，高校開始通過升格、合并、擴(kuò)招、綜合化等方式擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，豐富辦學(xué)模式。同時(shí)，隨著我國(guó)科教興國(guó)戰(zhàn)略方針的提出，高等院校嘗試了各種教育方式的改革，例如合理配置教育資源、優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)設(shè)置，將一些學(xué)科合并實(shí)現(xiàn)教育資源的最大化；或者為提高受教育學(xué)生的人數(shù)，實(shí)現(xiàn)“高等教育大眾化”目標(biāo)而進(jìn)行擴(kuò)招，建設(shè)新校區(qū)，增加招生人數(shù)。這些教育形式的改革都給傳統(tǒng)高校檔案穩(wěn)定的管理模式帶來巨大沖擊。此外，學(xué)生的增多、校區(qū)的拓展、高校的不斷發(fā)展使檔案管理日趨復(fù)雜化、多樣化，原有傳統(tǒng)的高校檔案管理已經(jīng)開始受到挑戰(zhàn)。

高校檔案的主旨是完善保存高校在教學(xué)活動(dòng)、科研項(xiàng)目、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文字、聲音、圖標(biāo)、影像等材料。近年來，隨著我國(guó)高校的大規(guī)模發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)和學(xué)校的需求，運(yùn)用高科技的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)幫助管理高校檔案勢(shì)在必行。本文擬通過分析傳統(tǒng)高校檔案管理工作的弊端，探討如何在新形勢(shì)下借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)來推進(jìn)高校檔案管理規(guī)范健康發(fā)展。

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案保存不集中

隨著高校內(nèi)部結(jié)構(gòu)設(shè)置的變化，院校之間的合并或者是分校區(qū)院校的建立，都造成了合并辦公、異地辦公的現(xiàn)象產(chǎn)生。為了方便隨時(shí)抽取、調(diào)閱文件，穩(wěn)定完整的檔案管理開始被打亂分散，存放于各個(gè)不同的地點(diǎn)，檔案管理的難度日益加劇。

2.管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

由于校區(qū)的分散性，檔案被保存在不同區(qū)域，各個(gè)區(qū)域的檔案員雖然都經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)，在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)時(shí)都有專門的規(guī)范管理制度。但由于檔案管理是由人工進(jìn)行操作，在編號(hào)、錄入、歸納、整理等方面具有實(shí)踐性，各個(gè)校區(qū)的檔案管理員會(huì)在工作中帶入個(gè)體特殊管理模式。個(gè)體的差異性導(dǎo)致的管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也給檔案規(guī)范管理帶來極大不便。

3.計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)過于分散

多校區(qū)辦學(xué)由于受到地域、資金、設(shè)備等多方面問題制約，其檔案管理配備的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也有所差異。要想統(tǒng)一各個(gè)校區(qū)之間計(jì)算機(jī)錄入系統(tǒng)，統(tǒng)一管理版本，建立信息化電子檔案系統(tǒng)，就必須投入大量資金，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，這也是高校檔案管理信息化進(jìn)程面臨的重要問題之一。

4.檔案宣傳力度不夠

由于檔案管理部門仍然存在封閉保守的落后觀念，高校檔案部門時(shí)常意識(shí)偏薄弱，利用檔案學(xué)習(xí)知識(shí)的人數(shù)不斷下降，找尋根本原因，這是由于檔案部門的開放程度低、宣傳力度小所造成的。不少高校管理者仍然存有檔案室絕對(duì)機(jī)密這一守舊觀念，導(dǎo)致檔案管理充滿神秘，從而限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、新形勢(shì)下高校檔案管理發(fā)展策略

1.擴(kuò)大檔案管理宣傳工作

目前來看，中國(guó)高校的檔案來源分散，源自各個(gè)不同校區(qū)或者合并校區(qū)，涉及學(xué)校的各個(gè)部門和眾多學(xué)生，在一定程度上給高校的檔案管理工作帶來了一定難度。針對(duì)這一問題，要注重與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通，如實(shí)將檔案管理工作中存在的困難難題進(jìn)行匯報(bào)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視度，爭(zhēng)取檔案管理事業(yè)健康發(fā)展所需的人、財(cái)、物等方面的問題。

2.健全檔案管理工作體系

只有構(gòu)建完善的檔案工作體系，才能保證高校日常工作順利有序開展，保證高校檔案的完整性、統(tǒng)一性。應(yīng)當(dāng)成立一個(gè)以學(xué)校黨組為中心的高校檔案管理委員會(huì)，制定出符合學(xué)校需要、社會(huì)發(fā)展的檔案工作運(yùn)行機(jī)制。針對(duì)合并校區(qū)和二級(jí)學(xué)院，可以考慮建立檔案分科，保存本部門相關(guān)檔案資源，方便隨時(shí)查閱。同時(shí)，還要加強(qiáng)完善高校檔案管理規(guī)章制度，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和能力，找準(zhǔn)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的切合點(diǎn)，將檔案中蘊(yùn)藏的豐富知識(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，提高檔案管理事業(yè)健康有序快速發(fā)展。

3.推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化

充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將分散的檔案進(jìn)行收集、整理、錄入、歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，達(dá)到一次輸入、多次利用的目的，提高錄入檔案的效率。同時(shí)，可以將一些不易保存的紙質(zhì)版檔案以圖片的方式進(jìn)行保存，并建立相關(guān)的數(shù)據(jù)檢索，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的高容量?jī)?chǔ)存和快速檢索功能。

4.加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

傳統(tǒng)的手錄式檔案管理容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，精準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)化錄入可以有效解決這一問題。因此，高等院校的檔案部門要加快構(gòu)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，引入先進(jìn)的國(guó)外技術(shù)和設(shè)備，按照國(guó)家指定的檔案管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的信息電子化。

5.加強(qiáng)檔案工作意識(shí)

高校可以通過采取舉辦展覽、利用校園廣播、微信微博等平臺(tái)的方式利用多種宣傳手段強(qiáng)化人們利用檔案的意識(shí)，消除人們對(duì)檔案持有神秘、不可碰觸的傳統(tǒng)觀念。主動(dòng)向大眾公開檔案信息，在遵守《檔案法》的前提下，了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，建立科學(xué)合理的檔案解密計(jì)劃，優(yōu)化檔案資源配置，發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)、文化、政治、社會(huì)等方面的社會(huì)效用。此外，在信息化發(fā)展得新時(shí)代，只有構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理體系，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到檔案管理中，變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為電子檔案，才能有效提高檔案管理的效率。

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的新時(shí)代，檔案管理的發(fā)展對(duì)高校、對(duì)社會(huì)都有著巨大影響，新時(shí)期新形勢(shì)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)的同時(shí)，也帶來了更好的發(fā)展機(jī)遇。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊讓高校深刻認(rèn)識(shí)到要健康有序發(fā)展檔案事業(yè)，不僅要轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新觀念，還要提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)水平，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、現(xiàn)代性、系統(tǒng)性發(fā)展。

（作者單位：華北理工大學(xué)綜合檔案室）