檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

檔案行政管理部門在公共事業(yè)進(jìn)步與發(fā)展的歷程中扮演著十分重要的角色，伴隨著社會(huì)分工的越來越專業(yè)化，如何更好地發(fā)揮檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用顯得尤為重要。而人事檔案管理作為以檔案為管理、分配與潛能激發(fā)為基礎(chǔ)的管理型工作，它能夠?yàn)闄n案行政管理部門功能性作用的發(fā)揮帶來強(qiáng)大的推動(dòng)力。但立足檔案行政管理部門實(shí)際，其仍舊存在多方面的不足。在此背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已無法滿足當(dāng)下的發(fā)展需求，管理使命也無法得到最佳發(fā)揮，管理質(zhì)量日益低下，直接影響到人事檔案管理的職能。鑒于此，對檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用進(jìn)行分析，將有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值

人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載一個(gè)人的人生軌跡的有力依據(jù)，同時(shí)人事檔案也具有法律效用，它的自身的社會(huì)屬性決定了它特有的社會(huì)價(jià)值。通常來說，人事檔案還具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無論出于何種情形下，只要發(fā)生人事管理活動(dòng)，就會(huì)隨之形成相關(guān)的人事資料、信息，當(dāng)然也需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，如此一來人事檔案就會(huì)具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案自身的價(jià)值作用也會(huì)被某些機(jī)構(gòu)進(jìn)行扭曲和過分地夸大，而當(dāng)中的“重記載輕現(xiàn)實(shí)”表現(xiàn)也成為了人事檔案管理活動(dòng)中的一大弊端，為社會(huì)大眾所詬病。可見，只有從本質(zhì)意義上人事到人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值，才能充分發(fā)揮其自身的功能效應(yīng)。

二、檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

（一）有利于樹立正確的人事管理理念。一直以來，人事檔案管理之所以沒有獲得預(yù)想的結(jié)果，與管理者和員工對人事檔案管理認(rèn)識不足，理解不透徹有關(guān)。管理者在整個(gè)管理活動(dòng)起帶頭作用，是榜樣。因此要落實(shí)人事檔案管理到實(shí)處首先要解決管理者的認(rèn)識問題。只有管理者的思想層面達(dá)到人事檔案管理這一層，才能將人事檔案管理這份工作做好，并帶動(dòng)下屬一起承擔(dān)相應(yīng)的人事檔案管理責(zé)任。而在此過程中，需要行政檔案行政管理部門的帶動(dòng)作用。首先，檔案行政管理部門需要大力宣傳人事檔案管理的理念。前期開展有關(guān)人事檔案管理的會(huì)議，向下屬人員傳達(dá)“基于檔案而管理、基于檔案而發(fā)展”的部門管理觀念，并發(fā)動(dòng)部門管理層人員向員工宣傳人事檔案管理的理念，使現(xiàn)代化思想深入人心。其根本目的在于更新管理者和員工的看法，樹立準(zhǔn)確的人事檔案管理理念。此外，檔案行政管理部門還可以加強(qiáng)人事檔案管理培訓(xùn)。通過對管理層人員和員工進(jìn)行人事檔案管理方面的培訓(xùn)，讓所有員工意識到人事檔案管理的重要性，立足部門未來發(fā)展規(guī)劃，深入探索一套新的、符合部門實(shí)際的現(xiàn)代化化管理模式，促進(jìn)人事檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新。要想長久保持人事檔案管理的作用，就必須要從制度體系建設(shè)入手，建立一套符合單位發(fā)展實(shí)際、滿足人事檔案管理實(shí)際需要的監(jiān)控機(jī)制。伴隨著市場經(jīng)濟(jì)體系架構(gòu)的調(diào)整，單位的人事檔案管理工作涉及面日益廣泛，工作量龐大，且工作復(fù)雜性高。為此，單位可以通過檔案行政管理部門在此過程中的功能作用，對現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行改善和升級，以全面提升管理工作效率和實(shí)現(xiàn)安全管理。一方面，檔案行政管理部門要高度重視人事檔案管理制度的功能，建立一套考慮周全的管理辦法、規(guī)劃管理辦法的操作流程指南，提高制度的實(shí)用性，確保人事檔案管理工作的順利開展。其次，檔案行政管理部門的相關(guān)人員必須要遵守職業(yè)規(guī)范，在執(zhí)行工作時(shí)保證制度條例能夠發(fā)揮其最基本的功能，以起到加強(qiáng)人事檔案管理的目的，推動(dòng)管理工作獲得新的發(fā)展空間，獲得更大的突破，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化人事檔案管理效率的目的。

（三）有利于提高管理人員工作意識。社會(huì)分工的精細(xì)化和專業(yè)化程度的不斷提高，給人事檔案管理工作注入了新的思路，與此同時(shí)也給管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)和要求。倘若檔案行政管理部門仍在采用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，那么勢必會(huì)引發(fā)管理流程效率低、工作質(zhì)量不高等問題。根據(jù)這種情況，一方面，檔案行政管理對于新聘進(jìn)來的員工要制定好高標(biāo)準(zhǔn)的管理方案，并且在新員工上崗前進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，不僅要培養(yǎng)他們的工作能力和專業(yè)能力，還要定期考核他們的技能，確保他們有足夠的技能勝任人事檔案管理工作。此外，在日常的工作流程中，檔案行政管理部門還可以建立一個(gè)考核評估系統(tǒng)，對人事檔案管理人員進(jìn)行分層次檢查考核，對于表現(xiàn)出色的要給與適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)或者精神上的嘉獎(jiǎng)，以促進(jìn)員工工作積極性和熱情的最大程度的發(fā)揮。

三、結(jié)語

綜上所述，社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷調(diào)整與完善，向社會(huì)各行各業(yè)提出了新的要求，各單位必須要高度重視檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用，才能使人事檔案管理工作發(fā)揮自身的最佳效用?？梢?，對檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用進(jìn)行分析，已是必然。

（作者單位為廣東民航機(jī)場建設(shè)有限公司）