城建檔案信息化工作探索

朱艷燕

[摘 要]現(xiàn)有的建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)已不能滿足新型城市化發(fā)展的高要求，城建檔案信息化已迫不及待。城建檔案信息化工作不能一蹴而就，要結(jié)合新的社會(huì)形勢(shì)及技術(shù)發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實(shí)施”的原則，依據(jù)國(guó)內(nèi)外建設(shè)工程檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從系統(tǒng)定位、制度需求、規(guī)范需求、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)架構(gòu)、安全要求、實(shí)施建議等方面進(jìn)行全面規(guī)劃設(shè)計(jì)，從而有序開(kāi)展和穩(wěn)步發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]建設(shè)工程 城建檔案 信息化

中圖分類號(hào)：F299.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）02-0177-01

隨著十八大的新精神、李克強(qiáng)總理提出的“簡(jiǎn)化行政審批，為企業(yè)松綁”的新要求、云計(jì)算等信息技術(shù)環(huán)境的日新月異以，以及國(guó)內(nèi)部分城市，在政府行政審批流程上已進(jìn)行全面改革和優(yōu)化，如廣州市政府自2013年5月1日起實(shí)施建設(shè)工程并聯(lián)審批的新做法，致使廣州市的城建檔案管理者發(fā)現(xiàn)既有的建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)已不能滿足廣州新型城市化發(fā)展的高要求，城建檔案信息化已迫不及待。筆者結(jié)合日常工作中的一點(diǎn)體會(huì)，從城建檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)、信息資源共享建設(shè)、信息化效益三個(gè)方面與讀者們進(jìn)行分享，探索城建檔案信息化的發(fā)展。

一、城建檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)

城建檔案信息化必須要有相應(yīng)的管理系統(tǒng)方能運(yùn)作，所以管理系統(tǒng)的建設(shè)是開(kāi)展城建檔案信息化工作的當(dāng)務(wù)之急，而系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中最首要及最重要的環(huán)節(jié)就是系統(tǒng)規(guī)劃，通過(guò)系統(tǒng)規(guī)劃研究，探索城建檔案信息化行業(yè)咨詢服務(wù)模式，為建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提供具有前瞻性、合理性和可操作性的支撐和指導(dǎo)，為提高城市建設(shè)工程檔案管理與服務(wù)的規(guī)范性和工作效率，提高建設(shè)工程信息化建設(shè)與應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)在建工程檔案的適時(shí)動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程電子文件歸檔，大幅度降低城建檔案館、建設(shè)單位、施工單位等管理成本奠定理論研究基礎(chǔ)。通過(guò)系統(tǒng)規(guī)劃研究，為今后搭建建設(shè)工程檔案綜合信息管理和服務(wù)平臺(tái)提供頂層設(shè)計(jì)，以便今后通過(guò)升級(jí)版的系統(tǒng)平臺(tái)深層次開(kāi)發(fā)建設(shè)工程檔案的內(nèi)在價(jià)值，最大限度地滿足城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和社會(huì)對(duì)建設(shè)工程檔案信息的需求，為“信息城市”、“智慧城市”建設(shè)提供基礎(chǔ)系統(tǒng)平臺(tái)和檔案信息資源。

系統(tǒng)規(guī)劃首先要對(duì)工程檔案法規(guī)，規(guī)則，規(guī)范文件與研究文獻(xiàn)整理。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)信息，內(nèi)部文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)等方法，收集梳理建設(shè)工程檔案管理領(lǐng)域的法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工作流程以及參考文獻(xiàn)與工程檔案研究文獻(xiàn)資料。

接著要通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外信息技術(shù)與系統(tǒng)構(gòu)建的調(diào)研，對(duì)建設(shè)工程檔案管理先進(jìn)的城市進(jìn)行學(xué)習(xí)，借鑒其他省市及國(guó)外在這一領(lǐng)域的研究成果和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)對(duì)新型城市化發(fā)展戰(zhàn)略，云計(jì)算平臺(tái)的建設(shè)情況及發(fā)展趨勢(shì)，政府優(yōu)化行政審批的實(shí)際做法及城市建設(shè)檔案館的建設(shè)情況，研究分析新形勢(shì)、新環(huán)境對(duì)建設(shè)工程檔案信息化管理和提供利用工作的影響和要求；結(jié)合目前城市建設(shè)檔案館現(xiàn)有建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和使用情況進(jìn)行調(diào)研與分析。

最后，對(duì)建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題分析。結(jié)合新的社會(huì)形勢(shì)及技術(shù)發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實(shí)施”的原則，依據(jù)國(guó)內(nèi)外建設(shè)工程檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)以及配套服務(wù)管理體系從建設(shè)定位、系統(tǒng)與技術(shù)架構(gòu)，開(kāi)發(fā)平臺(tái)與編程軟件，制度與職能、服務(wù)體系，系統(tǒng)規(guī)范、業(yè)務(wù)操作、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)可擴(kuò)展性與柔性，實(shí)施方案建議等方面進(jìn)行全面規(guī)劃設(shè)計(jì)。

二、信息資源共享建設(shè)

（一） 更新觀念， 轉(zhuǎn)移工作重心。將建設(shè)工程檔案作為信息服務(wù)行業(yè)，認(rèn)真做好信息共享建設(shè)。用信息業(yè)的范疇來(lái)規(guī)范檔案館的信息共享工作，把檔案館工作的重心從過(guò)去檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到檔案信息管理上來(lái)， 檔案館的一切業(yè)務(wù)工作都要圍繞信息服務(wù)這個(gè)中心來(lái)開(kāi)展， 把城建工程信息資源視為全民、全社會(huì)的財(cái)產(chǎn)， 要把靜態(tài)的檔案信息用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施傳輸出去，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值， 真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享。

（二）加快城建檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是城建檔案工作的前途和方向，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)， 才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化， 這是檔案信息資源共享的重要條件，盡快修訂與實(shí)施建設(shè)工程檔案歸檔整理規(guī)程，進(jìn)一步規(guī)范建設(shè)工程文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，要求紙質(zhì)、聲像、電子檔案同時(shí)歸檔移交，加大了子文件接收力度。聲像檔案堅(jiān)持自拍的同時(shí)開(kāi)展多渠道收集，將具有時(shí)代精神和歷史價(jià)值的檔案補(bǔ)充到館藏檔案信息資源之中。規(guī)劃館藏資源構(gòu)架，保障信息資源來(lái)源，科學(xué)有序的做好館藏檔案數(shù)字化工作城建檔案信息化建設(shè)。

（三）加快已有館藏檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息的智能化綜合管理，科學(xué)有序地整合和存儲(chǔ)原始視音頻、圖紙、文件等多媒體資料，實(shí)現(xiàn)多載體、多格式的檔案信息全面兼容和整合，同時(shí)加大電子檔案信息資源的積累。建立面向元數(shù)據(jù)的異構(gòu)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，通過(guò)數(shù)據(jù)封裝實(shí)現(xiàn)對(duì)異構(gòu)平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享，解決不同格式、不同結(jié)構(gòu)電子檔案的接收問(wèn)題，在各城建管理部門(mén)使用的不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享訪問(wèn)，解決多種數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的信息交換問(wèn)題。通過(guò)共享平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃、管理、建設(shè)部門(mén)、城建檔案館彼此信息共享，使檔案館從信息的存儲(chǔ)基地轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌奶幚怼⒓庸ず吞峁├弥行?。改變?cè)跈n案館只能利用館藏歷史數(shù)據(jù)的局面，實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)的互動(dòng)交換，使檔案信息資源整合的范圍更加廣闊。實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃、管理、建設(shè)檔案信息前端動(dòng)態(tài)管理。從電子文件的生成開(kāi)始逐步跟蹤電子檔案形成的整個(gè)周期，通過(guò)各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)有效銜接。

（四）開(kāi)展檔案人員專業(yè)培訓(xùn)工作， 實(shí)現(xiàn)人才知識(shí)化。人是信息化社會(huì)的主要組成部分， 也是檔案管理活動(dòng)的主體， 是檔案管理活動(dòng)中最主動(dòng)、最有潛力的因素。提高檔案人員的素質(zhì)關(guān)鍵在于教育。應(yīng)舉辦多層次、多方面的專業(yè)教育及培訓(xùn)， 以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要， 只有配備一支具有現(xiàn)代科學(xué)文化和先進(jìn)技術(shù)的專業(yè)化檔案人員工作隊(duì)伍， 才有可能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。

（五）采取檔案信息加密手段， 維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)保密。對(duì)于一個(gè)寵大的、聯(lián)系著社會(huì)各層次的、信息資源共享的大系統(tǒng)來(lái)說(shuō)， 安全維護(hù)、檔案信息加密都是必要的前提， 只有妥善解決這一問(wèn)題， 才能保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的通暢， 杜絕檔案失、泄密的發(fā)生， 使城建檔案館真正成為全社會(huì)信息服務(wù)中心。

三、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益分析。

通過(guò)對(duì)建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)級(jí)相關(guān)的支撐體系，如規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)、城建檔案信息自由的共享與服務(wù)設(shè)計(jì)，將使城建檔案利用項(xiàng)目增加，從而滿足整個(gè)社會(huì)對(duì)城建檔案信息的需求，達(dá)到城建檔案信息資源共享的社會(huì)效益，同時(shí)由于提供了一定的創(chuàng)收項(xiàng)目的拓展，必然創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)通過(guò)用戶對(duì)城建檔案的需求產(chǎn)生的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益，還有推動(dòng)政府優(yōu)化行政審批制度的落實(shí)，推動(dòng)智慧城市的建設(shè)，產(chǎn)生極大的潛在社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

通過(guò)以上的分析，城建檔案信息化工作不能一蹴而就，要結(jié)合新的社會(huì)形勢(shì)及技術(shù)發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實(shí)施”的原則，依據(jù)國(guó)內(nèi)外建設(shè)工程檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從系統(tǒng)定位、制度需求、規(guī)范需求、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)架構(gòu)、安全要求、實(shí)施建議等方面進(jìn)行全面規(guī)劃設(shè)計(jì)，從而有序開(kāi)展和穩(wěn)步發(fā)展。