論述文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新

王耀萍

摘 要：文書檔案無論是在社會發(fā)展還是在企業(yè)的發(fā)展中都起到了至關(guān)重要的作用。對檔案進(jìn)行整理就是對其進(jìn)行管理，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。從文書檔案本身來看，其真實(shí)性較為突出，不僅反映出了企業(yè)的工作現(xiàn)狀，同時對于其發(fā)展的趨勢以及發(fā)展的目標(biāo)等都具有一定的促進(jìn)作用?？梢姍n案在社會發(fā)展中的作用是不可小覷的。能夠?yàn)槠髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者做出重要的決策提供數(shù)據(jù)信息的支持。因此，本文主要對文書檔案的整理和保管的方式進(jìn)行創(chuàng)新，希望能夠給相關(guān)的文書檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；整理；保管方法

文書檔案的利用率逐漸升高，因此，做好檔案的整理和保管工作是前提和基礎(chǔ)，最重要的是檔案管理方式不斷地與時俱進(jìn)，主要是為了能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展。在做好檔案的管理工作的基礎(chǔ)上要不斷創(chuàng)新，進(jìn)而發(fā)揮文書檔案管理工作的效率，提高管理工作的價值。

1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限

從文書檔案的歸檔范圍上看，不同的單位具有不同的規(guī)定，同時也需要根據(jù)檔案信息本身的特點(diǎn)來進(jìn)行歸檔。其保管期限也是如此，檔案的價值是確定保管期限的重要因素。各大企事業(yè)單位都是根據(jù)檔案文件對于單位發(fā)展的貢獻(xiàn)和價值來判斷文書檔案的歸檔范圍和保管期限。進(jìn)行歸檔的文書檔案主要可以分為以下兩種：一種是針對單位分發(fā)的文件類型，其中包括單位機(jī)構(gòu)、人事以及職稱、物資、經(jīng)費(fèi)等等工作內(nèi)容做出的皮膚、通告等。這一方面的文件具有一定的法律效益，因此，需要進(jìn)行長期保存。相關(guān)的文書檔案管理工作人員需要對這類文件加強(qiáng)重視。另一種就是上級下發(fā)的法律或者是政策的規(guī)定，作為企事業(yè)單位執(zhí)行的依據(jù)，這些文件只是在一時具有較大的效力，但是一段時間之后，就是失去了作用，因此可以進(jìn)行短期的保存。

文書檔案的歸檔工作包含的范圍相對較廣，不僅有正式的文件，還有對短期工作的總結(jié)和報告、領(lǐng)導(dǎo)的講話以及工作部署的文字形式等等。對于相對重要的內(nèi)容要將進(jìn)行永久性的保存，如果是價值和作用一般的檔案可以進(jìn)行長期保存，然后根據(jù)檔案的具體應(yīng)用情況來確定以后的保存時間。同時要做好檔案文件的歸檔工作，尤其是一些合同或者是協(xié)議等都需要進(jìn)行歸檔處理。

以下下屬文件包括計劃、總結(jié)以及報表等要進(jìn)行歸檔處理，其長期性和短期性，需要根據(jù)文件的重要程度來確定。由于企事業(yè)單位的檔案歸檔類型較多，且文書檔案具有一定的權(quán)威性，因此，需要將其分成黨群工作文件、行政管理文件、經(jīng)營管理文件以及生產(chǎn)技術(shù)文件等等。歸檔工作主要是為了保證以后工作的合理性和高效性。

2 文書檔案的整理方法

2.1 文書立卷責(zé)任部門

從文書檔案立卷責(zé)任管理部門來看，主要是有文書或者是相關(guān)的收發(fā)人員來進(jìn)行檔案信息的收集和歸檔。我國為了保證檔案立卷工作的科學(xué)和合理性，已經(jīng)建立了一定的立卷制度?？梢娏⒕砉ぷ鞯闹匾?。檔案對于企事業(yè)單位來說可以說起到了監(jiān)督和控制的作用，但是有些小的企業(yè)單位還沒有明確的管理制度，檔案管理工作的規(guī)范程度還不夠。在具體的工作過程中，都是有文員來進(jìn)行檔案的歸檔和整理工作，其規(guī)范性和全面性就得不到保證。造成檔案的內(nèi)部質(zhì)量不高，立卷制度不完善，文書檔案管理工作無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

2.2 文書立卷的基本要求和方法

在進(jìn)行文書立卷工作的過程中，需要遵守的主要原則就是文件材料本身的規(guī)律和聯(lián)系，要保證文件本身的整體性，對于不同價值的文件進(jìn)行分類整理，其保管方式也存在著明顯的差異，可以從以下幾個方面來進(jìn)行具體的闡述：

2.2.1 分年度。正確的整理方式是要將文書檔案按照年度來進(jìn)行整理，這也是立卷工作需要遵循的基本特征，如果是特殊的文件要進(jìn)行立卷工作，其中包括一些計劃和統(tǒng)計報表等。

2.2.2 分級別。在分級別處理的過程中需要嚴(yán)格按照上下級文件的密切關(guān)系來進(jìn)行，要將上下級的文件進(jìn)行分開組卷。但是如果是一些批復(fù)可以將其放到一起，要注意區(qū)分上下級。

2.2.3 分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯(lián)系，按分類方案分成若干類，如企業(yè)先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

2.2.4 分保管期限，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長期、短期保存的文件應(yīng)分別組卷，但為了保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

2.3 文書立卷的操作程序

2.3.1 初步立卷：根據(jù)每年形成的材料數(shù)量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

2.3.2 擬寫案卷題名。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，文字應(yīng)力求簡練、明確，一般案卷題名應(yīng)具備作者、內(nèi)容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標(biāo)出地區(qū)，涉及特定時間的要標(biāo)出時間。

2.3.3 卷內(nèi)文件排列與編號

a卷內(nèi)文件排列，密不可分的文件應(yīng)當(dāng)依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文件一起依次序排列；案件材料結(jié)論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。一般文件可按問題或時間順序排列。

b裝訂的案卷要編頁號，卷內(nèi)文件凡有文字、圖象等頁面都應(yīng)每頁編寫一個號，空白頁不編號。編寫應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內(nèi)寫檔號、件號。

3 文書檔案的保管措施

3.1 編制歸檔文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預(yù)先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機(jī)進(jìn)行找出。另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質(zhì)，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質(zhì)進(jìn)行合理的歸檔。

3.2 根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責(zé)任者、內(nèi)容、文種；模版二：內(nèi)容、文種。這樣可以為計算機(jī)的自動抽詞提供方便。

3.3 編制計算機(jī)的歸檔程序。對電子文件的標(biāo)題名中各個字段進(jìn)行比較，對責(zé)任者、內(nèi)容進(jìn)行一次性的抽取，并給予相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。它們共同組成了編制工作的核心。

3.4 每一份文檔形成電子文件后，需要在設(shè)計好的程序中運(yùn)行，通過對運(yùn)行后的總分?jǐn)?shù)確認(rèn)可以實(shí)現(xiàn)初步的保管期限，并對其進(jìn)行人工審閱。

結(jié)束語

文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責(zé)所在，確定文書檔案的管理范圍。本文通過對文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細(xì)闡述，提出了對檔案創(chuàng)新保管方法。做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結(jié)合，運(yùn)用計算機(jī)輔助文檔的管理，達(dá)到管理的合理性和科學(xué)性，為社會各個領(lǐng)域的發(fā)展提供完整的參考資料。■

參考文獻(xiàn)

[1]史衛(wèi)軍.新時期檔案工作的走向[J].吉林水利，2003（S1）.

[2]張燕.新世紀(jì)檔案工作的創(chuàng)新[J].黑龍江交通科技，2007（12）.

[3]田德賢.淺談企業(yè)電子檔案的整理和保護(hù)的意義[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2008（16）.