外貿企業(yè)基業(yè)長青的四大法寶

莊大健

【摘 要】隨著國家外向型經濟策略的調整，以及面對競爭激烈的市場形勢，要想把一家外貿企業(yè)做成一個基業(yè)長青，長久發(fā)展使之成為在浙江乃至中國具有影響力的大企業(yè)實屬不易。本文作者基于30年從業(yè)經歷，提出外貿企業(yè)基業(yè)長青的四大法寶，對于同業(yè)來說具有可借鑒的實用價值。

【關鍵詞】外貿企業(yè)；長青；四大法寶

曾幾何時外貿公司是一個有著計劃經濟政策保護的壟斷行業(yè)，隨著國家外向型經濟策略的調整，市場經濟的不斷壯大，國家保護政策的消失，外貿公司作為中國外貿主力軍的地位被撼動，昔日風光不再。在競爭激烈的市場經濟形勢下，若想把外貿企業(yè)做成一個基業(yè)長青，長久發(fā)展使之成為在浙江乃至中國具有影響力的大企業(yè)，唯有一個專業(yè)有境界的領軍人物，方能繼續(xù)帶領企業(yè)開疆拓土，再創(chuàng)輝煌，筆者所在的外貿公司在這近三十年的發(fā)展歷程中總結出管理企業(yè)一些經驗與同行分享。

貫徹管理“流水作業(yè)模式，全而專產品線，開展有序競爭，收入按勞分配”的四項原則，即是公司的業(yè)務可持續(xù)發(fā)展、隊伍穩(wěn)定壯大、國內外行業(yè)知名度不斷提高，成為行業(yè)的標桿的四大法寶。以下將四大法寶逐一展開闡明論述：

1.流水作業(yè)：這是企業(yè)穩(wěn)定的基石

1.1 何為“流水作業(yè)模式”？

一家外貿公司傳統(tǒng)外貿的業(yè)務模式：一個或幾個業(yè)務員組成一個業(yè)務小組，對外洽談、接單，然后安排生產并落實后續(xù)的訂艙、報關、出運、單證制作和收匯退稅等。這個業(yè)務員或業(yè)務小組要負責整個業(yè)務過程的各個環(huán)節(jié)，即便公司有單證、貨運和財務部等部門相關人員來幫助業(yè)務人員處理相關事務，但洽談、接單和排產、跟單這些環(huán)節(jié)都是由業(yè)務員一手跟蹤并完成的。

而在流水作業(yè)模式中，整個外貿的業(yè)務過程被分割成多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)由分屬不同部門的專人負責完成，一環(huán)扣一環(huán)，前一個環(huán)節(jié)的輸出便是后一個環(huán)節(jié)的輸入，前后呼應，相互協(xié)同，構成整條外貿業(yè)務的“流水線”。

以筆者所在公司為例，流水作業(yè)模式組成部門有客戶服務部、業(yè)務部、綜合部、單證科、貨運部、財務部和企管部。客戶服務部將收到外商的需求發(fā)給經營該產品或有能力經營該產品的業(yè)務部，業(yè)務部則據(jù)此核算產品的報價并列出交貨期，客戶服務部綜合各項要素后將最符合外商需求的報價方案發(fā)給外商。一旦成功接單，客戶服務部則負責制作出口合同給外商確認，然后就進入了業(yè)務部的合同執(zhí)行階段，業(yè)務員與生產廠家簽訂完成外商此訂單的采購合同并進入后續(xù)的跟單流程。業(yè)務員要根據(jù)需求和操作流程的規(guī)定前往工廠檢查生產進度和產品質量，綜合部則根據(jù)生產進度適時派出質檢人員進行產品質量的中檢和末檢，并向相關部門報告生產進度和質量情況。客戶服務部則根據(jù)出口合同的規(guī)定交貨期以及業(yè)務部、綜合部反饋的生產、質量情況向貨運公司提交訂艙需求，貨運公司將完成訂艙的信息提交給業(yè)務部后，業(yè)務部安排工廠將貨物送倉、報關出運。貨運公司將進倉信息提交后，單證科的人員就可以制作結匯單證，通過財務部的人員去完成收匯和后續(xù)的出口退稅等環(huán)節(jié)。

1.2 推行流水作業(yè)模式的必要性和其優(yōu)勢

1.2.1突破業(yè)務發(fā)展規(guī)模的瓶頸。以我們的經驗，三五個人的團隊最多能完成的年出口額在800至1000萬美金左右，很難再有突破。要發(fā)展就必須要打破瓶頸，通過細分崗位，根據(jù)瓶頸所在，及時在問題工位增加人手，靈活可控。避免了傳統(tǒng)外貿的顧首不顧尾的尷尬局面。以筆者所在公司為例，2000年開始實施流水作業(yè)的操作時，出口規(guī)模是1.3億美金，而截止到2014年，出口規(guī)模已經達到3.5億美金，人員并沒有太多的增加，這就是采用新模式后體現(xiàn)的效益。

1.2.2規(guī)避人才流失。外貿公司最重要的資源之一就是外貿業(yè)務骨干。骨干跳槽會連同外商、工廠資源和商業(yè)機密等全部帶走，這對外貿公司來講是巨大的損失，甚至是致命的打擊。有了流水作業(yè)模式后，每個崗位人員只專于整個業(yè)務鏈中的部分環(huán)節(jié)，公司的客戶資源由客戶服務部統(tǒng)一管理和維護，他們熟悉外商，了解公司各業(yè)務部門的專長，但是不和工廠打交道；而業(yè)務員雖然精通產品的開發(fā)、定價，但是他們無法與外商直接聯(lián)系；工廠聯(lián)絡員雖然每天的工作對象就是生產廠家，但是他們不具備外銷能力、也不認識外商。因此，這個模式就設立了一套完整的防火墻，即便有人跳槽，企業(yè)也能很快并且很方便的換上替補隊員，使這條“流水線”能繼續(xù)穩(wěn)定的運行。十多年來，我司也有人員跳槽的情況，有的甚至是中層業(yè)務骨干，但并沒有對公司的整體業(yè)務造成重大影響或沖擊。

1.2.3提升服務的專業(yè)性，提高產品的競爭力。

在當今激烈的競爭環(huán)境下，外商對產品的質量和服務的要求也在不斷提高，對于綜合性外貿公司來講，經營的產品面越廣，涉及到的業(yè)務部門也就越多。傳統(tǒng)外貿模式下，外商需要聯(lián)系多個業(yè)務部門，溝通的人力成本和時間成本變得很高。一個窗口對外，一則給外商減輕負擔，再者也提升了出口企業(yè)的整體形象，也不會出現(xiàn)業(yè)務部門之間因為業(yè)務量的比重不同而對同一個外商有待遇上的不同，或為爭產品爭客戶訂單而出現(xiàn)不必要的內耗等問題。產品質量和產品附加值在很大程度上取決于出口企業(yè)的服務質量。有了流水作業(yè)模式就能大大提高服務的專業(yè)性，體現(xiàn)出我司的服務質量。各個崗位的人員各司其職、各盡其力，把各自的工作做到位。

1.2.4快捷高效一站式服務。

國外綜合性進口商的采購對外貿公司來講就意味著跨部門采購，買手需要A 部門的產品，也想買B部門或C部門的貨，那么在傳統(tǒng)外貿公司來講，A部門為了個體的利益最大化，很可能去模仿B或C部門的產品，推銷給客戶，或者采取諸如對其他部門封鎖消息、低價競爭等手段。其結果是模仿的產品不專業(yè)，低價競爭則兩敗俱傷，各個部門之間互相設防，最新的產品不敢在公司內部展出，最終受害的是整個公司和各個部門自身的利益。而在流水作業(yè)模式下，客戶服務部通過有效的統(tǒng)籌，使各個部門的專業(yè)性得到最大的實現(xiàn)，公司和客戶的利益都得到有效保證。

1.3保證流水作業(yè)模式運行的配套輔助措施

1.3.1這個流程看似平常簡單，但要做到位則需要各個環(huán)節(jié)密切配合，流程的設計和控制非常的精準，特別是各個環(huán)節(jié)的時間點要銜接良好，才能保證高效運轉。借助公司十多年前就建立并不斷在持續(xù)改進的質量管理體系和環(huán)保、職業(yè)健康以及社會責任管理體系，我們對流水線上每個環(huán)節(jié)的崗位需求、職責、相互間的關系和工作時限等都有成文規(guī)定并定期檢查，從制度上提供保證。

1.3.2 在當今信息化時代互聯(lián)網和大數(shù)據(jù)技術能為企業(yè)的快速發(fā)展提供必不可少的支撐。同樣流水作業(yè)模式的發(fā)展完善也得益于將多年積累的數(shù)據(jù)加以挖掘和分析利用。對內，在公司自行開發(fā)的ERP系統(tǒng)中每筆業(yè)務進展進度都可以查詢。對外，外商可以在我們自行研發(fā)的客戶服務平臺上查詢訂單的生產進度、開發(fā)樣品和生產確認樣品的完成進度、貨物何時裝船、何時到港，船名航次等等，還可以通過平臺下載出口單據(jù)，方便外商及時了解其所關心的業(yè)務信息，便于合理安排銷售的各項準備工作。同時，公司管理層也可以通過這些數(shù)據(jù)，全面掌握整個公司的經營狀況和對后續(xù)業(yè)務發(fā)展的研判及決策。

2.全而專產品線：這是企業(yè)處于行業(yè)優(yōu)勢的保障

2.1如何理解豐富齊全的產品線

中國是世界級的出口大國，產品種類從初級農副產品、礦產品到日用消費品乃至尖端的高科技產品，一個企業(yè)能做什么、該做什么？必須準確定位，發(fā)揮特長。以我司主營的日用品和家居裝飾品為例，我們的目標就是針對我們的買家結構和目標市場提供買家一站式購物的解決方案。形象的說，一個需要配中藥的客戶在我們這個“藥店”里可以三錢枸杞、二錢陳皮、一兩茯苓的抓藥，直到處方中的藥全部配齊。因此，在我們公司的產品系列中，一個家庭裝飾需要的從柜子、凳子、椅子、沙發(fā)、燈具到床上用品以及配套的靠墊、桌布、蠟燭臺、擺飾、相框、掛畫以及浴室內的浴簾、地墊、健康秤，廚房的工具和外出購物所需的購物籃，海邊度假的沙灘包，各種材質，各種系列，林林總總，應有盡有。是一個家居裝飾品、日用品的超市。讓外商從我司能方便高效的采購到其想要的全部產品。

所以說，這里的豐富齊全首先是“全”，但同時也必須是“?！?。這個“?！笔菄@公司的主營方向和目標市場，把產品線做深做透，做到人無我有，人有我專。漫無目標的開發(fā)或者是趕潮流式一哄而上只會分散精力，事倍功半，甚至會全軍覆沒。

2.2如何實現(xiàn)豐富齊全的產品線

目標明確后各個業(yè)務分公司根據(jù)其自身經營產品的強項與研發(fā)人員商討制定產品的開發(fā)計劃。在我司這個偌大的“超市”中，并不是簡單的引入生產廠商現(xiàn)有的產品，而是根據(jù)我們國外聘請的設計師提供的流行趨勢報告，結合公司專業(yè)人員的國際市場考察、客戶意見的收集等多個渠道匯集的信息分析梳理后制定的開發(fā)計劃來安排工廠專門制作樣品并加以搭配展示。一組圖案或一個色系的不同產品組合起來，才能使一個起居室或一個臥室、書房、浴室、廚房的產品相互搭調，相得益彰，從而吸引買家的眼球。這是一項耗時、耗資并且需要持續(xù)努力的工作，但也是保持企業(yè)優(yōu)勢的重要環(huán)節(jié)。只有向客戶提供獨特設計、精致展示的產品，才能保證這個“超市”的吸引力和生命力。持續(xù)不斷的投入給我們帶來豐盛的回報。二十多個業(yè)務部各有其專長的產品類別，其中再分常規(guī)產品和流行趨勢產品，兩條腿一起走，常規(guī)產品的重點放在降低成本、挖潛增效；流行趨勢產品則把握潮流，突出新意和風格，以點帶面，互為補充，錦上添花。

同時，公司打破傳統(tǒng)外貿原有的產品經營類別的部門壟斷，引入競爭機制，“鯰魚效應”使各業(yè)務部有了危機感，不再固守“唯我獨有，唯我第一”的經營理念，壓力促使大家想方設法開發(fā)新產品、開拓新貨源、尋找新洼地，使產品種類大大的豐富、而成本大幅下降，企業(yè)的競爭力得到極大的提高，實現(xiàn)了企業(yè)、生產廠商和外商多贏的局面。

3.有序競爭：這是企業(yè)活力的催化劑

3.1如何理解有序競爭

總所周知，競爭無所不在，少了競爭有違常態(tài)。動物為食物而爭、為水源而爭、為領地而爭，人類要為更高的追求而競爭。通過競爭人類和社會不斷的得到進步和發(fā)展。在一個企業(yè)中員工之間、部門之間為了個人或部門的利益，大家相互之間展開競爭是一件非常正常的事。作為管理者重要的是要允許競爭甚至是主動創(chuàng)造產生競爭的環(huán)境，至少要能發(fā)現(xiàn)競爭的存在并通過一系列制度和游戲規(guī)則把其控制在公平、公正和合理的范圍內，使相關方在競爭中互動、在競爭中促進、在競爭中提高。

3.2如何做到有序競爭

首先公司核心管理層對競爭要有一個超前和正確的認識和理解。超前就是要早于常人發(fā)現(xiàn)競爭的必要性和重要性，啟動競爭來打破壟斷，激活士氣；正確就是要從企業(yè)長遠健康發(fā)展的角度來看待競爭，而不是只著眼當下滿足于暫時的成就。其次就是為競爭提供足夠的人力、物力、管理等資源的支撐，再就是為競爭制定規(guī)則，讓員工參與規(guī)則的討論，使競爭有序、可控。此外，為競爭中出現(xiàn)異議的當事方提供討論、爭辯和申訴的機會和機制能使可能出現(xiàn)的問題得到更有效合理的解決。

以我司為例：家紡類產品一直以來就是我們出口的強項，銷售也始終火爆，似乎沒有什么可以擔心的。然而，在與一些大客戶的日常溝通中了解到，客戶對我們的價格偏高頗有微詞，而我們的業(yè)務員也很理直氣壯的表示，價格是合理的。這種情況引起決策者的深思和擔心，顯然這是壟斷造成的，因為整個公司就這一個部門經營家紡產品。在綜合分析后公司果斷決定，創(chuàng)造競爭——新設一個經營家紡產品的業(yè)務部。這里就體現(xiàn)了本文前述的對競爭有超前和正確的認識。新組建的家紡業(yè)務部沒有“等、靠、要”，而是白手起家，勇于創(chuàng)新和突破，很快就打開局面。原有家紡業(yè)務部失去了獨家經營的優(yōu)勢，也不得不放下身段，積極應對。不到一年的時間，客戶的抱怨沒有了，我們的產品更豐富了，供貨廠家更多了，價格也更具有競爭性了，大家的沖勁更足了。兩個家紡業(yè)務部都明白，誰不更努力，誰就會被淘汰。兩年多時間過去后，家紡產品一舉超過公司多年占據(jù)頭牌的工藝禮品成為銷售額最大的產品類別，也成為公司發(fā)展的新增長點。

毫無疑問，兩個經營相同產品的業(yè)務部之間摩擦和競爭在新部門成立后不久就初現(xiàn)端倪，公司管理層對癥下藥，研究制定了有序競爭的管理規(guī)定并在此后的實際操作中不斷修改完善。同時，將有序競爭的做法逐步推行到其它業(yè)務部并納入全公司管理體系之中。公司企管部行使監(jiān)督檢查和協(xié)調仲裁的職能，配合制度的貫徹來保證管理方針的有效性。

正是因為引入了有序競爭機制，進一步激活了企業(yè)經營的活力，壓力轉為了動力。

4.收入按勞分配：這是實現(xiàn)員工個人價值的保障

不少外貿公司還保留著傳統(tǒng)的收入分配制度，干好干壞收入差別不大。分配機制的僵化也是外貿人才流失的一個重要原因。我們實施按勞分配的最大特點就是收入向業(yè)務一線人員傾斜，實行上不封頂，下不保底，后勤管理人員則以適當高于社會平均收入為原則。公司細化核算，業(yè)務部門的經營效益核算統(tǒng)計到每個業(yè)務員、每筆訂單直至每個產品貨號。合同審批采用分級管理，給予業(yè)務人員充分的授權。不同的業(yè)務崗位都有詳細的并且是量化的績效考核標準，獎金分配原則公開透明，通過這些措施，極大的調動了員工的積極性。效益好的業(yè)務人員年收入完全可以超過管理層，而業(yè)務出現(xiàn)連續(xù)虧損的，則只能拿到基本工資。此外，公司還制定了股份獎勵標準，在按勞分配的基礎上再進一步加大獎勵力度。通過堅定不移的推行按勞分配制度，充分體現(xiàn)了多勞多得和獎罰分明的公平公正原則，使大家干的舒心、開心，個人的追求與企業(yè)的目標相互吻合，個人的價值也得到充分的體現(xiàn)，企業(yè)的發(fā)展始終保持在良好的上升通道之中，業(yè)務規(guī)模和效益穩(wěn)步持續(xù)發(fā)展，因此公司被評為市級和省級的和諧勞動關系模范企業(yè)。

5.結論

通過我們多年的實踐和總結，我們認為只有實行了流水作業(yè)模式，才能破解傳統(tǒng)外貿公司運營體制的軟肋，使企業(yè)得以穩(wěn)定；在此基礎上豐富齊全的產品線則能保證企業(yè)的行業(yè)優(yōu)勢，這是企業(yè)經營的目標和效益的來源。而有序競爭的實施則能進一步激發(fā)企業(yè)的創(chuàng)新活力，從而推動產品線的不斷豐富，按勞分配是在企業(yè)經營和員工職業(yè)目標這個最終層面完成了價值的體現(xiàn)。這四者互為依存和關聯(lián)，形成良性循環(huán)，螺旋式上升。這就是外貿企業(yè)基業(yè)長青的四大法寶。

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