淺談醫(yī)院JCI檔案信息化管理

季昱 陳雅

摘要：隨著我院各方面業(yè)務(wù)的拓展和配合JCI評(píng)審的要求，醫(yī)院信息化建設(shè)已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，建立JCI檔案管理系統(tǒng)可以極大地提高人事服務(wù)的效率。本文通過(guò)分析我院JCI檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程，分析JCI檔案建設(shè)和管理工作中遇到的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，有針對(duì)性的提出對(duì)策建議，提升我院JCI檔案管理的品質(zhì)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 JCI檔案 信息化

一、醫(yī)院開展JCI檔案信息化管理的意義

1.順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展潮流。醫(yī)院JCI檔案信息化建設(shè)是指檔案管理員將紙質(zhì)材料運(yùn)用現(xiàn)代化手段后可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的處理轉(zhuǎn)化為電子材料加以永久保存，從而可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地、快捷準(zhǔn)確的存取檔案信息。因此，實(shí)現(xiàn)JCI檔案信息化是當(dāng)今我院JCI檔案管理的必經(jīng)之路。

2.提升醫(yī)院JCI檔案管理的效率。信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè)正逐步成為醫(yī)院JCI檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。隨著我院的不斷發(fā)展，醫(yī)療業(yè)務(wù)量的擴(kuò)大，醫(yī)院各項(xiàng)人事管理產(chǎn)生的文件日益增多，傳統(tǒng)檔案管理手段不能充分有效的利用JCI檔案的價(jià)值。通過(guò)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，可以提高JCI檔案的管理水平和利用效率，形成具有實(shí)際意義的網(wǎng)絡(luò)檔案館。

二、醫(yī)院JCI檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程

1.運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念。通過(guò)JCI評(píng)審的一些醫(yī)院，已經(jīng)率先意識(shí)到信息系統(tǒng)在管理決策中的應(yīng)用，開始關(guān)注并設(shè)計(jì)相關(guān)軟件來(lái)滿足管理上的各種需求。在計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)手動(dòng)管理大量JCI檔案的模式所顯現(xiàn)的缺陷越發(fā)明顯，JCI檔案管理要從傳統(tǒng)管理模式中解放出來(lái)，完成向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，從而為醫(yī)院良性發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和管理方式。

2.實(shí)現(xiàn)JCI檔案管理的計(jì)算機(jī)化。根據(jù)我院實(shí)際情況，以JCI紙質(zhì)員工個(gè)人資料檔案為基礎(chǔ)，建立了相應(yīng)的JCI檔案管理系統(tǒng)，包括檔案首頁(yè)、資格準(zhǔn)入、崗位職責(zé)、醫(yī)療權(quán)限、考核評(píng)價(jià)、教育培訓(xùn)等模塊。同時(shí)，JCI檔案信息的采集與報(bào)送工作制度化和規(guī)范化也極為重要，我院通過(guò)掃描等手段將原有紙質(zhì)文件電子化，通過(guò)開發(fā)年度考核系統(tǒng)等手段將現(xiàn)有材料直接電子化，準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的管理了我院JCI檔案。檔案管理員還定期對(duì)JCI檔案進(jìn)行及時(shí)的更新及檢查，加強(qiáng)了檔案的可靠性和完整性。我院還要進(jìn)一步加大投入，不斷改善、改進(jìn)和提高整個(gè)JCI檔案系統(tǒng)的功能，使整個(gè)系統(tǒng)日益完善。

3.維護(hù)JCI檔案數(shù)據(jù)安全。隨著JCI檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)信息長(zhǎng)期保存，防止JCI檔案信息被非法變更或破壞成了JCI檔案管理的重要課題。我院主要通過(guò)以下手段加強(qiáng)JCI檔案信息安全建設(shè)：一是對(duì)長(zhǎng)期保存的電子文件要定期進(jìn)行備份，以防信息丟失。二是對(duì)長(zhǎng)期保存不需要修改的文件刻錄在只讀光盤上以保證其不被修改。三是對(duì)價(jià)值大、保密性強(qiáng)、容易遭到“電腦黑客”攻擊的文件，應(yīng)通過(guò)加密數(shù)據(jù)、限制管理權(quán)限、設(shè)置系統(tǒng)恢復(fù)功能等方式進(jìn)行管控。

三、醫(yī)院JCI檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的困境

1.檔案信息的準(zhǔn)確性問(wèn)題。JCI檔案管理信息化需要將材料重新整理、編碼、掃描并錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案管理員自身的工作態(tài)度、計(jì)算機(jī)操作水平容易影響材料在電子化的過(guò)程中的準(zhǔn)確性，如編碼輸入出錯(cuò)，將直接導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確查閱職工相關(guān)的JCI信息。

2.檔案信息的安全性問(wèn)題。JCI檔案涉及機(jī)密的職工資料，因此，必須對(duì)查閱的權(quán)限進(jìn)行把控。目前我院JCI檔案管理系統(tǒng)只對(duì)人力資源部的職員開放查閱和更改權(quán)限。為確保檔案材料不被輕易盜取查閱和更改，應(yīng)樹立并不斷強(qiáng)化檔案安全管理理念。

四、建立與完善JCI檔案信息化的管理對(duì)策

1.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。JCI檔案涉及院內(nèi)內(nèi)部重要材料，其管理和維護(hù)工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅艱巨的任務(wù)，JCI檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平甚至政治素養(yǎng)都與檔案的保密工作直接相關(guān)。因此，對(duì)JCI檔案管理人員的培訓(xùn)和管理應(yīng)不斷加強(qiáng)。

2.多項(xiàng)質(zhì)控確保信息準(zhǔn)確常新。醫(yī)院JCI檔案信息化數(shù)據(jù)管理持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，工作任務(wù)重，對(duì)材料的準(zhǔn)確性和及時(shí)性等都有較高要求，我院主要通過(guò)以下兩種方法確保材料準(zhǔn)確常新：一是紙質(zhì)文件電子化過(guò)程中的質(zhì)量控制。采用分類專人錄入并二次審核減少電子化中的錯(cuò)誤。二是JCI檔案材料日常維護(hù)更新的質(zhì)量控制。在將原始材料電子化的過(guò)程中同時(shí)保留原始紙質(zhì)文件以備查。

綜上所述，醫(yī)院JCI檔案系統(tǒng)的建設(shè)和管理已經(jīng)成為醫(yī)院JCI標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，JCI檔案管理系統(tǒng)可以更為高效的進(jìn)行人事信息管理和網(wǎng)絡(luò)化共享。但在推進(jìn)JCI檔案管理工作的過(guò)程中也會(huì)存在諸多問(wèn)題，我院通過(guò)強(qiáng)化JCI檔案管理意識(shí)、提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平、管控檔案信息準(zhǔn)確常新等方式將JCI檔案進(jìn)行了有效的信息化管理，從而為醫(yī)院JCI發(fā)展鋪平了道路，提供了堅(jiān)實(shí)后盾。

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