商務英語函電在對外貿(mào)易的作用

何紅玲

摘要：隨著我國經(jīng)濟實力不斷增強，國際地位的提升，我國的對外貿(mào)易進入快速發(fā)展時期。在對外貿(mào)易過程中，商務英語成為貿(mào)易雙方溝通交流的基礎(chǔ)性工具，有著重要的橋梁作用。通過對商務英語和商務英語函電概念的解析和挖掘新形勢下商務英語函電特性的變化，提出商務英語函電在對外貿(mào)易的每一階段起到關(guān)鍵性作用。

關(guān)鍵詞：商務英語；商務英語函電；對外貿(mào)易；作用

在經(jīng)濟全球化時代和我國對外貿(mào)易不斷發(fā)展新形勢下，國家與國家之間如何更加有效地溝通成為一個迫在眉睫的問題。就貿(mào)易空間而言，賣方與買方處于不同的地區(qū)和國家，地理距離相隔甚遠，可以說很難有機會進行面對面的商業(yè)談判，因此，國與國之間的對外貿(mào)易主要是通過函電進行溝通和交流。因為國際上通用的語言為英語，因此這種對外貿(mào)易上的洽談就形成一種特別的文體——商務英語函電。從對外貿(mào)易來看，與外國商貿(mào)往來的成功與否，很大程度上取決于商務英語函電的質(zhì)量，因此商務英語函電已經(jīng)成為對外貿(mào)易當中起到重要作用和不可缺少的部分。

一、商務英語函電概念論述

（一）商務英語的內(nèi)涵

商務英語主要是指人們在從事商務活動當中用到的一種語言工具，也被稱為“Business English”和“外貿(mào)英語”（ForeignTrade English）。商務英語要求言簡意賅，這種特性主要體現(xiàn)在商務英語函電的寫作上。因此，商務英語有七個原則，即Clearness（清楚）、Courtesy（禮貌）、Conciseness（簡潔）、Correctness（正確）、Completeness（完整）、Concreteness（具體）、Consideration（考慮周到），其中Clearness和Conciseness就很好地體現(xiàn)了商務英語的言簡意賅的特性。商務英語的組成部分主要有三個：商務背景知識、商務背景下使用的語言以及商務交際技能。在面對復雜的國際國內(nèi)貿(mào)易環(huán)境，對外貿(mào)易能否會朝著更好地方向發(fā)展和外企以及國家能否沉穩(wěn)應對各種挑戰(zhàn)主要看能否合理運用商務英語的三個要素。商務英語一般具有專業(yè)性強、文化因素大、語言簡潔明了和正式性強等特性。

（二）商務英語函電的含義

伴隨著全球貿(mào)易的發(fā)展，商務英語函電成為各個外貿(mào)企業(yè)快速、準確地傳遞買賣雙方的需求的信息。商務英語函電有效地解決了供需雙方信息不對稱等問題，從而使得每一方能夠有效地傳遞和處理信息，在世界各個角落都能進行信息的傳遞和交流，給企業(yè)帶來更多的商機。商務英語函電（Business English Correspondence）就是一個交流的過程，是一個發(fā)出者編碼和接受者解碼的過程。作為對外交流的主要溝通工具，“商務英語函電是以外貿(mào)知識為背景，以外貿(mào)語言為載體；在對外貿(mào)易領(lǐng)域中人們借以溝通交流的書面工作語言的電子書信”①傳統(tǒng)的紙質(zhì)書信和現(xiàn)代的電子郵件等都能夠成為商務英語函電的載體，其內(nèi)容主要是以專業(yè)貿(mào)易用語和縮略用語為主。“商務英語函電的分類有很多標準，常見的按照具體使用功能而分成來函處理、答復函、邀請函、聯(lián)絡(luò)函、祝賀函、任命函、慰問函等。商務英語函電的主要內(nèi)容范圍包括詢盤、發(fā)盤、付款、包裝、索賠、保險、仲裁等等?！雹?/p>

二、商務英語函電文本特征

（一）商務英語函電語言的言簡意賅性

商務英語函電是對外貿(mào)易活動當中最為常見的一種專用文體，因為其發(fā)生和服務于各種商業(yè)活動，特別是國家與國家之間的商務活動，反映跟商務有著極其密切和極其相關(guān)地專業(yè)性內(nèi)容，因此其言語措辭、語法、句法、風格等都有商務的風格。商務英語函電的主題主要有合作與競爭、守約與違約、貨物與貨款等主題，而且每一次的表達都是力求簡答明了，態(tài)度堅決而不強硬，思維嚴謹而不枯燥，其文體遵循“7Cs”的寫作原則，即Clearness（清楚）、Courtesy（禮貌）、Conciseness（簡潔）、Correctness（正確）、Completeness（完整）、Concreteness（具體）、Consideration（考慮周到）。比如：

As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles，we have bimonthly direct services.

在這句話當中“bimonthly”有兩層含義，可以表示“一月兩次”和“兩個月一次”，這樣就容易使對方產(chǎn)生誤解。

最好是這樣修改：We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles.

（二）商務英語函電語篇的格式規(guī)范和語法的句式復雜性

首先，商務英語函電具有一定的格式要求，有混合式、簡化式和齊頭式。一般常用的都是混合式。其次，商務英語函電的語篇主要是由三部分組成，也稱作“三段式”。第一段寫一些客套話；第二段寫上次函電所提到的一些問題；第三段主要是寫信方提出一些問題或者請求。最后，商務英語函電語法句式的復雜性。商務英語函電句子結(jié)構(gòu)和語篇所使用的都是復雜句式，比如并列句和被動句，句子較長。因為復雜的句式不僅能表達復雜的意思，使得行為符合函電“7Cs”原則，而且保證主要的信息能夠以詞序的方式得到加強，無形當中增強函電的正式程度。③

三、新形勢下商務英語函電的變化

隨著國際國內(nèi)政治經(jīng)濟形勢的發(fā)展，各國之間貿(mào)易往來頻繁以及全球貿(mào)易文化的交融，商務英語函電也在無形當中發(fā)生新的變化，特別是在應對國際經(jīng)濟形勢的適應性和貿(mào)易專業(yè)化水平方面能力上有所提高，具體體現(xiàn)如下：

（一）在效力上，法律效力不斷增強

作為對外貿(mào)易關(guān)鍵的一環(huán)，商務英語函電的法律效力已經(jīng)越來越被認可，其中所來往的商業(yè)信息和內(nèi)容，都是具有法律效力的文字依據(jù)，這樣就提高了法律的約束力和規(guī)范性。所以，在商務英語函電的使用過程當中要把握好措辭和價目表的標準化，不要輕易涉及產(chǎn)品以外的任何信息。特別是在發(fā)盤函中，不要做出過多的邀請和承諾，保證以后在發(fā)生糾紛時，可以有效的保護自己的合法權(quán)益。在發(fā)函電過程當中，一定要遵守國際法和國際貿(mào)易制度，依照國際慣例，而非僅僅依據(jù)本國法律。

（二）在文本上，文本正規(guī)化

發(fā)函方為了更好地保證自己的合法權(quán)益和更好地體現(xiàn)自己的專業(yè)，都會對發(fā)函的內(nèi)容和文本進行仔細推敲，這樣無形當中促使商務英語函電更加正規(guī)，特別是文本格式正規(guī)和規(guī)范。在取樣分析眾多函件中發(fā)現(xiàn)，不管是常規(guī)的詢問、答復還是正規(guī)的商業(yè)往來，發(fā)函方的函件都使用正規(guī)的函電格式和規(guī)范用語。函件的規(guī)范化和正規(guī)化，在一定程度上提升了自身在對外貿(mào)易中的地位和作用。

（三）在格式上，格式得到逐步更新

商務英語函電的主要平臺是依托于網(wǎng)絡(luò)，因此伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，商務英語函電也在不斷朝著更加簡約化方向發(fā)展，表現(xiàn)為：1、排版的精簡。傳統(tǒng)的排版有三種方式，分別是齊頭式、縮進式以及綜合式。傳統(tǒng)的排版方式會在某程度上給發(fā)函方和收函方造成一定的麻煩。為了更好地解決這一問題，跟上時代的潮流，發(fā)明了更為精簡的排版方式。新的排版方式在一定程度上減少了貿(mào)易雙方的時間，更為突出函件的內(nèi)容，提高了商務往來的效率。2、格式的精簡。以往的函電為了顯示對發(fā)函者的尊敬，都在有一定的客氣語詞的格式，但是隨著對外貿(mào)易和電子郵件的發(fā)展，函電的格式逐步進行精簡，只保留一些必要的稱呼、主題和正文。比如在傳統(tǒng)的格式當中會有attention line這一項，但是現(xiàn)在的函電把這部分內(nèi)容放在主題上，這樣就精簡了函電的結(jié)構(gòu)。

四、新形勢下商務英語函電在對外貿(mào)易當中的作用

商務英語函電是一種應用于商業(yè)往來的一種語言媒介，所有的商務往來都是體現(xiàn)在對外貿(mào)易的業(yè)務之中。在對外貿(mào)易當中，每項的貿(mào)易行為都可以分成三個階段：一是貿(mào)易的準備階段；二是貿(mào)易的談判和簽約階段；三是履約與維系階段。在貿(mào)易的每個階段，商務英語函電都起到不同作用。

（一）在貿(mào)易的準備階段時，函電起到建立業(yè)務關(guān)系（ESTABLISHING BUSINESSRELATIONS HIP）和邀請客戶（INVITATION）的作用

隨著國際貿(mào)易的不斷發(fā)展，越來越多的商家是利用電子商務進行買賣，因此，商務英語函電有助于買賣雙方通過現(xiàn)代電子手段進行溝通和建立業(yè)務往來。根據(jù)不完全統(tǒng)計，90%的交流都是通過E-mail進行的。因為電子郵件比傳統(tǒng)的溝通方式更為便捷和有效，同時還能減少溝通成本。商務英語函電的作用類似于郵件，就是讓買賣雙方能夠有個初步的了解，特別是讓收函方知道發(fā)函方的業(yè)務范圍和愿意跟自己合作，最后希望能夠和收函方建立良好的合作關(guān)系。因此，此類函件的寫作時要注意避免介紹地太過繁瑣，要注意禮貌和措辭、涉及重點和吸引力，盡可能地讓收函方知道自己發(fā)郵件的真實意圖和有效性。

一般地寫作格式有如下步驟：

第一，告訴收函方知道自己是如何得到對方的郵件地址。比如：WE HAVE LEARNED FROM…THAT…第二，自我介紹。如：WE WRITE TO INTRODUCE OURSELVES TO YOU AS…第三，表明你愿意與對方建立商務關(guān)系的目的和意愿。如：WE ARE WILLING TO…第四，表達你的期望對方的回復。如：WE WOULD APPRECIATED IT IF YOU GIVE US AN EARLY REPLY。

目標公司有意向跟自己公司建立業(yè)務上的關(guān)系后，讓目標公司增強對本公司的客戶體驗和產(chǎn)品的認識，可以寫英語函電邀請目標公司來本公司參加客戶體驗或者公司會展。這種函電就是為了增加客戶之間的交流，加強彼此之間的聯(lián)系和促進貿(mào)易，客戶在參加會展后，如有意向合作，會首先考慮發(fā)函方。此時，寫邀請函時應注意精簡、內(nèi)容明確，同時也要寫清楚時間和地點。最好是能夠展示發(fā)函方的熱情和誠意。

一般地寫作格式有如下步驟：

第一，感謝對方對己方的合作。如：WE GREATLY APPRECIATE YOUR COOPERATION AND HELP.第二，發(fā)出邀請（說明展會名稱、時間、地點和目的）。如：IN ORDER TO FACILITATE BUSINESS BETWEEN US，WE ARE CORDIATELY INVITING YOU TOTHE CHINA TEXILES FAIR TO BE HELD IN SHENZHENFROM SEP.15 TO 25 THIS YEAR。第三，期待回復/見面。如：LOOKING FOR WARD TO THE PLEASURE OF SEEING YOU。

（二）在貿(mào)易的談判和簽約階段時，函電起到交易談判（BUSINESS NEGOTIATION）和簽訂合同（SIGNING CONTRACT）的作用

在目標客戶清楚自己公司和品牌并且有意向與自己建立商貿(mào)關(guān)系后，發(fā)函方可以按照收函方的要求發(fā)送樣品，讓目標公司進行質(zhì)量認證。認證通過后，自己公司要進行產(chǎn)品報價，這個時候一般也是通過英語函電的形式報價。此時，發(fā)函方要特別注意和嚴謹，因為此封函件將會具有法律效應，發(fā)送給對方后將不能隨意修改，因此，發(fā)函方要同時兼顧眼前利益和長期利益。這個時候買賣雙方就到了談判階段，這一階段主要還是詢盤、發(fā)盤、還盤和接受四個步驟，而且發(fā)盤和接受是必須進行的。談判的四個環(huán)節(jié)能否成功，主要還是看這一階段的商務英語函電額往來如何。

以發(fā)盤為例，介紹發(fā)盤的步驟：

第一、感謝對方的詢盤。如：WE THANK YOU FOR YOUR INQUIRY OF…第二、寫明貨物規(guī)格詳情和交易條件。如：WE ARE PLEASED TOQUOTE YOU AS FOLLOWS：（COMMODITY，SPECIFICATION，QUANTITY，PRICE，PAYMENT…）第三、寫明發(fā)盤的有效期。如：THIS OF FER IS VALID UNTIL JAN.31，2012.第四、希望得到肯定的答復。如：WE LOOK FOR WARD TO RECEIVING YOURORDER SOON.

雙方談判磋商后，剩下就是簽訂合約。合約的簽訂是最為關(guān)鍵的一步，此時方英語函電的作用就是再次確認交易雙方談判的結(jié)果，提醒雙方簽訂書面合同，保證交易地順利進行。因此，在寫商務英語函電的過程當中，要注意態(tài)度明確和時效。在制作合約的時候要與前面談判函電的內(nèi)容進行仔細對照，保證內(nèi)容的正確性。

（三）在履約與維系階段時，函電起到后續(xù)跟蹤（FOLLOW UP）和申訴與索賠（COMPLAINTS AND CLAIMS）的作用

雙方簽訂合約后就到履約階段，這個階段的主要任務就是備貨、安排裝運、付款收款等。商務英語函電在這階段的作用主要是給雙方傳達有效的交易信息，幫助解決實現(xiàn)合同過程中出現(xiàn)的插曲，確保貿(mào)易雙方能夠順利交接產(chǎn)品和收貨款。因此，在寫此類商務英語函電時要注意把相關(guān)要素進行條理化、清晰化和及時化。

在對外貿(mào)易當中，買賣雙方因為各自的語言、習俗和權(quán)利義務等問題，也會經(jīng)常出現(xiàn)爭議問題，因此對外貿(mào)易也需要一種工具來維系雙方之間的關(guān)系，解決雙方之間出現(xiàn)的問題。商務英語函電就充當這樣的角色，其作用就是要發(fā)現(xiàn)問題、提出解決思路和化解矛盾，把困難轉(zhuǎn)發(fā)成為動力，重新塑造客戶的信心，促進貿(mào)易業(yè)務的健康發(fā)展。在寫此類函電過程當中，要注意有禮有理有力，做到順勢而變，態(tài)度誠懇，從長遠角度考慮問題，切勿急功近利。

在當今的對外貿(mào)易中，商務英語函電在信息傳遞和溝通交流方面起到重要的作用。不論是在對外貿(mào)易的準備階段談判和簽約階段，還是履約與維系階段，都少不了商務英語函電的身影?？梢哉f，商務英語函電都能影響到對外貿(mào)易的全過程。正因為商務英語函電在對外貿(mào)易過程中有如此重要的作用，因此在面對日益發(fā)展的國際貿(mào)易和不斷交融的文化環(huán)境，商務英語函電也要進行與時俱進的自我更新，提高自身的專業(yè)水平和技能，保證對外貿(mào)易信息的暢通，確保貿(mào)易能夠順利進行和完成。（作者單位：牡丹江師范學院應用英語學院）

注解：

①楊海霞.商務英語函電在國際貿(mào)易中的應用[J]，考試周刊，2012（8）：83.

②張陽.淺談商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用[J]，北方經(jīng)貿(mào)，2015（9）：15.

③楊麗娜.外貿(mào)英語信函的文體特征分析[J]，山東外語教學，1995（1）.

參考文獻：

[1]楊海霞.商務英語函電在國際貿(mào)易中的應用[J]，考試周刊，2012（8）：83.

[2]張陽.淺談商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用[J]，北方經(jīng)貿(mào)，2015（9）：15.

[3]楊麗娜.外貿(mào)英語信函的文體特征分析[J]，山東外語教學，1995（1）.

[4]尹小瑩.外貿(mào)英語函電-商務英語應用文寫作[M]，西安交通大學出版社，2004.

[5]楊廷勇.新時期商務英語函電對國際貿(mào)易影響[J].中國教育學刊，2012（12）.