檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)探析

章　萍

(浙江金融職業(yè)學(xué)院，浙江　杭州310018)

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檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)探析

章萍

(浙江金融職業(yè)學(xué)院，浙江杭州310018)

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)也是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)意義重大。近幾年來(lái)，我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了較大進(jìn)步，但仍存在對(duì)檔案管理現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)滯后，檔案管理前期基礎(chǔ)工作和信息安全工作需要加強(qiáng)等問(wèn)題。這些問(wèn)題影響了我國(guó)進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，亟須采取有關(guān)針對(duì)性的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化;標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理現(xiàn)代化是以信息技術(shù)為依托，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)、手段和方法管理檔案，是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷深入發(fā)展的今天，全面推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案管理工作更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)的必然要求，也是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)[1]。

一、檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

(一)是適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要

科學(xué)技術(shù)進(jìn)步有力地推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，也推進(jìn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，讓檔案充分發(fā)揮其積極作用，是推動(dòng)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的有力舉措。

(二)是適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要

信息在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中的作用日益突出。檔案是一個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息的重要組成部分，也是社會(huì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。現(xiàn)代化的檔案管理有利于發(fā)揮信息促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的積極作用[2]。比如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案局限于記錄文字、圖形等信息，而現(xiàn)代化的手段能夠使檔案以聲音、視頻、動(dòng)畫(huà)等方式呈現(xiàn)，信息內(nèi)容更加豐富全面。

(三)是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

現(xiàn)代化的管理和操作手段，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了有利條件，通過(guò)合理配置檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化，拓展了檔案的服務(wù)范圍[3]。同時(shí)，現(xiàn)代化的管理手段在檔案分類(lèi)、查找、傳輸?shù)确矫鎯?yōu)勢(shì)明顯，大大提高了檔案收集整理和開(kāi)發(fā)利用的能力，促進(jìn)了檔案管理效率的提升。

二、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問(wèn)題

近幾年來(lái)，我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)盡管取得了一定成績(jī)，但還面臨不少問(wèn)題。

(一)基層檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)需要加強(qiáng)

當(dāng)前基層檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)主要存在三種誤區(qū)：一是部分基層檔案管理人員現(xiàn)代化意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化沒(méi)有必要。這部分基層檔案管理人員在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，積累了較豐富的經(jīng)驗(yàn)，取得了一定的成績(jī)，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方法足以應(yīng)對(duì)檔案管理事務(wù)[4]，因此對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理存在抵觸情緒。二是不少基層檔案管理人員將檔案管理現(xiàn)代化等同于購(gòu)置計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、微縮機(jī)等現(xiàn)代檔案管理設(shè)備[5]; 而且在檔案設(shè)備使用過(guò)程中，一些檔案管理人員不會(huì)使用這些設(shè)備，造成設(shè)備閑置浪費(fèi)。三是一些檔案管理單位不夠重視檔案管理現(xiàn)代化。主要體現(xiàn)在檔案管理人員的培訓(xùn)問(wèn)題上工作不到位。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)手段的不斷更新和涉及知識(shí)領(lǐng)域日益多元化，受基層檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的局限，在相關(guān)培訓(xùn)跟不上檔案管理現(xiàn)代化對(duì)人員知識(shí)技能的要求時(shí)，檔案管理人員就難以利用現(xiàn)代化的檔案管理方法提高工作效率。

(二)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有待改進(jìn)

檔案管理涉及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)滯后、不統(tǒng)一，客觀上影響了我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。一是檔案管理相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)滯后。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)手段的日益發(fā)展和運(yùn)用，現(xiàn)行的檔案整理、著錄標(biāo)準(zhǔn)、分類(lèi)方法及有關(guān)規(guī)定，沒(méi)能及時(shí)跟上現(xiàn)代技術(shù)和社會(huì)發(fā)展的步伐。特別是當(dāng)前云計(jì)算、云存儲(chǔ)等不斷被應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，而檔案管理對(duì)有關(guān)云計(jì)算、云存儲(chǔ)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定并沒(méi)有及時(shí)制定出臺(tái)。以檔案載體類(lèi)型為例，目前我國(guó)的檔案著錄規(guī)則還未對(duì)云存儲(chǔ)形式存在的檔案資料做出具體規(guī)定。二是檔案管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一。缺乏全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，不同檔案管理部門(mén)使用或開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)軟件不能互用[6]，軟件的移植性較差，造成大量的信息難以共享，影響了檔案的利用效率。以電子文檔為例，不同軟件生成或可讀取的檔案文件格式各異，如DOC、PDF、CAJ、SEP等，WORD軟件可以存取DOC格式的文檔，但不能讀取SEP等格式文檔，而對(duì)沒(méi)有安裝讀取SEP格式文檔軟件的計(jì)算機(jī)，就需要額外安裝相關(guān)軟件。從軟件移植性講，檔案管理軟件有較好的移植性，可讓用戶較容易地得到和使用存取檔案文件的軟件，方便檔案管理和共享。三是檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化欠缺。由于歷史原因，一些檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不強(qiáng)，案卷質(zhì)量較差，存在各類(lèi)檔案著錄細(xì)則不一致，以及立卷、編目等規(guī)范不統(tǒng)一的情況，影響了檔案管理效率[7]。

(三)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)準(zhǔn)備仍需加強(qiáng)

檔案管理現(xiàn)代化運(yùn)用了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等科技手段，因此在檔案管理工作中，信息數(shù)據(jù)輸入質(zhì)量的可靠性、信息數(shù)據(jù)的安全性等問(wèn)題不容忽視。一是要保障輸入計(jì)算機(jī)的信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，只有做好輸入信息數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作，使其充分滿足現(xiàn)代檔案管理工作的技術(shù)要求[8]，才能充分發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化的積極作用。檔案管理現(xiàn)代化實(shí)踐中往往需要輸入大量的檔案數(shù)據(jù)，而且大部分需要手工輸入，因此在原始數(shù)據(jù)輸入無(wú)法保證質(zhì)量的情況下，檔案管理現(xiàn)代化的效果會(huì)受影響。二是要保障信息數(shù)據(jù)的安全性。計(jì)算機(jī)病毒感染、黑客攻擊(非法訪問(wèn))等危及檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)客觀存在?，F(xiàn)代化的檔案管理中，信息安全工作準(zhǔn)備不充分，就容易發(fā)生檔案被篡改、盜竊甚至破壞的風(fēng)險(xiǎn)，造成工作損失。

三、推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對(duì)策

(一)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員要具備現(xiàn)代化的意識(shí)和掌握現(xiàn)代化的方法[9]。一是做好檔案管理現(xiàn)代化的宣傳教育。對(duì)檔案管理現(xiàn)代化存在抵觸情緒的基層檔案管理人員要進(jìn)行引導(dǎo)，讓其了解現(xiàn)代化檔案管理的內(nèi)涵，以及現(xiàn)代化檔案管理對(duì)于檔案管理工作的重要意義；對(duì)不能使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的基層檔案管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)，讓其學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的使用方法，從而保證其能夠在實(shí)際工作中較好地使用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行工作，增強(qiáng)工作能力。二是加大對(duì)基層檔案管理人員的培訓(xùn)力度。采取定期舉辦教育培訓(xùn)等方式，幫助檔案管理人員了解在實(shí)際工作中如何提高工作效率。對(duì)于檔案管理工作中容易出現(xiàn)的一些問(wèn)題，應(yīng)提前對(duì)基層檔案管理人員給予提示，幫助其注意避免發(fā)生這些問(wèn)題；同時(shí)在培訓(xùn)過(guò)程中，也應(yīng)讓檔案管理人員結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容，開(kāi)展一些具體的檔案管理實(shí)踐，通過(guò)實(shí)踐活動(dòng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，并鞏固培訓(xùn)內(nèi)容。三是培養(yǎng)一批檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。鼓勵(lì)通過(guò)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化的有關(guān)理論知識(shí)，如檔案計(jì)算機(jī)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)原理與應(yīng)用、網(wǎng)站設(shè)計(jì)與建設(shè)等課程，不斷提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和理論水平；運(yùn)用所學(xué)理論知識(shí)指導(dǎo)開(kāi)展檔案管理實(shí)踐，不斷提高檔案管理工作水平。

(二)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。一是加快檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定適應(yīng)現(xiàn)代化的規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在采集、保存、交換、共享等環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化操作。二是綜合考慮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛運(yùn)用、檔案儲(chǔ)存載體多樣化等情況，對(duì)現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定及時(shí)更新，以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的需要[10]。三是加快檔案管理通用軟件的研發(fā)和使用。各檔案管理單位可統(tǒng)一采購(gòu)檔案管理系統(tǒng)軟件，統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)輸入標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一設(shè)置管理系統(tǒng)參數(shù)，方便檔案信息數(shù)據(jù)共享和提高檔案利用效率。

(三)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

檔案管理現(xiàn)代化需要著力做好信息輸入和信息安全方面的相關(guān)準(zhǔn)備工作。一是加快檔案管理現(xiàn)代化的“硬件”和“軟件”建設(shè)?！坝布狈矫?，及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備[11]，為高質(zhì)量信息數(shù)據(jù)輸入提供可靠的硬件設(shè)施；“軟件”方面，通過(guò)向檔案管理人員提供專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、現(xiàn)場(chǎng)帶教、集中培訓(xùn)等方式，提升其數(shù)字化操作水平。二是做好檔案信息數(shù)據(jù)輸入的前期基礎(chǔ)工作。按照國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類(lèi)法》等規(guī)定，規(guī)范開(kāi)展檔案著錄以及標(biāo)引工作，在檔案信息數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)的過(guò)程中，確保各項(xiàng)原始信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確輸入。同時(shí)，對(duì)那些無(wú)目錄、無(wú)頁(yè)碼、無(wú)標(biāo)題的檔案案卷進(jìn)行重新加工[12]，使其符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。三是加強(qiáng)檔案信息安全管理工作。開(kāi)展檔案信息安全培訓(xùn)和警示教育，提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。嚴(yán)格管理計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)等設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)更新檔案管理有關(guān)系統(tǒng)的賬戶、口令及軟件補(bǔ)丁。加強(qiáng)病毒防護(hù)，嚴(yán)格規(guī)范電子檔案的復(fù)制和傳遞，對(duì)重要檔案信息做好備份。定期開(kāi)展檔案信息安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和彌補(bǔ)檔案管理漏洞。

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(責(zé)任編輯鄧穎)

收稿日期：2016-04-25

作者簡(jiǎn)介：章萍(1974-)，女，浙江紹興人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。

doi：10.16169/j.issn.1008-293x.j.2016.11.024

中圖分類(lèi)號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1008-293X(2016)11-0106-03

Analysis of Modernization of Archives Management

Zhang Ping

(Zhejiang Financial College, Hangzhou, Zhejiang 310018)

Abstract：Since the modernization of archives management is an inevitable trend and an important part in the modernization of our country, it is, therefore, of great significance to further promote the modernization of archives management. In recent years, archives management modernization in China has made great progress, but there still remain some problems such as the insufficiency in the understanding of the modernization of the file management, the lag in the establishment of relevant file management standards, and the weakness in the preliminary foundation work of archives management and in the information security. These problems have been affecting and will affect the further promotion of the modernization of archives management, so countermeasures are to be adopted promptly.

Key words：archives management; modernization; standard