高校材料、低值品和易耗品管理的有益探索

彭紹春, 張繼霞, 劉　琦, 高培峰

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處, 北京　100081)

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高校材料、低值品和易耗品管理的有益探索

彭紹春, 張繼霞, 劉琦, 高培峰

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處, 北京100081)

作為流動(dòng)資產(chǎn),材料、低值品和易耗品具有與固定資產(chǎn)截然不同的諸多特點(diǎn),為其有效管理帶來(lái)巨大難度,在管理意識(shí)和理念、管理模式、管理人員素質(zhì)等方面存在諸多問題。北京理工大學(xué)以信息化管理平臺(tái)為基礎(chǔ),結(jié)合專人管理、特殊物品特殊管理等優(yōu)化措施,提升了材料、易耗品和低值耐用品的管理水平。

材料； 低值品； 易耗品； 特殊管理

近年來(lái),隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展和科研經(jīng)費(fèi)的不斷增長(zhǎng),資產(chǎn)管理在整個(gè)高校管理體系中的重要性日益提升。材料、低值品和易耗品(以下簡(jiǎn)稱低值易耗品)作為高校資產(chǎn)的重要組成部分,是高校開展各項(xiàng)活動(dòng)的重要物質(zhì)基礎(chǔ),因而低值易耗品的管理成為了高校資產(chǎn)管理的重要一環(huán)[1]。

在高校中,低值易耗品是指教學(xué)、科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)和行政等各方面使用的不屬于固定資產(chǎn)的物資[2],具有種類多、數(shù)量大、來(lái)源廣、流動(dòng)性強(qiáng)、使用周期短、價(jià)格差異顯著等特點(diǎn)[3-5],為其有效管理帶來(lái)諸多難題,已成為高校資產(chǎn)管理中的難點(diǎn)所在。我校以信息化管理平臺(tái)為基礎(chǔ),轉(zhuǎn)變管理理念,減少管理漏洞,不斷提升低值易耗品的管理水平。

1　低值易耗品管理中存在的問題

1.1管理意識(shí)淡薄,重視程度不夠

低值易耗品大多價(jià)值較低,容易使人形成“低值易耗品在總資產(chǎn)中占比例很小”的認(rèn)知,故在高校中,“重固定資產(chǎn),輕低值易耗”的管理思維普遍存在[6]。相對(duì)于比較完善的固定資產(chǎn)管理體系,低值易耗品的管理大多處于“無(wú)組織”狀態(tài),其重要性尚未引起足夠重視。

實(shí)際上,低值易耗品在學(xué)校總資產(chǎn)中所占比例相當(dāng)大,有的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目購(gòu)買低值易耗品的支出要高于購(gòu)買儀器設(shè)備的支出。低值易耗品也并非都“低值”,如用于生命科學(xué)研究的某些蛋白質(zhì)類試劑,每毫克的價(jià)值動(dòng)輒數(shù)千元甚至數(shù)萬(wàn)元,超出一般的儀器設(shè)備支出。

1.2管理模式落后,全程管理體系缺失

低值易耗品的固有特點(diǎn)決定了其管理難度較大,而完善的管理制度和現(xiàn)代化、信息化管理手段的缺失則進(jìn)一步加大了管理難度。目前高校中普遍采用“自行購(gòu)置,自主管理”的管理模式,即低值易耗品的采購(gòu)、領(lǐng)用、處置等完全由各個(gè)實(shí)驗(yàn)室或課題組自主決定,在這個(gè)過程中存在著諸多管理漏洞[7]。

采購(gòu)方面,常根據(jù)使用者的需求隨時(shí)購(gòu)買,很難統(tǒng)籌考慮和制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃。經(jīng)費(fèi)卡管理者多關(guān)注經(jīng)費(fèi)總量和經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度,忽視對(duì)具體采購(gòu)物品的種類、數(shù)量、單價(jià)、來(lái)源等進(jìn)行審核,導(dǎo)致采購(gòu)來(lái)的產(chǎn)品常因?yàn)橘|(zhì)量良莠不齊或供貨周期無(wú)保證而影響正常使用[8]。同時(shí),各實(shí)驗(yàn)室或課題組在采購(gòu)低值易耗品時(shí)往往追求內(nèi)部“小而全”,不少物品因購(gòu)買數(shù)量大、使用數(shù)量少而被長(zhǎng)期擱置,造成了經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)。領(lǐng)用方面,低值易耗品被領(lǐng)用時(shí)很難詳盡地登記,被領(lǐng)用物品的使用由領(lǐng)用者自行把握,使用情況不易統(tǒng)計(jì),存在不同程度的因浪費(fèi)或私人挪用導(dǎo)致的資產(chǎn)流失[9]。處置方面,低值易耗品的報(bào)廢無(wú)需報(bào)批,也不進(jìn)行殘值回收,在實(shí)際操作中具有較大的隨意性[10]。為了減少上述管理漏洞,需要引入更加科學(xué)、高效的管理手段。

1.3管理人員素質(zhì)有待提高

目前,針對(duì)低值易耗品的管理,多數(shù)高校或?qū)嶒?yàn)室、課題組中并沒有安排專門且專業(yè)的管理人員,大多是實(shí)驗(yàn)室管理員或財(cái)務(wù)人員兼任,或者聘用臨時(shí)人員。低值易耗品的管理任務(wù)重、工作量大,而且對(duì)管理人員的專業(yè)性要求很高。實(shí)驗(yàn)室管理員或財(cái)務(wù)人員往往在專業(yè)性上達(dá)不到要求,臨時(shí)聘用人員則往往因待遇低而失去工作積極性,再加上缺乏必要的監(jiān)督,低值易耗品管理的混亂也就成為必然現(xiàn)象[11]。因此,設(shè)置責(zé)任心強(qiáng)的專門管理人員,是加強(qiáng)低值易耗品管理的重要措施。

2　提升低值易耗品管理水平的積極探索

針對(duì)上述低值易耗品管理中存在的問題,我校制定了一系列改進(jìn)措施,樹立科學(xué)管理的思想意識(shí),提高重視程度,構(gòu)筑信息化的管理平臺(tái)并設(shè)置專人管理,在實(shí)踐中取得了一定的成效。

2.1構(gòu)建電子管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息化管理

建立基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化管理的重要途徑[12]。我校建立了低值易耗品管理系統(tǒng),對(duì)全校范圍內(nèi)分散采購(gòu)的低值易耗品進(jìn)行集中驗(yàn)收入庫(kù)[13]。利用該系統(tǒng),全校教職工可以在校園網(wǎng)覆蓋的任意地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)低值易耗品的登記、查詢、統(tǒng)計(jì)和驗(yàn)收單打印等操作,管理部門和人員也可以方便地完成低值易耗品審核入庫(kù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作。

低值易耗品管理系統(tǒng)提供實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)功能,各類低值易耗品的賬目明細(xì),包括物品名稱、數(shù)量、金額、類別、領(lǐng)用部門、發(fā)票號(hào)碼、負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人和信息錄入人等全方面的信息可方便獲得。用戶可查看以往所有的購(gòu)置記錄,做到心中有數(shù)、合理規(guī)劃,避免不必要的重復(fù)購(gòu)置。管理系統(tǒng)中所有填報(bào)信息均通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn),省去了手工填寫驗(yàn)收單、當(dāng)面審核蓋章等費(fèi)工費(fèi)時(shí)的程序,有效縮短了業(yè)務(wù)辦理時(shí)間,也降低了人為操作的錯(cuò)誤率。填報(bào)信息的審核結(jié)果可以在第一時(shí)間通過短信的方式告知用戶,方便用戶與管理部門之間的及時(shí)溝通交流。信息化管理系統(tǒng)的引入提高了低值易耗品管理工作的規(guī)范程度,使得低值易耗品的管理更加便捷和高效。

2.2設(shè)置專人管理,強(qiáng)化管理責(zé)任

管理人員是低值易耗品管理體系的重要組成部分,也是一個(gè)信息化管理系統(tǒng)高效穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。我校為低值易耗品管理系統(tǒng)設(shè)置了專門管理人員,通過包括管理系統(tǒng)操作和相關(guān)政策法規(guī)學(xué)習(xí)在內(nèi)的嚴(yán)格崗前培訓(xùn),保證其勝任管理系統(tǒng)日常維護(hù)、審核用戶申請(qǐng)、解答用戶疑問等本職工作。

通過設(shè)置專門的低值易耗品管理人員,幫助全校教職工在較短時(shí)間內(nèi)擺脫了以往手工填寫驗(yàn)收單的模式,適應(yīng)并掌握了信息化管理系統(tǒng)的操作流程。用戶提交的申請(qǐng)能夠及時(shí)得到審核和反饋,從而提升了新型管理模式的認(rèn)可度。除此之外,低值易耗品管理人員還掌握有固定資產(chǎn)管理的相關(guān)知識(shí),從而防止將滿足固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的儀器設(shè)備誤納入低值易耗品管理,避免固定資產(chǎn)流失。

2.3特殊物品特殊管理,嚴(yán)堵管理漏洞

在名目繁多的低值易耗品中,有一些物品具有特殊性,包括受管制化學(xué)品(低閃點(diǎn)試劑、劇毒化學(xué)品、爆炸品、易制爆化學(xué)品和易制毒化學(xué)品)、燃油、勞保用品和某些易損毀儀器設(shè)備等。這些物品要么具有危險(xiǎn)性,要么在財(cái)務(wù)管理上有別于其他低值易耗品,故需要采取特殊的管理方式。

對(duì)于受管制化學(xué)品和燃油,均嚴(yán)格按照公安部門、學(xué)校關(guān)于危險(xiǎn)化學(xué)品管理和安全生產(chǎn)的相關(guān)規(guī)定來(lái)規(guī)范其采購(gòu)、運(yùn)輸、儲(chǔ)藏、領(lǐng)用和處置等流程,杜絕安全隱患。對(duì)于特殊勞保用品,申請(qǐng)人需向?qū)W校環(huán)保技安管理部門提交物品的正規(guī)來(lái)源證明,以確保賬實(shí)相符。易損毀儀器設(shè)備是指用于某些破壞性試驗(yàn)(如爆炸、高溫、高壓、接觸強(qiáng)酸強(qiáng)堿等),試驗(yàn)結(jié)束后即損毀的儀器設(shè)備,如某些類型的傳感器等。這類儀器設(shè)備盡管從分類和價(jià)值上符合儀器設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn),但其使用壽命遠(yuǎn)不足一年,因此只要有相應(yīng)的預(yù)算證明,即可參照低值易耗品的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。

2.4及時(shí)收集反饋意見,不斷提升管理水平

新的信息化管理平臺(tái)和管理理念,必然會(huì)經(jīng)歷一個(gè)不斷完善的過程。通過管理人員的定期檢查和用戶的反饋意見,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)管理系統(tǒng)和管理流程的缺陷。例如管理系統(tǒng)對(duì)某些瀏覽器不兼容、普通用戶權(quán)限設(shè)置不合理等問題,我們積極與開發(fā)公司溝通,及時(shí)更新和完善功能、修補(bǔ)漏洞。

3　結(jié)語(yǔ)

低值易耗品作為高校資產(chǎn)的重要組成部分,是教學(xué)、科研等活動(dòng)中不可或缺的重要物資。低值易耗品的管理是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作,形成科學(xué)、高效的管理體系需要長(zhǎng)期的實(shí)踐與探索。管理理念的轉(zhuǎn)變和信息化管理平臺(tái)的搭建是一個(gè)良好開端,但還有諸多問題亟待解決,包括校級(jí)管理制度的制定、低值易耗品采購(gòu)庫(kù)的建立、學(xué)?！獙W(xué)院—實(shí)驗(yàn)室三級(jí)管理體系的完善等。我校通過信息化管理平臺(tái)建設(shè),同時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念,優(yōu)化管理流程,初步規(guī)范了低值易耗品的管理。經(jīng)過一年多的實(shí)際應(yīng)用,已取得良好效果,低值易耗品管理的工作效率和管理服務(wù)水平明顯提高,為進(jìn)一步優(yōu)化和形成科學(xué)、高效的管理體系打下了良好的基礎(chǔ)。

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Beneficialexploration of materials, low-value durables and consumable management in colleges and universities

Peng Shaochun, Zhang Jixia, Liu Qi, Gao Peifeng

(Laboratory & Equipment Management Department, Beijing Institute of technology, Beijing 100081, China)

As current assets, the materials, low-value durables and consumable have many characteristics different from fixed assets, which bring great difficulty to their effective management. There are many problems in the management consciousness and concept,the management mode and the quality of management personnel. Based on the informationization management platform, combining a series of optimized management measures such as dedicated personnel management and special management for special articles, this paper improves the management level of materials, consumable and low-value durables.

materials; low-value durables; consumable; special management

10.16791/j.cnki.sjg.2016.03.069

2015- 10- 14修改日期:2015- 11- 12

彭紹春(1966—),男,北京,學(xué)士,工程師,主要從事實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理

E-mail:sscpsc@bit.edu.cn

高培峰(1987—),男,山東青島,碩士,研究實(shí)習(xí)員,主要從事實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理.

E-mail:sscgpf@bit.edu.cn

G647

B

1002-4956(2016)3- 0272- 02