淺談不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的有效管理

[摘要]隨著《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》的出臺和實(shí)施，不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作在我國示范點(diǎn)已率先啟動(dòng)，將原來分散在國土、住建、農(nóng)林等部門的登記職能整合到不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)，作為不動(dòng)產(chǎn)登記重要基礎(chǔ)性工作的不動(dòng)產(chǎn)檔案工作也面臨新的抉擇，管理模式也在不斷的探索過程中，筆者就當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案如何有效實(shí)施管理談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

[關(guān)鍵詞]不動(dòng)產(chǎn)；管理方式

1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的形成

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記簿記載相關(guān)信息后，各類不動(dòng)產(chǎn)申請登記的原始憑證，以及登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部調(diào)查審核文件收集、整理、歸檔而形成，不動(dòng)產(chǎn)原始登記憑證包括不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利登記申請審批表；申請人、代理人身份證明材料、授權(quán)委托書；相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬來源證明材料、登記原因證明材料、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書；不動(dòng)產(chǎn)界址、空間界限、面積等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)移、消滅或限制的具體依據(jù)，以及申請人提交的其他資料。

2不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分類和管理方式

2.1檔案分類

整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)以不動(dòng)產(chǎn)登記工作為中心編制分類方案，明確文書、不動(dòng)產(chǎn)登記登記、照片、光盤、實(shí)物五個(gè)類別，按保管期限的不同分別給予1-9的目錄號。為方便不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理、保管、利用，將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按保存期限的不同劃分為3類，永久、定期、短期，涉及權(quán)屬類登記的（所有權(quán)預(yù)告檔案視為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬檔案）為永久，抵押檔案（抵押權(quán)預(yù)告檔案視為抵押檔案）為定期，地役權(quán)檔案、查封檔案、異議檔案、查詢檔案為短期。

2.2不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理方式

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理應(yīng)建立正以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化。檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息、圖像信息集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索。

3不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字化登記檔案的內(nèi)容

3.1目錄管理

對歸檔的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬文件材料進(jìn)行分類編目，編制檢索工具。因?yàn)椴捎糜?jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行登記發(fā)證，目錄管理就實(shí)現(xiàn)了從簿式目錄、卡片式目錄向電子目錄的轉(zhuǎn)變，只要定義好電子目錄與圖像庫數(shù)據(jù)庫記錄的連接條件，便可根據(jù)需要檢索到要求的資料。

3.2檔案數(shù)字化

是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描（數(shù)碼攝像）、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用分級存儲管理技術(shù)將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲于磁盤、光盤、磁帶等大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案，掃描建檔過程與目錄管理實(shí)現(xiàn)無縫連接，掃描圖像的存儲宜選擇數(shù)據(jù)庫方式的高性能、大容量的存儲系統(tǒng)，

3.3檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化（包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)）應(yīng)用是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用的主要形式，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，才能真正體現(xiàn)檔案數(shù)字化的真正優(yōu)勢。及時(shí)為公安、民政、財(cái)政、稅務(wù)、工商、金融、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作提供服務(wù)，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記有關(guān)信息互通共享。

4不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理

4.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的裝訂方式

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的永久檔案以卷為保管單位，編寫頁號，編制目錄，按封面、目錄、一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元權(quán)屬登記內(nèi)容、封底的順序裝訂；不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的定期和短期檔案則以袋為保管單位，將一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元抵押、查封、異議、地役權(quán)、查詢登記的內(nèi)容按順序裝入定制的檔案袋中，由于保管時(shí)間相對較短，不再編寫頁號、編制目錄，照片、光盤、實(shí)物檔案按相應(yīng)的專門檔案整理方法整理。

4.2不動(dòng)產(chǎn)登記檔案號的編制及歸檔

4.2.1永久檔案

4.2.1.1檔案號的編制。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案結(jié)合登記信息平臺，權(quán)屬類的永久性不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案采用9位數(shù)字（如000000123），不按定作物類型進(jìn)行區(qū)分，即房、地、農(nóng)、林等的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案統(tǒng)一存儲，如下圖所示：

注：

①檔案采用統(tǒng)一存儲管理，如上表，1柜1格1盒存放了4個(gè)檔案，分別有土地、房屋、林地和承包經(jīng)營權(quán)。

②每個(gè)檔案號內(nèi)按業(yè)務(wù)鏈關(guān)系合并存放，比如房屋檔案000000002包含該套房屋產(chǎn)權(quán)鏈上對應(yīng)3手業(yè)務(wù)（首次登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記）的檔案資料，其他定作物的檔案合并方式與房屋類似。

4.2.1.2永久性不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案采用合檔模式，即同一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)單元的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記鏈上的多手業(yè)務(wù)應(yīng)存放在一個(gè)檔案保管號中。

4.2.2定期檔案

4.2.2.1檔案號的編制，抵押檔案、（抵押權(quán)預(yù)告檔案視為抵押檔案）為定期，采用8位數(shù)字（如00000123），不動(dòng)產(chǎn)抵押業(yè)務(wù)的檔案，包括土地抵押、房產(chǎn)抵押、林權(quán)抵押、在建建筑物抵押等。

4.2.2.2定期檔案采用合檔模式，不同類型的定期檔案均采用合檔模式，比如抵押設(shè)定登記產(chǎn)生新檔案號后，該抵押的轉(zhuǎn)移、變更、更正業(yè)務(wù)件均歸入抵押設(shè)定業(yè)務(wù)件所在的檔案號內(nèi)。

4.2.3短期檔案

檔案號的編制。查封檔案、異議檔案、地役權(quán)檔案、查詢檔案為短期，采用7位數(shù)字（如0000123）。查封檔案：預(yù)查封和查封登記的檔案，包括土地查封、房產(chǎn)查封、林權(quán)查封等，異議檔案：異議登記的檔案。地役權(quán)檔案：地役權(quán)登記的檔案。查詢登記檔案：查詢登記的檔案（由于資料少，一般沒有歸檔）。按辦理生存時(shí)間的順序，一直使用大流水號，不倒號。