論人力資源管理中的人事檔案管理

王文燕

(作者單位：山東省東營市利津縣人力資源和社會保障局)

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論人力資源管理中的人事檔案管理

王文燕

在現(xiàn)代人力資源管理中人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是尤為重要的環(huán)節(jié).隨著我國新形勢下，社會轉(zhuǎn)型期的經(jīng)濟體制和人事制度正面臨著的深度改革，如何客觀合理的選用人才和配置人才已成為目前人力資源管理中亟需優(yōu)先考慮的問題。人事檔案是人事改革的重要環(huán)節(jié),是選用、配置人才的載體。人事檔案如何緊隨時代潮流，為我們合理的配置人才，更好地加強人力資源的管理，需要我們進行深入的思考和探索。

人力資源管理;人事檔案;人才開發(fā);人事檔案數(shù)據(jù)庫

人力資源管理是指對人力資源進行有效開發(fā)、合理配置、充分利用和科學管理的制度、法令、程序和方法的總和。它包括人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理六大模塊。其中也涵蓋了人事檔案的管理。人事檔案作為人力資源管理工作的重要內(nèi)容，兩者缺一不可、相互促進。人事檔案為人力資源管理提供信息，人力資源管理工作也對人事檔案管理提出了新的要求。

一、人力資源管理中人事檔案的重要性

人事檔案在人力資源管理過程中的作用不可小覷，它是甄別人才、選用人才的重要科學依據(jù)。一個與時俱進的人事檔案管理系統(tǒng)能促進人力資源的開發(fā)和利用。人事檔案管理需要適應(yīng)現(xiàn)代化的管理，積極拓展其職能，為人力資源開發(fā)提供服務(wù)。

(一)協(xié)助發(fā)揮人力資源功能的最大化

人事檔案全面記錄一個人的履歷和才能表現(xiàn)，人事檔案具有歷史憑證價值與參考價值，能幫助組織尋找“千里馬”。人事檔案可以全方位的展示一個人的發(fā)展過程，也能夠預(yù)測其未來的發(fā)展方向，幫助我們及時發(fā)現(xiàn)有用的人力、避免丟失有才能的人才。依據(jù)人事檔案提供的這些信息能夠幫助我們更好地甄選人才，運用人才。物盡其用、人盡其才。最大限度的發(fā)揮人才的潛能。

(二)促進人力資源配置的最優(yōu)化

利用個人的人事檔案能夠進一步了解人員的有關(guān)信息，進而能夠?qū)ζ溥M行科學有效的管理，根據(jù)每個人的能力和特色，進行合理的資源配置，“因事而擇人，因人以治事”。把人才配置到最適合的崗位上去，充分發(fā)揮其才能，促進各部門、各地區(qū)合理有序的人才流動。這樣一定程度上避免了人才流失和結(jié)構(gòu)性失業(yè)。能夠迅速、合理的配置人力資源，使人力資源配置的效果達到最優(yōu)。

(三)實現(xiàn)人力資源規(guī)劃的科學化

人事檔案為人力資源管理提供了最基本的信息，它儲存了個人全部的信息，是管理核心“人”的過去經(jīng)歷和未來發(fā)展的真實寫照。影響人力資源規(guī)劃的主要是內(nèi)因，所以在做出人力資源規(guī)劃之前必須嚴格分析人事檔案是否適應(yīng)組織內(nèi)部人力資源的發(fā)展和新要求，實現(xiàn)人力資源規(guī)劃的科學化。

二、人事檔案管理中存在的問題剖析

(一)人事檔案管理制度缺乏創(chuàng)新性

現(xiàn)階段，我國人事檔案管理的制度，從檔案的收錄、甄別、歸類、入檔、檢索等環(huán)節(jié)相對滯后，需要查備的檔案不能有效、準確的提取，不能真實、完整地反映一個人的歷史全貌。

人事檔案管理中，對于不符合時代要求的規(guī)章、制度，必須要革新，及時根據(jù)新形勢改革檔案管理制度。最重要的是建立科學、規(guī)范的人事檔案管理制度。同時要不斷的豐富和完善檔案信息，使得人事檔案工作更加制度化、科學化、規(guī)范化。為人力資源管理工作更好地服務(wù)。

(二)人事檔案管理缺乏連續(xù)性

流動人員斷檔現(xiàn)象嚴重。隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有緊跟上步伐。雖然造成這種現(xiàn)象的原因是多方面的，但是總的來說還是缺少統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。一個完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫能夠讓讓人事檔案的管理能夠跟隨個人自由流動、更新，而不會造成斷檔、空擋的現(xiàn)象。只有將檔案各人、各時期、各地方形成的有關(guān)德能勤績廉的所有材料都集中統(tǒng)一形成整體的信息資源，才能保證其得到充分的開發(fā)和利用。

(三)人事檔案管理的缺乏信息化

信息時代里，電子計算機在檔案信息化管理中的作用越來越大，其重要以收集信息、傳遞查閱為主要功能，是一種現(xiàn)代化的管理手段。部分單位和地區(qū)已經(jīng)嘗試使用電子檔案，但是由于軟硬件的更新跟不上，也很難取得較好的成效。另外，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致信息輸入錯誤、檔案歸類不準確、搜索結(jié)果混亂等問題。這種計算機信息系統(tǒng)并不健全，也不能夠正確地發(fā)揮其在人事檔案管理中應(yīng)有的用處。人事檔案只有建立一個系統(tǒng)、科學、規(guī)范的電子信息系統(tǒng)，才能夠更好地開發(fā)人事檔案信息資源，才能更好地為人力資源管理效力。

三、人力資源管理對人事檔案發(fā)展的新要求

(一)創(chuàng)新現(xiàn)代人力資源管理理論

人力資源檔案管理應(yīng)具有鮮明的時代特色。首先，人力資源檔案管理緩解了知識經(jīng)濟時代國家和社會對人力資源信息的巨大需求和傳統(tǒng)的人事檔案管理之間的矛盾。它是對傳統(tǒng)檔案的充實和完善，是對現(xiàn)有相關(guān)檔案集成。所以我們要創(chuàng)新觀念，以改革的精神、發(fā)展的眼光審視人事檔案中存在的“人才壁壘”、個人缺乏個人合理的檔案信息知情權(quán)等問題。通過改革管理體制、改善管理服務(wù)方式和擴展服務(wù)內(nèi)容，來適應(yīng)現(xiàn)階段我國人力資源管理中對人才的迫切需要。

(二)加快人事檔案管理信息化建設(shè)

對人事檔案實行計算機信息化管理，這是一項革新、更是一項突破。在信息高速傳遞的時代，人事檔案的管理對信息技術(shù)極其依賴。只有通過信息技術(shù)，才能使得產(chǎn)生于不同機構(gòu)、不同測評標準的信息實現(xiàn)融合。在美國已有80%左右的人事檔案實現(xiàn)了信息化管理。結(jié)合我國當前的新形勢，我們應(yīng)該加快檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以借鑒先進地區(qū)、典型案例。優(yōu)先建設(shè)現(xiàn)有館藏目錄數(shù)據(jù)庫和部分檔案數(shù)據(jù)庫。帶動加快檔案信息資源數(shù)字化步伐。同時要加強對不斷加入的新信息的管理，參照電子政務(wù)、電子商務(wù)的先進經(jīng)驗，最大化的利用電子政務(wù)的平臺來推進檔案信息化的建設(shè)。如今社會已經(jīng)進入了信息時代，我們可以充分利用電子信息，可以把不需要保密的人事檔案信息實現(xiàn)共享，提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的人力資源檔案信息服務(wù)。

(三)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式

人事檔案的管理，不僅要“有重點、保準確”，更要全面、完整、實時更新，確保人事檔案能夠全面準確地反映個人的材料，成為人才的“信息庫”。人事檔案管理者的工作應(yīng)該實現(xiàn)從檔案的實體管理向?qū)n案內(nèi)容的開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變，發(fā)掘傳統(tǒng)實體檔案的深層次價值，把“資料庫”變成“人才庫”。

在人事檔案的管理上，現(xiàn)代人事檔案管理具有明顯的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的特點。它又是在我國人事制度改革進一步，每個人正在由“單位人”變成了“社會人”，人才流動范圍不斷擴大、頻率不斷增加的背景下提出的。在管理上，應(yīng)該具備社會化和集中化的趨勢。最后結(jié)合我國建設(shè)服務(wù)型政府和法制社會的背景，在人事檔案的管理上，應(yīng)采取開放式。

爭天下者必先爭人，“人”是一個國家的核心競爭力，隨著經(jīng)濟全球化和信息時代的到來，科學有效的人力資源管理機制的重要性不言而喻。人事檔案管理和現(xiàn)代人力資源管理是一個完整統(tǒng)一的有機體。一個健全的人力資源管理機制里必然包括一個完整的人事檔案管理體系。合理利用我們手中的人事檔案，做到知人善用，促進人力資源管理工作不斷提升和進步，進而提高整體的核心競爭力。

(作者單位：山東省東營市利津縣人力資源和社會保障局)

[1]陳社初：《淺談干部人事檔案科學管理》，機電兵船檔案2008

[2]徐紅，張曉芳，《檔案數(shù)字化建設(shè)芻議》，科技信息2008版

[3]蔡勇明，《國外政府人力資源公共服務(wù)啟示》，人事人才2009

[4]網(wǎng)站：

中國電子政務(wù)進程網(wǎng)http://www.china.com.cn/chinese/zhuanti/281319.htm

上海人才發(fā)展服務(wù)中心http://www.shrc.com/cn

中國人才網(wǎng)http://zp.chinatalent.com.cn/jobs/

王文燕，女，漢族，助理館員，利津縣人力資源和社會保障局。