試論IT項目管理中的影響因素分析及對策

徐　霄

(作者單位：中國人民大學(xué))

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試論IT項目管理中的影響因素分析及對策

徐霄

近年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，IT也呈現(xiàn)出良好的發(fā)展趨勢。但是，當(dāng)前IT項目在管理過程中仍然存在許多的影響因素。本文針對IT項目管理中的影響因素進行分析。并提出合理的處理對策。

IT行業(yè)；項目管理；影響因素；對策

引言

隨著IT行業(yè)的不斷發(fā)展和進步，其涉及的領(lǐng)域也越來越廣，在許多行業(yè)里IT都有著十分重要的作用，所以，對于IT行業(yè)實現(xiàn)科學(xué)有效的項目管理受到了越來越多人的關(guān)注。項目管理一種對項目時間、資金以及人力等資源控制的管理科學(xué)，因為信息產(chǎn)業(yè)的技術(shù)含量比較高，位于的環(huán)境變化和技術(shù)更新都十分的快，信息系統(tǒng)集成項目時有遇到需求多變，人員頻繁流動等現(xiàn)象，所以在IT項目的管理過程中存在許多的影響因素。因此，如何處理IT項目在管理過程中出現(xiàn)的影響因素，從而提高項目管理的成功率成為了當(dāng)務(wù)之急。

1.項目管理概述

所謂項目管理具體是指在一定的時間以內(nèi)，在特定的可利用資源制約的前提下，為了順利地完成制定的某一預(yù)期目標而運用相關(guān)學(xué)科的知識內(nèi)容，組織工作團隊解決和處理的一種一次性工作。在人們不斷努力地對IT相關(guān)管理進行探索和研究的形勢下，PMBOK項目管理知識體系被研發(fā)出來，它把項目管理分為五大過程中和四大核心知識領(lǐng)域，分別是計劃、啟動、執(zhí)行、控制、收尾過程以及時間、范圍、質(zhì)量、成本。除此之外，還有四大輔助知識；領(lǐng)域，分別是風(fēng)險控制、人力資源、采購和溝通。

2.IT項目管理中出現(xiàn)的問題

2.1在軟件市場方面和客戶需求方面

軟件市場變化和技術(shù)更新都非常快，尤其是在當(dāng)前全球化趨勢不斷加強的形勢下，市場競爭變得日益的激烈。據(jù)相關(guān)調(diào)查得知，在我國和軟件有關(guān)的企業(yè)已經(jīng)超過了1萬家，其中有從其他國家進駐到我國的著名外企，有新型的軟件網(wǎng)絡(luò)公司，也有許多轉(zhuǎn)型進入到IT行業(yè)的傳統(tǒng)企業(yè)，這些都是軟件市場競爭日益激烈的主要原因，而且競爭對手還具備一定的不可預(yù)測性。此外，軟件盜版、侵權(quán)以及粗制濫造等狀況仍然存在，嚴重影響了市場正常的秩序，使市場競爭變得更加復(fù)雜。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，IT行業(yè)客戶的需求也呈現(xiàn)出多樣性、多變性以及不確定性，企業(yè)在設(shè)計軟件產(chǎn)品和制定處理措施的同時，需要建立在和客戶充分溝通、交通的基礎(chǔ)上，所以企業(yè)和客戶之間存在較強的互動性。

2.2在人力資源方面

人才是IT行業(yè)十分重要的資源，從實際調(diào)查中得知，我國許多IT企業(yè)都急需專業(yè)化的項目經(jīng)理。軟件產(chǎn)業(yè)屬于一種智力和知識密集型產(chǎn)業(yè)，其生產(chǎn)方式的特征決定了人力資源在IT企業(yè)中的重要地位，而當(dāng)前市場中十分缺少專業(yè)化的項目經(jīng)濟，許多IT企業(yè)的項目經(jīng)理都是技術(shù)出身，他們可以很好的管控技術(shù)方向，但是缺乏專業(yè)的項目管理知識和手段，特別是在項目團隊建設(shè)、系統(tǒng)思考以及項目風(fēng)險管理這幾個方面急需提升。當(dāng)前，缺少專業(yè)化的項目經(jīng)理和技術(shù)人員向管理人員轉(zhuǎn)型存在的難度成為了IT行業(yè)項目管理的一個主要問題。

2.3企業(yè)內(nèi)部的管理控制方面

IT企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程都十分的復(fù)雜和繁瑣，尤其是在技術(shù)更新快和市場變化快的環(huán)境里，對于組織結(jié)構(gòu)提出了更高的要求，許多IT企業(yè)在發(fā)展到一定程度以后，都會對組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)整、優(yōu)化以及組織再造。另外，工作人員的個性化發(fā)展和項目團隊建設(shè)也是很重要的，一方面是IT企業(yè)對工作人員個性化發(fā)展的需求，另一方面，從一個成功的項目來講，都是屬于集體智慧結(jié)晶的表現(xiàn)，所以還要求工作人員具有良好的團隊合作精神。如何處理好這兩個方面之間存在的矛盾，也是當(dāng)前IT企業(yè)項目管理應(yīng)該重視的一個工作內(nèi)容。

3.IT項目管理中存在的影響因素

3.1客戶對項目管理造成的影響

許多工作人員在執(zhí)行某個項目的過程中，經(jīng)常會埋怨客戶的要求變幻不定，讓人無法適從，如果對這種情況應(yīng)對不合理，不僅會影響到IT企業(yè)的利益，還會影響到客戶和IT企業(yè)之間的合作關(guān)系。通過深入地調(diào)查和思考后發(fā)現(xiàn)，造成這種現(xiàn)狀主要有以下幾個方面的原因：第一，沒有和客戶進行良好的溝通、交流；第二，在項目范圍定義過程中沒有合理地了解客戶的業(yè)務(wù)流程、工作職業(yè)以及組織架構(gòu)等，而客戶往往無法準確地表達出自身的需求；第三，客戶的需求會受到客觀因素的影響而產(chǎn)生變化。

3.2技術(shù)隊伍對項目管理造成的影響

目前，在項目團隊里技術(shù)隊伍不穩(wěn)定是IT企業(yè)普遍存在的問題，在實際的作業(yè)過程中，如果項目團隊內(nèi)部人員不穩(wěn)定會直接影響到項目的進程。項目經(jīng)理這個角色包括了管理和技術(shù)兩個方面的內(nèi)容，根據(jù)IPMP的觀點來講，IT企業(yè)項目經(jīng)理的主要職能應(yīng)該表現(xiàn)在對工作人員的管理方面，技術(shù)職能管理屬于次要的職能。但是，在IT企業(yè)實際招聘和選拔項目經(jīng)理時，首先是考察這個人在技術(shù)方面的成就。而且我國存在許多規(guī)模較小的IT企業(yè)，在這種項目團隊里面，項目經(jīng)理對技術(shù)有著深刻的理解是這個項目成功的一個必要條件，且自身的技術(shù)水平也是權(quán)威的重要組成部分，所以說不管是客戶、企業(yè)管理層還是團隊工作人員都不能接受把項目交給純管理型的經(jīng)理。從實際情況來講，聘請純管理型的項目經(jīng)理也會對小型團隊造成過高的成本負擔(dān)。在這種觀念的影響下，造成了我國IT企業(yè)考核項目經(jīng)理重技術(shù)輕管理的現(xiàn)狀。

4.處理IT項目管理中影響因素的對策

4.1加強和客戶之間的溝通、交流

IT項目具有的一個主要特征就是客戶參與到方案設(shè)計、實施以及評價的過程中。因此，在和客戶進行溝通的過程中應(yīng)該明確客戶的需求，建立起明確的需求分析文檔，從而減少因為需求不確定而造成的返工現(xiàn)象。在過去許多失敗的項目都是有需求不明確而引起的，所以IT企業(yè)應(yīng)該加強和客戶之間的溝通、交流。我國很多企業(yè)都知道項目成功的必要前提是良好的需求分析，但是在實際執(zhí)行中卻很難做到，其中最主要的因素是不能挖掘出客戶沒有表達出來的潛在需求，在某些問題上往往要經(jīng)過很多次的溝通才能分析出來，為了快速、有效地傳遞消息，IT企業(yè)應(yīng)該組織專業(yè)的工作人員幫助項目管理團隊從多個角度制定好項目中的溝通規(guī)則，要求工作人員在和客戶信息交換必須保證及時性、真實性，在這里所指的信息包括各種語言和非語言信息。除此之外，在和客戶交流的過程中必然會出現(xiàn)許多問題，有的客戶對自身需求難以準地表達，有的客戶提出的需求過于離譜無法實現(xiàn)，還有的客戶收到客觀因素的影響需求經(jīng)常變化等，負責(zé)溝通和交流的工作人員應(yīng)該對客戶加以適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)，這樣才能夠保證溝通的暢通性。

4.2加快團隊建設(shè)

項目經(jīng)理怎樣對職能和角色進行科學(xué)的分配，以及對工作人員負荷的協(xié)調(diào)是一種藝術(shù)性很高的工作內(nèi)容，因此，需要和IT企業(yè)上層進行有效的溝通從而獲取更加合理的權(quán)限，在項目的執(zhí)行過程中項目經(jīng)理對團隊的管理和控制具有十分重要的意義，不僅要通過各種措施讓團隊成員對目標產(chǎn)生認同感，還要促使團隊成員在行動上形成合力，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)提高整個團隊效率的目的。項目經(jīng)理在對團隊的管理過程中，要結(jié)合實際情況制定詳細穩(wěn)健、合理的計劃方案，這樣做的目的就是為了讓項目能夠處于預(yù)期、可管理的狀態(tài)里。另一方面，在IT項目團隊中，每個人的特長都有所不同，有的工作人員善于需求分析，有的工作人員在設(shè)計方面很熟練，還有的工作人員編碼技術(shù)高等，所以，項目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)工作人員的特征合理地分配崗位，在通過各種措施提高他們的工作積極性，比如：項目經(jīng)理在和IT企業(yè)上層進行有效的交流以后，制定好合理的考核制度，定期對項目管理團隊的工作人員進行考核，根據(jù)他們的表現(xiàn)給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛻土P，充分調(diào)動工作人員的積極性有利于他們更好地了解市場、財務(wù)等，這樣才能夠更加合理的對整個項目開發(fā)過程進行控制。

4.3制定好有效的溝通方案

首先，項目經(jīng)理在項目剛剛接手的時候，就應(yīng)該策劃好有效的溝通方案，如果在項目開發(fā)的過程中忽略了溝通方案，其造成的后果是非常嚴重的，通過有效的溝通方案能夠了解到項目的需求和溝通途徑的方式，進而了解到項目的其他內(nèi)容。并且項目經(jīng)理還應(yīng)該對這些內(nèi)容進行深入的探索和研究，這樣能夠發(fā)現(xiàn)許多項目在后期出現(xiàn)的問題，盡早的發(fā)現(xiàn)問題，根據(jù)這些問題制定好相關(guān)的措施，為IT企業(yè)造成的損失也會越小。其次，在實際溝通過程中，開發(fā)者和上司、客戶、分包組、項目組內(nèi)部以及上下游環(huán)節(jié)崗位人員都應(yīng)該進行有效的溝通，而且項目經(jīng)理應(yīng)該積極主動地展開溝通，從而了解管理層的狀況和目的，做好管理層所關(guān)心的項目進度、績效、資源需求等方面的報告。通常來講，項目經(jīng)理和企業(yè)管理層不會存在技術(shù)方面的溝通障礙，而在于進行溝通的內(nèi)容和頻率，項目經(jīng)理經(jīng)過有效的溝通以后，能夠了解到管理層的意圖，進而有針對性地修改計劃。

5.結(jié)語

綜上所述，在我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，IT行業(yè)也呈現(xiàn)出良好的發(fā)展趨勢。但是，在IT項目管理中還存在許多影響因素，應(yīng)該從加強和客戶之間的溝通、交流；加快團隊建設(shè)；以及制定好有效的溝通方案這幾個方面出發(fā)，從而處理好IT項目在管理過程中出現(xiàn)的問題，促進IT行業(yè)實現(xiàn)科學(xué)有效的管理。

(作者單位：中國人民大學(xué))

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徐霄(1984-)，男，F(xiàn)idelity Information and Technology Services(Singapore)Co.,Ltd.，技術(shù)顧問，研究方向：IT項目管理。