論如何做好水電站工程項(xiàng)目檔案管理

鄔新華

(中國電建集團(tuán)成都勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川 成都 610072)

論如何做好水電站工程項(xiàng)目檔案管理

鄔新華

(中國電建集團(tuán)成都勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川 成都 610072)

新時期我國科技與經(jīng)濟(jì)水平呈現(xiàn)飛速發(fā)展的趨勢，在此基礎(chǔ)上我國水電工程的建設(shè)水平也經(jīng)歷了完善以及發(fā)展的過程。水電工程項(xiàng)目是我國關(guān)鍵的綠色環(huán)保能源，我國各大省份都開展了大規(guī)模的水電工程建設(shè)項(xiàng)目，水電工程項(xiàng)目的投資成本比較高，而且水電建設(shè)水平差異性較高，因此在建設(shè)水電站工程項(xiàng)目的時候，會牽涉到較多管理任務(wù)與工作，若是建設(shè)單位參與的比較多，不同參與建設(shè)水電工程的企業(yè)存在差異性的管理模式，因此很難開展檔案管理工作。本文就對做好水電站工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行研究，從而提出有效的措施，促進(jìn)我國水電站工程的發(fā)展。

水電站；工程項(xiàng)目；檔案管理

引言

如今隨著我國國民經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)提升，水電站工程項(xiàng)目不斷深化更新施工技術(shù)，在建設(shè)水電站方面，采用的方法以及技術(shù)都在與時俱進(jìn)的更新中。新時期隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)變，水電站工程在項(xiàng)目建設(shè)制度方面已經(jīng)轉(zhuǎn)變成了合同管理制度、建設(shè)監(jiān)理制度、承包制度以及招投標(biāo)管理制度等。水電站工程項(xiàng)目的管理也面臨著全新的現(xiàn)狀，其工程項(xiàng)目檔案管理工作也在全新運(yùn)行機(jī)制中不斷發(fā)展與完善。想要做好水電站工程項(xiàng)目檔案管理工作，就需要采取有效的措施，確保水電站工程項(xiàng)目資料與檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確以及完整性。

1.水電站項(xiàng)目工程檔案管理的特點(diǎn)以及重要性

我國水電站工程在施工建設(shè)階段，會隨之生成較多的資料、信息以及檔案文書，這些施工建設(shè)的檔案資料是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的關(guān)鍵組成，若是項(xiàng)目檔案資料驗(yàn)收不合格或者缺少檔案驗(yàn)收，那么就會嚴(yán)重影響到整體工程項(xiàng)目驗(yàn)收的質(zhì)量。因此加強(qiáng)對水電站工程項(xiàng)目的檔案管理工作，可以有效促進(jìn)項(xiàng)目的質(zhì)量驗(yàn)收工作。如今我國很多水電站建設(shè)企業(yè)沒有重視到項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，因此在項(xiàng)目管理中忽略了對檔案的管理，也就是在日常的檔案工作中，沒有有效控制材料的整理以及收集，導(dǎo)致最終檔案資料出現(xiàn)不完整以及不齊全的問題，最終影響到了水電站工程竣工驗(yàn)收工作的進(jìn)行。為了有效提高水電站項(xiàng)目檔案管理水平，需要強(qiáng)化水電站領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對檔案管理的認(rèn)知與重視度。通過下級人員的配合以及上級領(lǐng)導(dǎo)的要求與重視，從而有效提高水電站項(xiàng)目工程的檔案管理工作水平。

我國水電站項(xiàng)目工程的檔案形式比較復(fù)雜，并且隨著電子科技以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，項(xiàng)目檔案資料可以通過多種方式進(jìn)行保存，比如文字、聲像以及圖像在不同媒介上的保存，包括有光介載體、磁介、膠片以及紙質(zhì)等。這些技術(shù)的發(fā)展不僅豐富了檔案資料的保存，還加大了水電站檔案管理工作的困難性，例如在建立項(xiàng)目檔案的時候，采用電子科技技術(shù)記錄數(shù)據(jù)并打印成紙質(zhì)稿件的時候，會導(dǎo)致其真實(shí)性難以確定，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)與檔案真實(shí)性問題，就需要充分發(fā)揮監(jiān)理作用，確保項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量，提高檔案資料的規(guī)范、準(zhǔn)確以及完整性。

2.有效規(guī)劃水電站項(xiàng)目工程檔案管理工作

在開展水電站工作的時候，保障其高效率工作的前提就是科學(xué)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)。水電站項(xiàng)目工程的檔案管理工作是整體施工建設(shè)工作的關(guān)鍵組成，檔案管理牽涉的單位比較多，并且較為復(fù)雜。在管理檔案資料的時候，不同建設(shè)單位對檔案管理與建立的模式存在較大的差異性，因此加劇了檔案最后管理工作的任務(wù)量與困難度。所以水電站項(xiàng)目管理層需要將檔案管理系統(tǒng)盡可能的標(biāo)準(zhǔn)化以及樣板化，從而縮減檔案管理的流程與難度，降低檔案管理工作者的任務(wù)與負(fù)擔(dān)，從而提高水電站工程項(xiàng)目檔案管理工作的整體效率。在規(guī)劃水電站檔案管理工作的時候可以在不同單位設(shè)立專門的監(jiān)督指導(dǎo)小組，從而有專業(yè)人員監(jiān)督并指導(dǎo)檔案工作，檢查水電站檔案管理工作中存在的漏洞，評估檔案管理工作的質(zhì)量，制定績效評估以及獎懲制度，從而提高檔案管理員工的工作積極性與熱情，為水電站工程建設(shè)創(chuàng)造更高的價值。

3.強(qiáng)化對水電站項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

水電站工程項(xiàng)目的檔案管理工作雖然看起來比較簡單，但實(shí)際上項(xiàng)目檔案管理工作的任務(wù)以及內(nèi)容比較多，并且檔案資料涉及到各單位部門，要求較高的檔案管理工作能力，因此對水電站檔案管理工作人員的素質(zhì)要求較高。在水電站工程檔案管理工作的開展中，首先要強(qiáng)化對相關(guān)工作人員的技能與素質(zhì)培訓(xùn)教育。在對檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)的時候，需要對檔案資料形成者以及檔案資料管理人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)，確保最終檔案資料的規(guī)范性以及合格性。在對水電站檔案資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的時候，要根據(jù)檔案資料的統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、整理、收集等工作進(jìn)行綜合的編研與利用，從而進(jìn)行系統(tǒng)知識的培訓(xùn)，為員工提供一套比較科學(xué)的工作方法與理論。此外，由于檔案管理工作牽涉的部門與單位比較多，因此檔案管理人員要具備較強(qiáng)的管理能力以及溝通技巧，便于及時協(xié)調(diào)配合各單位之間的工作。檔案管理工作人員還要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)以及知識，提高檔案管理工作的水平，從而促進(jìn)水電站工程的順利開展。

4.借鑒優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)

不管是小工程項(xiàng)目還是大工程項(xiàng)目在建設(shè)的時候都需要做好檔案的管理工作。在開展水電站工程項(xiàng)目的檔案管理工作時，需要依照規(guī)范的制度以及法律條款來嚴(yán)格認(rèn)真的落實(shí)。水電站工程項(xiàng)目檔案管理工作的管理者除了要精通檔案相關(guān)專業(yè)的理論與知識以外，還要對工程建設(shè)的管理知識進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，比如加強(qiáng)對人員以及檔案的管理。只有全面掌握水電站工程建設(shè)相關(guān)人員的管理工作才能夠促進(jìn)不同部門與單位之間人員的接洽與溝通，從而提高水電站工程項(xiàng)目檔案管理工作的水平。水電站工程項(xiàng)目檔案管理工作的開展要以熟練的管理知識為前提，綜合的規(guī)劃與布局水電站建設(shè)檔案管理工作。同時還要對相關(guān)檔案管理制度體系進(jìn)行完善與健全，并針對項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)制定有效的方案。在檔案管理工作中若是沒有健全相應(yīng)的制度，那么相關(guān)工作人員在開展工作的時候就沒有可以約束與規(guī)范的準(zhǔn)則，這樣不利于檔案管理工作的開展，也無法有效保障水電站項(xiàng)目工程檔案管理工作的質(zhì)量。比如水電站工程項(xiàng)目在填寫相關(guān)資料的時候需要遵循規(guī)定的要求，而在日常的管理工作過程中，要采用滿足檔案資料保存規(guī)定的書寫載體與材料，不可用復(fù)寫紙、純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆或者鉛筆書寫也不可以采用熱敏紙。而滿足這些檔案資料記錄的強(qiáng)制規(guī)定之外，就可以進(jìn)行檔案資料的整理與收集。此外，填寫檔案資料以及整理上交的時間也要制定專門的準(zhǔn)則與規(guī)范，避免由于時間上的影響導(dǎo)致檔案資料的污染、缺損以及丟失等。

水電站工程項(xiàng)目的檔案資料需要及時的整理、收集并歸檔，另外還要由相關(guān)人員對檔案資料的收集與保存情況進(jìn)行定期的檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在漏洞與問題，并進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整與處理，確保檔案資料可以在工程竣工驗(yàn)收時發(fā)揮應(yīng)用的作用。

結(jié)束語

項(xiàng)目檔案管理工作對水電站工程的建設(shè)來說具有關(guān)鍵的作用。在管理檔案資料的時候需要嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等進(jìn)行。工程項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)就是高質(zhì)量的檔案管理水平。如今我國社會發(fā)展的速度比較快，雖然檔案管理工作沒有發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化，但是由于各種新技術(shù)以及新方法的應(yīng)用導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作更加復(fù)雜與繁瑣，因此想要做好水電站工程項(xiàng)目的檔案管理與控制工作就要不斷提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與技術(shù)能力，并借鑒優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，做好水電站項(xiàng)目工程的檔案管理工作。

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TU723

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鄔新華（1963-），男，助理館員，大專，辦公室主任。