工程檔案管理中常見問題及措施探究

陳 慧

（廣東省南粵交通龍懷高速公路管理中心英懷管理處 廣東 510000）

工程檔案管理中常見問題及措施探究

陳 慧

（廣東省南粵交通龍懷高速公路管理中心英懷管理處 廣東 510000）

本文針對(duì)工程檔案管理日常中常見的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、規(guī)范性欠缺、現(xiàn)代化管理水平低等問題進(jìn)行研究分析，同時(shí)有針對(duì)性的提出強(qiáng)化檔案管理、樹立現(xiàn)代信息技術(shù)管理手段等解決措施，為類似工程檔案管理提供參考。

工程檔案；問題；措施

工程檔案由一系列的具有保存價(jià)值的文字記錄、圖表數(shù)據(jù)、聲像影像等不同形式的文件材料組成，是整個(gè)工程建設(shè)周期的縮影。工程檔案管理在工程建設(shè)與管理中占有重要地位，貫穿于工程項(xiàng)目的可行性研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、報(bào)建報(bào)批、建設(shè)施工及竣工驗(yàn)收等階段。工程檔案管理對(duì)后期的定期檢測(cè)、維修維護(hù)等都會(huì)起到良好的指導(dǎo)作用。工程檔案管理工作如此作用，但在實(shí)際工程中，工程檔案管理常常出現(xiàn)檔案管理重視程度不夠、缺乏規(guī)范性等問題。本文對(duì)檔案管理中常見問題進(jìn)行剖析，同時(shí)提出相應(yīng)的解決措施。

一、工程檔案管理中的存在問題

（1）檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)、重視程度不夠

在實(shí)際工程中常常因?qū)こ虣n案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，造成工程檔案不完整、部分資料缺失。在工程竣工驗(yàn)收交付業(yè)主使用，短期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題，施工企業(yè)往往將大多數(shù)施工檔案束之高閣，僅保管好竣工驗(yàn)收證書或竣工圖等少量資料。檔案意識(shí)不強(qiáng)，許多建設(shè)與施工單位現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的手工工作方法，且保管設(shè)施和存檔設(shè)備過(guò)于陳舊，只有紙質(zhì)檔案，缺失電子檔案，保存過(guò)程中紙質(zhì)檔案會(huì)丟失及因保管不善而損壞，嚴(yán)重影響工程檔案管理工作。許多施工單位工作環(huán)境較差，缺乏固定的檔案保管場(chǎng)所，同時(shí)不注重檔案文件材料的收集積累和鑒定整理工作，致使很多檔案文件材料得不到及時(shí)的收集和歸檔，在檢查和竣工時(shí)，往往突擊組織人員做資料，由此造成工程檔案的真實(shí)性和完整性大打折扣。

（2）檔案管理不規(guī)范

許多單位的工程檔案的立卷、編目、檢索等未按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。內(nèi)業(yè)資料文字篇幅多，而影像圖片少，尤其是一些隱蔽工程沒有影像圖片而僅有文字記錄，難以令人信服，使內(nèi)業(yè)資料不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況。部分項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符，竣工圖中相關(guān)項(xiàng)目及技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名常常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，無(wú)設(shè)計(jì)與竣工數(shù)量對(duì)照表，由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失真。某些工程項(xiàng)目不重視平時(shí)的資料積累，資料內(nèi)容制作缺乏真實(shí)性，施工中有些材料已經(jīng)使用而材料質(zhì)量證明后來(lái)才到，造成質(zhì)保資料與施工進(jìn)度不同步，極易出現(xiàn)工程質(zhì)量漏洞。

（3）檔案管理現(xiàn)代化水平低

現(xiàn)代化管理水平低的表現(xiàn)，一是檔案管理人員的水平不高。工程檔案管理對(duì)于專業(yè)性的要求比較高，管理人員除了要具備檔案管理相關(guān)知識(shí)外，還應(yīng)具備建設(shè)工程領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，否則將造成檔案無(wú)法正確分類、文件材料漏存等現(xiàn)象。然而許多單位是技術(shù)人員兼任資料員及檔案管理員，有的單位程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案人員兼管，形成的檔案材料五花八門。二是管理手段不高，管理模式落后。缺乏先進(jìn)的管理模式，沒有將工程檔案管理納入整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)管理中，職責(zé)分工不明確。雖然很多建設(shè)單位配備了檔案管理人員，設(shè)立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件以及管理模式上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案現(xiàn)代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。

二、相關(guān)措施

（1）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作

強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，就是要讓施工、監(jiān)理單位從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人到一線工程操作人員，需在思想上確立工程檔案管理工作的重要性及必要性?？梢酝ㄟ^(guò)專題講座、知識(shí)競(jìng)賽、日常宣傳等形式強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)，確保日常的工程檔案管理納入工程建設(shè)管理范疇，落實(shí)工作責(zé)任，使工程檔案資料做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

從項(xiàng)目前期工作到工程竣工驗(yàn)收，每個(gè)環(huán)節(jié)都要把工程檔案資料的收集、管理作為重要工作內(nèi)容來(lái)抓，使工程檔案資料與工程進(jìn)度同步。項(xiàng)目主管部門在加強(qiáng)工程檔案管理的同時(shí)，對(duì)基層施工方和監(jiān)理方要履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職責(zé)，使參與工程建設(shè)各方都能重視檔案管理工作，確保工程檔案資料的真實(shí)性、可靠性、完整性及系統(tǒng)性，真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，形成具有保存和利用價(jià)值的工程檔案資料。

（2）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性

在項(xiàng)目的幾個(gè)階段中，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范及嚴(yán)謹(jǐn)性，施工技術(shù)文件資料是形成于施工過(guò)程中的，因此需要施工單位明確責(zé)任，在施工過(guò)程的各個(gè)階段同步進(jìn)行編制、收集、整理與保管。內(nèi)容上要具備完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性；外觀上要字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，竣工圖及聲像材料要標(biāo)注清楚，圖章、簽字要齊全，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

工程檔案的內(nèi)容主要包括在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括決策立項(xiàng)文件、征地拆遷文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、承包合同、工程開工文件、監(jiān)理管理資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測(cè)量記錄、施工物資資料、施工記錄、試驗(yàn)記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收資料及竣工圖等。在已經(jīng)具有上述完備的紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還應(yīng)有電子、圖片、影像等資料，隱蔽工程必須以圖片影像等作為佐證；明確規(guī)定編制工程檔案的份數(shù)，保證施工過(guò)程中文件的形成、積累、整理、歸檔，有據(jù)可依，職責(zé)明確。嚴(yán)格原始文件管理，確保法律責(zé)任明確無(wú)誤。為確保形成文件資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，就必須做到：要求必須由責(zé)任人簽字的一律由責(zé)任人本人簽字，絕不允許代簽，確因特殊原因，責(zé)任人必須出具委托授權(quán)書，由受托人代簽，授權(quán)委托書應(yīng)連同竣工文件一并保存，這就明確了法律責(zé)任，提高了檔案管理的嚴(yán)肅性。如果因失誤造成的文字表達(dá)或數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，要求責(zé)任人必須對(duì)其進(jìn)行修改，并在修改處加蓋修改人印章，確保檔案資料的真實(shí)性，使歸檔文件具有保存價(jià)值。

（3）現(xiàn)代化檔案管理人才培養(yǎng)和管理模式

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案逐漸普及，為工程檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理提供了良好的機(jī)遇?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，在工程檔案的管理中也得到了充分體現(xiàn)，檔案工作不再局限于紙質(zhì)，而是要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把檔案的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。這就要求培養(yǎng)具有相應(yīng)計(jì)算機(jī)能力的工程檔案管理人員，熟練掌握工程檔案管理軟件的應(yīng)用技術(shù)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地把檔案資料電子化，為工程檔案的充分利用創(chuàng)造條件。具體做法是：以短期技術(shù)培訓(xùn)的方式，對(duì)參建單位工程檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代工程檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)工程檔案管理工作中的磁介質(zhì)檔案、多媒體檔案、電子文件檔案等進(jìn)行學(xué)習(xí)。另外在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中，鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極學(xué)習(xí)電腦與多媒體技術(shù)，制作和利用圖片檔案、錄像檔案、電子文件檔案，通過(guò)在檔案管理工作中加大信息化的應(yīng)用范圍。

三、結(jié)語(yǔ)

工程檔案管理工作貫穿整個(gè)建設(shè)過(guò)程，且發(fā)揮著不可替代的作用，工程檔案中涵括許多寶貴的文件材料和信息，是今后工程建設(shè)和發(fā)展的重要參考。對(duì)于城市建設(shè)的各領(lǐng)域都起到重要的保障作用。在實(shí)際工作中應(yīng)注重檔案管理工作的總結(jié)，不斷創(chuàng)新工作思路，改進(jìn)工作方法，探索新的工程檔案管理模式。

[1]袁國(guó)霞.建筑檔案管理中存在的問題與解決對(duì)策[J]，城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，2009(14)：72-73

[2]王雁.淺析建筑檔案管理重要性及措施[J]，中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011(7)：244

TU723

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1007-6344（2016）08-0140-01

陳慧（1989-），女，河南信陽(yáng)人，大學(xué)本科學(xué)歷，從事工程檔案管理工作