整理工作在建立檔案實體秩序中的作用

高楊

摘 要：整理是繼收集之后必須進行的一項重要工作。其工作內(nèi)容及目標若用一句話來表述，那就是“建立檔案實體秩序”。具體說來，就是對檔案實體采取一系列方法，使之有序化，為日后的保管存放及所有管理活動創(chuàng)建一個嚴格有序，固定不變的秩序狀態(tài)。從檔案管理工作的總體角度看，整理無疑是最能體現(xiàn)管理特性的一項內(nèi)容。因為所有的管理活動就其自身功能和直接目標而言，實質(zhì)上都是在追求某種秩序狀態(tài)，

關(guān)鍵詞：整理工作；檔案實體秩序；作用

1 整理工作的基本內(nèi)容

檔案整理工作的基本內(nèi)容大致有區(qū)分全宗、組織館藏、全宗內(nèi)分類、立卷、案卷排列、編號、編制案卷目錄等幾項。這些工作內(nèi)容在現(xiàn)實中一般是由不同的檔案機構(gòu)和文書部門、業(yè)務(wù)部門分別承擔(dān)的，而且其分組情況往往也不一樣。一般而言，區(qū)分全宗主要由檔案館承擔(dān)，檔案室一般不存在區(qū)分全宗問題；組織館藏也主要是對檔案館而言的，全宗內(nèi)分類主要由檔案室承擔(dān)；立卷主要由形成檔案文件的文書部門和業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，但應(yīng)在檔案室的指導(dǎo)、監(jiān)督和組織下進行；案卷排列先由文書部門和業(yè)務(wù)部門對自己所歸檔的案卷進行初步排列，然后由檔案室進行統(tǒng)一排列，編號中的案卷號、案卷目錄號由檔案室編，卷內(nèi)文件頁號或件號由立卷人員編，全宗號則由檔案館編；案卷目錄主要由檔案室統(tǒng)一編制。當(dāng)然，檔案室

或檔案館如果收集到了零散的末整理的檔案文件，則要對其進行從立卷開始的幾乎全部整理工作。

2 區(qū)分全宗

區(qū)分全宗就是將不同的全宗相互區(qū)分開。這一工作主要存在于檔案館。因為檔案室一般只保管一個全宗或全宗的一部分檔案，基本上不存在區(qū)分全宗的問題。但如果檔案室中有代管全宗就要注意不能使代管全宗的檔案與自己所在組織的全宗混淆起來。

（一）全宗混淆或檔案全宗歸后不明情況下的區(qū)分全宗

在不同全宗的檔案已經(jīng)混淆在一起和某些檔案的全宗歸屬不明的情況下，區(qū)分全宗實質(zhì)上是一個從具體檔案文件入手，規(guī)定其所屬全宗（即全宗歸屬）的問題。解決這一問題的具體方法就是具體分析研究每一份檔案文件的內(nèi)容、特征，準確判定其究競應(yīng)屬于哪個全宗。從而將已經(jīng)混在一起的檔案按全宗相互區(qū)分開.為全宗歸屬不明的檔案找到其本應(yīng)歸屬的全宗。

具體解決這一問題，應(yīng)從檔案形成者的角度去進行分析。也就是說要具體分析判斷檔案究競是由哪個立檔單位形成，由哪個立檔單位形成的檔案文件就應(yīng)歸入哪個全宗。檔案形成者實質(zhì)上是一個由文件制發(fā)者（發(fā)文者）、文件收受處理執(zhí)行者（收文者）和內(nèi)部文件制定與處理執(zhí)行者三層含義構(gòu)成的綜合性概念，決不能將其與文件的作者（制作者、發(fā)文名義）劃等號。也就是說，判定檔案文件的全宗歸屬，應(yīng)從發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三個角度同時進行分析，不能簡單地看文件是誰制發(fā)的就將其歸入誰的全宗。因為具體的檔案文件很有可能是非制發(fā)單位的收文。而發(fā)文、收文和內(nèi)部文件在外觀特征上有明顯的區(qū)別。這些區(qū)別恰恰可以作為判定其全宗歸屬的依據(jù)。一般而盲，發(fā)文大都是正本（實質(zhì)為存本）與定稿一同立卷歸檔的。而且文件上不會有收文章、收文編號和辦理意見等。也就是說文件的定稿及與定稿在一起的正本肯定屬于發(fā)文單位全宗。

（二）立檔單位變動情況下的區(qū)分全宗

立檔單位變動情況下的區(qū)分全宗，是一個較為復(fù)雜、難度較大的問題。區(qū)分全宗主要是針對這種情況而言的。解決這一問題與解決上一問題的思路、角度和著眼點明顯不同。它不是從分析具體檔案文件的全宗歸屬入手，實質(zhì)上是從分析立檔單位變動的性質(zhì)、程度入手，去在宏觀上、理論上解決問題。具體說來，就是要認真分析、研究、判定立檔單位的變動是否具有根本性和本質(zhì)性，并依此來判定其變動前后的檔案是否應(yīng)構(gòu)成不同的全宗。立檔單位的變動若是根本性、本質(zhì)性的，其變動前后的檔案就應(yīng)分別構(gòu)成或?qū)儆诓煌娜?；如果變動不是根本性、本質(zhì)性的，只是程度、結(jié)構(gòu)、規(guī)模、名義、歸屬或量的改變，其變動前后的檔案就不能構(gòu)成或?qū)儆诓煌娜冢荒苋宰鳛槎€全宗對待。但是，要在現(xiàn)實中判定哪些變動具有根本性、本質(zhì)性，哪些不具有根本性、本質(zhì)性、并不是一件容易的事情。它需要進行大量深入細致、冷靜、客觀的具體分析。

3 文書立卷

檔案主要是由文書轉(zhuǎn)化而來的。文書檔案更是如此，它主要由行政公文轉(zhuǎn)化而來。但文書在末轉(zhuǎn)化為檔案之前，是以單份文件形式存在的。除人事檔案、會計檔案、訴訟檔案等某些

專門檔案外，大多數(shù)未轉(zhuǎn)化為檔案之前的文書（文件）在形成過程中相互間并沒有明顯的系統(tǒng)性與條理性，行政公文更是如此。這些以個體文件形式存在的文書，若轉(zhuǎn)化為檔案后仍以個體文件形式存在，會使管理工作很不方便，而且容易發(fā)生丟失、錯亂現(xiàn)象。對這種以個體文件為存在單位的檔案，也很難建立起卓有成效的實體秩序。正是為了解決這一管理問題，文書立卷工作便應(yīng)運而生。也就是說，文書在正式轉(zhuǎn)化為檔案之前，一般都要經(jīng)過一個改個體文件形式為個體案卷形式的處理程序。這一處理程序就是文書立卷工作。立卷也就成了文書轉(zhuǎn)化為檔案的一個必經(jīng)環(huán)節(jié)和標志。這也就是人們往往將文書立卷與歸檔合稱為“立卷歸檔”的原因所在。

案卷是一個一般由若干份文件構(gòu)成的個體性保管單位，是檔案的最基本的存在形式和最基本的保管單位。如果把全宗看作是檔案總體中不可分散的群體性保管單位，那么案卷則是構(gòu)成檔案總體的不可分割的個體性保管單位。從檔案管理的宏觀角度看，檔案必須以全宗為單位，按全宗管理；而從微觀的個體角度看，檔案只能以案卷為基本單位進行管理。所以，立卷往往又被稱為“組建保管單位”。這是文書工作和檔案工作中的一項最具基礎(chǔ)性的工作活動，其意義與作用非同小可。它從某種意義上決定著檔案的質(zhì)量和檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

4 檔號——檔案實體的秩序號與存址號

檔號是全宗號、案卷目錄號、卷號、頁號或件號的總稱。檔號是檔案實體的秩序號與存址號，是檔案管理工作中形成并使用的一組最基本、最重要的號碼。從某種意義上可以說，整理工作正是為了確定檔案的檔號，使每一個案卷和文件在實體秩序總體中的確切位置都可以用一個簡短的檔號標示出來、固定下來。離開檔號，整個檔案管理工作以及社會對檔案的利用將寸步難行。因此，檔號的自身結(jié)構(gòu)及形式，應(yīng)盡可能簡短、實用，不宜復(fù)雜化。它一般都是直接用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，四個檔號的形式一般就是四個用阿拉伯?dāng)?shù)字表示的自然數(shù)。

檔號的性質(zhì)和作用決定了其必須具有唯一性，即每一個檔號只能標示唯一的檔案對象個體，每一檔案對象個體只能用唯一的檔號來標示，具體說來就是同一檔案館中不能有相同（即重復(fù)）的全宗號，同一全宗中不能有相同的目錄號；同—目錄（案卷目錄）中不能有相同的案卷號；同一案卷中不能有相同的頁號或件號。

參考文獻

[1]高越.淺析如何正確處理好檔案管理中的保密工作[J].蘭臺世界，-2015（08）.

[2]齊宗元.關(guān)于基層檔案整理工作標準化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（01）.